Funktionen und Module

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Funktionen und Module2019-06-21T08:43:57+02:00

Alles drin?!

Funktionen und Module von A bis Z

Frau mit gepacktem Koffer

Übersicht der Funktionen und Module

Die Lizenzierung der Module kann bei den meisten Modulen auf eine ganze Kommune, einen einzelnen Träger oder eine einzelne Einrichtung erfolgen. Darüber hinaus bieten wir Module, die etwa von Trägern oder Einrichtungen separat erworben werden können, auch wenn die Kommune oder der Träger hierfür keine Lizenz erworben hat. Dies sichert unseren Kunden ein Höchstmaß an Flexibilität.

Abholberechtigungen verwalten2019-06-04T11:11:59+02:00

Abholberechtigungen

Informationen zu abholberechtigten Personen können direkt im Betreuungsvertrag hinterlegt werden. Über ausdruckbare Listen sind die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software über die berechtigten Personen informiert.

Das entsprechende Modul vorausgesetzt, können Eltern die Abholberechtigungen auch online verwalten.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Abrechnung zusätzlicher Leistungen2019-06-04T10:10:17+02:00

zusätzliche Leistungen

Mit dieser Funktion können Zusatzleistungen (z.B. zusätzliche Betreuungsstunden, Verpflegungspauschalen) und weiterführende Angebote der Einrichtungen (z.B. Fremdsprachenunterricht, musikalische Früherziehung) verwaltet und abgerechnet werden.

Die Verwaltung einmaliger und wiederkehrender Leistungen erfolgt in einem Leistungskatalog.

enthalten in

Modul Abrechnung

Adminportal2019-01-31T11:45:21+02:00

Das Adminportal dient der Einrichtung einer Kundeninstallation bzw. eines Mandanten bei Inbetriebnahme der Online-Kindertagesstättenverwaltung KIVAN im Rechenzentrum der Lecos GmbH oder bei selbsthostenden Kunden in deren IT-Umgebung.

Hier wird die Kundenlizenz verwaltet und aktiviert. Außerdem erfolgt hier die Administration einiger für den Betrieb der Portale notwendigen Einstellungen des Online-Portals.

enthalten in

Basis-Modul

An-/Abwesenheit Mitarbeiter2018-11-12T17:18:18+02:00

Geplante und ungeplante Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Fortbildung) können in der Mitarbeiterverwaltung erfasst werden und werden bei der Dienstplanung berücksichtigt.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Anwesenheitslisten2019-01-30T12:12:30+02:00

Zur Protokollierung der Anwesenheit der Kinder und der täglichen Anwesenheitszeiten lassen sich Listen erstellen. Hier können gruppenweise die Namen der Kinder und Freifelder zur Eingabe von Kommen und Gehen eingrtragen werden. Die fertigen Listen stehen dann zum Druck und zur Weitergabe an die entsprechende Gruppe zur Verfügung.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Außnahmeanträge (z.B. für Zuzügler)2018-09-19T15:47:04+02:00

Zur Vermeidung von Mehrfachanmeldungen werden Kindsdaten im Einwohnermelderegister geprüft. Für Familien, die den Zuzug planen, für Kinder mit Auskunftssperren oder für ungeborene Kinder können Ausnahmen hinterlegt werden, damit auch eine Bedarfsmeldung oder ein Vertrag für diese Kinder erstellt werden kann.

enthalten in

Modul EWO

Auswertungen zu Bedarfsmeldungen2018-11-12T17:25:25+02:00

In KIVAN stehen vielfältige Auswertungen zu den Bedarfsmeldungen zur Verfügung. Unter anderem können Kommunen dadurch feststellen, wieviele unversorgte Anmeldungen noch vorliegen, wie der Bearbeitungsstand in den Einrichtungen ist, welche Einrichtungen bei Eltern beliebt sind oder wie sich der Bedarf auf die Sozialräume verteilt.

Zusätzlich ist es möglich Listen zu erstellen, die die Bedarfsmeldungen mit allen relevanten Kennzahlen und Kennzeichnungen enthalten. Über die Pivot Funktion von Excel können, basierend auf diesen Listen, beliebige Auswertungen und Statistiken erstellt werden.

enthalten in

Basis-Modul

Auswertungen zu betreuten Kindern2019-02-01T12:38:11+02:00

In KIVAN stehen unterschiedliche Auswertungen zu den Betreuungsverträgen für Kommunen aber auch Träger und Einrichtungen zur Verfügung. Es können Übersichten zur Auslastung, zu den Geschwisterkindern, den Elternbeiträgen oder Schulanfängern erstellt werden.

