Projekt Beschreibung

Lagebild

Die Stadt Gütersloh liegt südwestlich des Teutoburger Waldes im Landesteil Westfalen in NRW. Im Jahr 2018 wurde erstmalig die 100.000 Einwohner-Marke überschritten. Seitdem ist Gütersloh neben Bielefeld und Paderborn die dritte ostwestfälische Großstadt.

Ausgangslage

Die Stadt Gütersloh hatte bislang die Softwarelösung „Little Bird“ im Einsatz und stellte somit für uns zunächst keinen potentiellen Kunden dar. Mit einem Pilotprojekt in Harsewinkel konnte im Jahr 2017 bereits der Kreis Gütersloh von KIVAN überzeugt werden. Aufgrund weiterer Live-Schaltungen – der Landkreis möchte die Kita-Software künftig in allen Kommunen einsetzen – wurde auch die Stadt Gütersloh auf uns aufmerksam.

Im vergangen Jahr waren wir bei unserem Partner regio iT vor Ort, um für den Kreis Gütersloh eine KIVAN-Präsentation abzuhalten. Hier waren auch Vertreter der Stadt Gütersloh anwesend, um einen ersten Eindruck von KIVAN zu gewinnen. Aufgrund einiger Schwierigkeiten mit „Little Bird“ sollte ein Wechsel zu einer anderen Kita-Software stattfinden. Nach Einholen mehrerer Referenzen, die allesamt positiv ausfielen, fiel die Entscheidung auf KIVAN. Aufgrund der Zusammenarbeit mit der regio iT und des auslaufenden „Little Bird“ Vertrages zum Jahresende 2019, stand diesem Entschluss nichts mehr im Weg.

Anfang März dieses Jahres gab es dann eine weitere Präsentation zu KIVAN, diesmal für die Stadt Gütersloh. Anschließend wurde die Lecos GmbH mit KIVAN beauftragt und der Startschuss war gefallen.

Umsetzung

Die Stadt Güterlsloh hatte großes Interesse daran, KIVAN so schnell wie möglich einzuführen, damit der Wechsel von der einen zur anderen Software für die Kitas und Eltern möglichst fließend vonstatten geht.

Zunächst wurden die Daten aus dem Altbestand automatisiert aufbereitet und anschließend im neuen System eingearbeitet. Manche Daten, wie die Bedarfsmeldungen beispielsweise, konnten nicht mitgenommen werden. So mussten Eltern, die bereits eine Bedarfsmeldung für ihr Kind eingereicht hatten, diesen Prozess im KIVAN nochmals durchführen. Die benötigten Stammdaten wurden Frau Wehmer aus der Stadt Gütersloh aufgearbeitet und anschließend vom KIVAN-Team direkt in das Produktivsystem eingepflegt. Der Zwischenschritt eines Testsystem wurde übersprungen, wodurch nochmals sehr viel Zeit eingespart wurde.

Insgesamt dauerte die Einführung von KIVAN knapp ein halbes Jahr. Da keine zusätzlichen Entwicklungen anfielen und aufgrund der guten Zusammenarbeit mit der Stadt, konnte die Umsetzung in so kurzer Zeit realisiert werden.

Besonderheiten

Am 13. November 2019 erfolgte die Live-Schaltung des KIVAN-Elternportals in Gütersloh. In den ersten zwei Tagen gingen insgesamt 691 Bedarfsanmeldungen ein! Eine derartig starke Beteiligung gab es bisher noch nie! An dieser Stelle ist nochmal das hohe Engagement und die intensive Mitarbeit der Stadt Gütersloh zu erwähnen. Die sehr gute Kommunikation seitens der Stadt über die bevorstehende Einführung von KIVAN führte zu dieser Aktivität bei den Eltern.

AUFTRAGGEBER

Stadt Gütersloh
Berliner Straße 70
33330 Gütersloh

ANSPRECHPARTNER

ELTERNPORTAL

KIVAN-Startseite des Elternportal der Stadt Gütersloh

ONLINE SEIT

November 2019

UMFANG

54 Kitas
74 Tagespflegen