KIVAN erleichtert den Alltag

eKitamanagement in Gütersloh

Ganz nah am Kunden und dessen Bedürfnissen entwickelt die Lecos GmbH aus Leipzig seit über zehn Jahren das eKitamanagement-System KIVAN. Die Kita-Software ist bereits bei über 100 Kommunen im Einsatz und bietet stets neue Funktionen und Erweiterungen. Nur so kann KIVAN deutschlandweit die unterschiedlichsten Anforderungen bei der Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen erfüllen.

Seit dem Start im Jahr 2008 hat sich die Kita-Software KIVAN fortlaufend weiterentwickelt und legt den Fokus auf zwei elementare Grundlagen im Kitamanagement: die Anmeldung, Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen sowie die Abrechnung von Elternbeiträgen, Sonder- und Zusatz-Leistungen. Mit seinen zahlreichen Funktionen und Modulen gehört KIVAN technologisch zu den bundesweit führenden Kita-Lösungen. Das Team rund um die Kitamanagement-Software arbeitet stets an der Weiterentwicklung und Optimierung des Produkts. Derzeit wird KIVAN deutschlandweit in 1.600 Einrichtungen eingesetzt und erleichtert den Arbeitsalltag von unzähligen Mitarbeiter/-innen in der Kita, bei Trägern oder in den Fachbereichen der Kommunen.

Auch Heike Wehmer, Mitarbeiterin aus dem Fachbereich Tagesbetreuung von Kindern der Stadt Gütersloh, erfreut sich seit einiger Zeit an der Unterstützung durch KIVAN. Im November 2019 wurde die Kitamanagement-Software in der ostwestfälischen Großstadt eingeführt. „Wir haben seit 2014 bereits mit einer anderen Kita-Software gearbeitet, die langfristig leider nicht all unsere Erwartungen erfüllen konnte“, berichtet Frau Wehmer, „also haben wir uns nach einer Alternative umgeschaut. Wir wussten, dass Harsewinkel bereits seit mehreren Jahren mit der Software aus Leipzig arbeitet und so haben wir beschlossen, uns KIVAN einmal genauer anzuschauen“. In Harsewinkel konnte das eKitamanagement-System in Zusammenarbeit mit dem Partner regio iT im November 2017 eingeführt werden. Die positive Entwicklung des Projekts in Harsewinkel veranlasste den gesamten Kreis Gütersloh dazu, KIVAN flächendeckend einzuführen. Die gesamte Projektleitung liegt hierbei in der Verantwortung der regio iT.

Diese Begeisterung bewegte letztlich auch die Stadt Gütersloh, sich für KIVAN zu entscheiden: „Die Erfahrungen aus Harsewinkel haben uns überzeugt. KIVAN bot einfach alles, was wir brauchten. Allein die bessere Übersichtlichkeit, der strukturierte Aufbau der Startseite und einfach die gesamte Handhabung haben mich sehr beeindruckt. Außerdem haben wir nun kreisweit ein einheitliches System in Benutzung, was sehr vorteilhaft ist“, beteuert Heike Wehmer. Bereits seit über 14 Jahren ist die zweifache Mutter im Fachbereich Tagesbetreuung von Kindern tätig. Sie arbeitet täglich mit dem Online-Portal und unterstützt unter anderem Eltern bei der Anmeldung mit KIVAN. „Wir haben viele Familien mit Migrationshintergrund, die alleine meist Schwierigkeiten haben, sich über das Online-Portal anzumelden. Sie können dann zu uns kommen und wir führen die Anmeldung über KIVAN mit ihnen gemeinsam durch. Auch bei anderen Problemen können Eltern jederzeit einen Termin vereinbaren und ich schaue dann, wie ich ihnen weiterhelfen kann.“ Auch die Restplatzvergabe und der Abgleich mit dem Melderegister liegen in Frau Wehmers Aufgabenbereich. Alle 54 Kindertageseinrichtungen der Stadt Gütersloh arbeiten bereits mit der Kitamanagement-Lösung. „Unsere Einrichtungen nutzen KIVAN unter anderem, um Bedarfsmeldungen und Platzzusagen zu machen. Auch bei der Vertragsverwaltung ist die Software eine große Unterstützung“, erzählt Heike Wehmer.

In KIVAN ist eine Vielzahl an Funktionen enthalten. Aufgrund seiner Modularität ist das System ganz individuell an die Bedürfnisse der einzelnen Kunden anpassbar. Somit können die oftmals sehr unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Bundesländer leichter umgesetzt werden. Auch in Gütersloh schätzt Frau Wehmer die vielfältigen Funktionen von KIVAN: „Also am besten gefällt mir ja die Kommentar-Funktion, die ist wirklich klasse. Damit kann ich den Kitas wichtige Detailinformationen zu den Antragstellenden zukommen lassen, zum Beispiel, ob es sich um ein Kind mit Behinderung handelt oder ob es besondere Familienkonstellationen gibt. Früher konnte man den Antrag einfach nur klassisch ausgefüllt rüberschicken, doch mit der Kommentarfunktion kann ich den Kitas wichtige Details mitteilen, welche die Entscheidung über die Platzvergabe positiv beeinflussen können. Und auch für mich selber, zur Dokumentation, ist diese Funktion hervorragend. Ich kann so immer alle Besonderheiten eines Antrags nochmal nachlesen.“ Um Eltern schnell und auf kurzem Wege über Veränderungen und Neuigkeiten zu informieren, sei auch die Möglichkeit der Serien-E-Mails unabdingbar geworden. „Aber auch die Funktion des EWO-Abgleichs, also die Gegenprüfung der Daten mit dem Einwohnermelderegister, möchte ich nicht mehr missen“, freut sich Frau Wehmer, „keine Doppelanmeldungen mehr und auch kein ‚Schummeln‘ mehr von Eltern, die einen Fremdgemeindeantrag umgehen möchten. Das erspart mir wirklich sehr viel Arbeit.“ Das KIVAN-Team legt großen Wert auf die Zufriedenheit seiner Kunden. Aus diesem Grund sind die AnsprechpartnerInnen immer bereit, um Wünsche, Anmerkungen oder auch Beschwerden entgegen zu nehmen. „Also auf meine Mails bekomme ich immer nach spätestens 24 Stunden eine Antwort. Die MitarbeiterInnen bei KIVAN haben immer ein offenes Ohr und der Austausch klappt wirklich super. Besonders am Anfang zur Einführung des neuen Systems, war das Team wirklich immer sehr geduldig und freundlich, sodass man sich schnell mit der Kita-Software angefreundet hat.“

Das KIVAN-Team wird auch in Zukunft an einer engen Zusammenarbeit mit seinen Kunden arbeiten. Sowohl die Impulse der AnwenderInnen als auch die Ideen des Herstellers werden in den Entwicklungsprozess eingebracht und machen KIVAN zu einem Produkt, welches die unterschiedlichen Anforderungen bei der Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen tatsächlich abbilden kann.

Foto: Luftaufnahme Stadt Gütersloh von Detlef Güthenke