Weitere Auswertungen dienen zur Darstellung der Verteilung von Kindern nach Trägern, Sozialräumen oder Altersgruppen und Betreuungsformen.

enthalten in

Basis-Modul

Auswertungen zu Eingliederungshilfen2018-09-19T16:37:30+02:00

Auf Basis eines bestehenden Betreuungsvertrages können zu einem Kind Anträge auf Eingliederungshilfe mit dem Status des Antrages erfasst und verwaltet werden.

Mit Hilfe einer dazugehörigen Auswertung ist der Antrags- und Bewilligungsverlauf zum jeweiligen Kind mit den Vertragsdaten darstellbar. In der Belegungsübersicht kann zudem der Antrags- und Bewilligungsstatus in Zusammenhang mit belegten integrativen Betreuungsplätzen ausgewertet werden.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Auswertungen zu Einrichtungen2018-11-12T17:33:16+02:00

Den Einrichtungen stehen in KIVAN diverse Auswertungen zur Verfügung. Dazu zählen zum Beispiel Übersichten und Berechnungen zum Personal, verschiedene Formulare zur Meldung der Betreuungsplätze oder Auswertungen zu den Beitragsermäßigungen.

enthalten in

Basis-Modul

Auswertungen zu Fremdgemeindeanträgen2019-01-30T12:21:26+02:00

KIVAN erleichtert die Abrechnung der Kostenübernahmen anderer Gemeinden, wenn deren Kinder in den Einrichtung betreut werden. In den entsprechenden Auswertungen werden die Betreuungsverträge der zugelassenen Fremdgemeindekinder berücksichtigt.

enthalten in

Modul EWO

Auswertungen zu Platzbelegungen2019-06-04T10:05:14+02:00

Platzbelegungen

In KIVAN steht ein Vielzahl von Auswertungen zur Verfügung, um die Auslastung einer Einrichtung bzw. freie Kapazitäten aus verschiedenen Blickwinkeln darstellen zu können.

In diesen Auswertungen können die Belegungszahlen nach Alterskohorten, Platzkategorien, Betreuungsformen oder Kennzeichnungen nach Integration/Inklusion oder Migration vorgenommen werden.

Die Darstellung dieser Informationen erfolgt in tabellarischer oder grafischer Form.

Alle Informationen können in verschiedene Dateiformate zur Weiterverarbeitung exportiert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Auswertungen zu Tagespflegepersonen2019-02-01T12:42:02+02:00

Anhand der in KIVAN hinterlegten Informationen lassen sich ganz einfach Auswertungen zum Alter oder zu Qualifikationen und Nachweisen von Tagespflegepersonen erstellen.

enthalten in

Basis-Modul

Beantragung und Erstattung des Landeszuschusses2018-11-12T18:02:32+02:00

Ein Formular zur Beantragung des Landeszuschuss für betreute Kinder kann direkt in KIVAN erstellt werden. Das Formular beinhaltet Informationen zur Anzahl der Kinder in den Betreuungsformen, die Anzahl der Betreuungsstunden und die entsprechende Berechnung des Jahresbetrags.

Anhand der hinterlegten Betreuungsverträge und der erfassten Angaben der vorangegangen Betreuung in einer anderen Gemeinde, können Listen erstellt werden, die zur Erstattung des Landeszuschuss genutzt werden können.

Die Listen enthalten Angaben zu den Kindern, den Erstattungszeitraum sowie die berechneten Beträge.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Bedarfsmeldungen priorisieren/bewerten2018-10-12T15:34:17+02:00

Zur Priorisierung von Bedarfsmeldungen können Bewertungskriterien erstellt werden, welche mit Punkten zur unterschiedlichen Wertung versehen werden. Die Bewertung der einzelnen Bedarfsmeldungen erfolgt über die jeweilige Auswahl der zutreffenden Kriterien.

Anhand der unterschiedlichen Wertungen lassen sich die höher bzw. niedriger priorisierten Bedarfsmeldungen erkennen.

enthalten in

Basis-Modul

Bedarfsmeldungen verwalten2019-06-05T13:17:19+02:00

Betreuungswünsche verwalten

Die Bedarfsmeldung können Eltern aus dem Elternportal zur Sicherung des Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz versenden. Dadurch wird gegenüber dem Träger der Jugendhilfe ein Betreuungswunsch angezeigt.

