Kita-App für KIVAN

Bessere Kommunikation im Kita-Alltag

Gute Kommunikation ist einer der wichtigsten Bestandteile unserer Gesellschaft. Dies haben uns vor allem die letzten beiden Pandemie-Jahre nochmal sehr deutlich gemacht. Die Kontaktbeschränkungen haben vieles verändert, die persönliche Kommunikation fiel nahezu komplett weg und wir mussten auf neue, digitale Kanäle umschwenken. Das galt auch für den Kita-Alltag, für dessen Bewältigung in den vergangenen Monaten spannende Projekte und Apps entwickelt wurden. Eines davon ist die CARE Kita-App von Carlo & Friends aus Hamburg.

Für unser E-Kita-Management-System suchen wir schon seit längerer Zeit nach einer Möglichkeit, die Kommunikation zwischen Einrichtungen und Eltern in die Anwendung zu integrieren. Ende 2021 wurde unsere Aufmerksamkeit die Kita-App CARE gelenkt, eine Software-Lösung, die auf die direkte Kommunikation aller Beteiligten im Kita-Alltag spezialisiert ist. Anfang 2022 fanden erste Gespräche beider Teams statt und man war sich schnell über eine partnerschaftliche Zusammenarbeit einig. Mit dem gemeinsamen Ziel, die Digitalisierung in Kinderbetreuungseinrichtungen voranzutreiben, arbeiten wir nun zusammen an neuen Lösungen.

Was steckt hinter CARE

CARE wurde ursprünglich als Initiative von Beiersdorf gegründet und von der appmotion GmbH aus Hamburg entwickelt. Im Jahr 2020 wurde CARE vollständig von der Carlo & Friends GmbH übernommen, einer eigens für CARE gegründeten Tochtergesellschaft der appmotion GmbH. An der Fortführung von CARE sind nun 20 talentierte Köpfe aus den Bereichen Kundenbetreuung, Marketing, Vertrieb, sowie Kreation, Entwicklung und Qualitätssicherung beteiligt. Die große Mission des Teams ist es, den Kindertageseinrichtungen einen smarten digitalen Helfer zur Verfügung zu stellen, der den organisatorischen Alltag und die pädagogische Arbeit unterstützt – und die Zusammenarbeit auf allen Ebenen tagtäglich erleichtert. Um dieses große Ziel zu erreichen, arbeitet CARE mit Grundprämissen, die sich auf drei Ebenen verteilen.

Kind-Ebene: Ausgangspunkt und Mittelpunkt der Bemühungen ist das Wohl jedes einzelnen Kindes. Damit es ihm gut geht, ist die gelingende Kommunikation zwischen Familie und Kita bedeutsam (sog. Bildungs- und Erziehungspartnerschaft). Dies war und ist das zentrale An-liegen der CARE Kita-App. Eltern erhalten über die App wichtige Informationen aus der Kita und können auch selber Änderungen oder Hinweise direkt an das Kita-Team weitergeben. So können sie beispielsweise Abholzeiten und berechtigte Abholpersonen hinterlegen, eine Meldung machen bei Abwesenheit durch Urlaub oder Krankheit und noch vieles mehr. Weiterhin haben Eltern und Fachkräfte in der App die Möglichkeit eine Chat-Funktion zu nutzen und können somit in direktem Kontakt stehen. Die integrierte Übersetzungsfunktion der Nachrichten in über 50 Sprachen ermöglicht außerdem die unkomplizierte Kommunikation auch mit fremdsprachigen Familien.

Kita-Ebene: Die Organisation einer Kita ist komplex und darauf ausgerichtet, die personellen Ressourcen effektiv zum Wohl des Kindes einzusetzen – Stichwort: Kita-Qualität. Mithilfe der CARE Kita-App lässt sich der zeitliche Aufwand für organisatorische Anliegen reduzieren, da Kommunikations- und Verwaltungsprozesse effizienter ablaufen. Doppelarbeit wird vermieden, die Transparenz steigt – auch innerhalb des Kita-Teams. Damit bleibt wiederum mehr
Zeit für die pädagogische Arbeit mit den Kindern. Einrichtungsleitungen bietet CARE einen guten Überblick sämtlicher Stammdaten. Initial werden in dieser Anwendung die Stammdaten eingepflegt, Auswertungen gemacht und wichtige Änderungen rund um die Kinderprofile eingesehen.

Träger-Ebene: Da der Kita-Träger neben der direkten Kommunikation mit Einrichtung und Eltern daran interessiert ist, bestimmte Kennzahlen im Blick zu behalten, stehen in CARE auch Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Ziel ist es, eine ganzheitliche Lösung bereitzustellen, die den Entscheidungsträgern umfassende Steuerungsmöglichkeiten eröffnet. Vereinzelte Daten, die in den alltäglichen Abläufen der Kita anfallen, können reibungslos und ohne doppelte Datenpflege konsolidiert und weiterverarbeitet werden. Träger haben mit CARE den vollen Überblick zu all ihren Einrichtungen und können auf einen Blick sehen, wie viele Kinder in welcher Kita anwesend, krank oder entschuldigt sind. Außerdem ermöglicht die App eine schnelle Kommunikation mit dem Personal und Eltern.

KIVAN und CARE ergänzen sich

KIVAN und CARE passen so gut zusammen, weil beide Teams den Kita-Alltag für alle Beteiligten erleichtern wollen. Als Verwaltungssoftware unterstützt KIVAN Landkreise, Kommunen, Träger und Einrichtungen dabei die Kita-Platzvergabe zu managen. Der Fokus liegt dabei zum einen auf der Anmeldung, Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen und zum anderen auf der Abrechnung von Elternbeiträgen, Sonder- und Zusatzleistungen. CARE unterstützt als Kommunikations- und Organisations-App die Einrichtungen bei ihren alltäglichen Aufgaben und fördert den direkten Austausch zwischen allen Beteiligten. Indem die CARE Kita-App und KIVAN ihre Kernkompetenzen verknüpfen, entsteht ein medienbruchfreier Datenfluss vom operativen Alltagsgeschäft in der Kita bis hin zur Auswertung und Steuerung auf strategischer Ebene. Anhand zweier Use Cases können die Vorteile des Zusammenspiels beider Anwendungen veranschaulicht werden.

Use Case 1: In der CARE App werden aktuelle Infos mit den Eltern geteilt und Dialoge zwischen Eltern und Kita-Team geführt. Dies ergänzt die bereits in KIVAN vorhandene E-Mail Funktion, mit der Einrichtungen Eltern über diverse Themen informieren können. Die Nutzung beider Möglichkeiten führt somit zu einer effizienten und zielgruppengerechten Elternkommunikation via Chat und E-Mail.

Use Case 2: Eltern nehmen in CARE Änderungen an den Stammdaten vor, z.B. aufgrund eines Umzugs. Die Kita-Leitung erhält über CARE den Hinweis, dass die Daten geändert wurden. Die Daten können dann manuell oder automatisch auch in KIVAN angepasst werden, sodass dort stets aktuelle Angaben vorhanden sind, die beispielsweise für die Abrechnung benötigt werden. Die DSGVO-konforme Übermittlung dieser persönlichen Daten erfolgt auf digitalem Weg, wodurch keine Information verloren geht, nichts falsch notiert wird und in der Einrichtung Zeit für die eigentlich wichtigen Gespräche bleibt.

Perspektivisch werden wir zusammen mit dem Team von CARE an weiteren Verknüpfungen und Möglichkeiten arbeiten, um die Abläufe im Kita-Alltag zu unterstützen und die Digitalisierung in dem Bereich weiter voranzubringen. Dabei arbeiten nicht nur wir eng zusammen, es werden auch weiterhin die Wünsche und Ideen direkt aus den Kommunen und Einrichtungen in die Weiterentwicklung einfließen. Somit werden die Prozesse immer weiter vereinfacht und es bleibt am Ende deutlich mehr Zeit für die Kinder.