Einer Bedarfsmeldung kann eine durch Parameter einstellbare Anzahl von Wunscheinrichtungen mitgegeben werden.

Einer Bedarfsmeldung liegt aber im Gegensatz zur Betreuungsanfrage kein konkret freier Platz zu Grunde.

enthalten in

Basis-Modul

Beitragsabrechnungen verwalten2019-06-04T10:07:40+02:00

Beitragsabrechnung

Über die Abrechnungsfunktionen werden in KIVAN Forderungen zu Elternbeiträgen und allen weiteren Leistungen ermittelt, Sollstellungen durchgeführt und diese an Finanzsysteme (separate Schnittstelle notwendig) übertragen. Die Generierung von Erst-, Änderungs- und Abmeldebescheiden wird genauso unterstützt wie die Generierung von Korrekturbescheiden nach rückwirkender Änderung von Verträgen und Leistungen. Zahlungsinformationen, Leistungskataloge, Beiträge und Ermäßigungen werden in einer übersichtlichen Verwaltung erfasst. Darüber hinaus bietet KIVAN volle Transparenz über die ermittelten Forderungen.

enthalten in

Modul Abrechnung

Belegungs-/Bedarfsplanung2018-08-28T16:50:03+02:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Danke.

enthalten in

Basis-Modul

Benutzer und Berechtigungen verwalten2019-06-05T13:46:03+02:00

fein abstimmbares Rechte- und Rollenkonzept

In KIVAN gibt es für die verschiedenen Module und Funktionen eigenständige Berechtigungen, welche über Benutzerrollen individuell zusammengestellt werden können. Damit kann man die Mitarbeiter in KIVAN so einschränken, dass sie nur Zugriff auf die Funktionen und Organisationen ihres Tätigkeitsbereichs erhalten.

enthalten in

Basis-Modul

Benutzerführung2019-03-20T12:23:23+02:00

Zeigen Sie den Eltern doch ganz einfach, wie man das Elternportal benutzt.

Im Elternportal sind an den betreffenden Stellen bereits „Haltepunkte“ hinterlegt. Im Verwaltungsportal können diesen Punkten dann freie Hilfe- bzw. Erläuterungstexte zugeordnet werden.

Ist mindestens ein Haltepunkt mit einem Hilfetext hinterlegt, wird Eltern zu Beginn ein „Tour starten“-Button angeboten. Der virtuelle Assistent springt dann der Reihe nach zu den mit Hilfetexten hinterlegten Haltepunkten und zeigt die hinterlegten Infos und Erläuterungen an. Zusätzlich werden „Zurück“- und „Nächster“-Button zur weiteren Navigation angeboten.

enthalten in

Basis-Modul

Beschreibung der Betreuungseinrichtung2019-03-20T11:13:43+02:00

Hier werden alle für die Einrichtung relevanten Informationen verwaltet. Dabei gibt es Informationen, welche im Elternportal dargestellt werden und jene, die nur Auswirkungen auf das Verwaltungsportal haben. Neben Ansprechpartnern, Öffnungszeiten, Schließzeiten, Bildern, einem Konzept und der Kartendarstellung können über Info-Felder auch zusätzliche Informationen erfasst werden.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungsanfragen verwalten2019-06-05T13:24:17+02:00

auf freien Betreuungsplätze bewerben

Bei einer Betreuungsanfrage über das Elternportal der Kita-Software bewerben sich Eltern auf einen konkret freien Platz. Dieser wurde durch den Abgleich von Betreuungskapazitäten der Kita-Betriebserlaubnis und tatsächlichen Verträgen unter Beachtung von Kategoriewechseln (z.B. Kinderkrippe, Kindergarten, Hort), für Firmen reservierten Plätzen, bereits erteilten Zusagen und weiteren Parametern, innerhalb der Kindergartenverwaltung tatgenau ermittelt.

Diese Kindergarten-Online-Anmeldung dient ebenfalls der Sicherung des Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz, da gegenüber dem Träger der Jugendhilfe durch diese Meldung ebenfalls der Betreuungswunsch angezeigt wird.

enthalten in

Modul Basis-Erweiterungen

Betreuungsgruppen2019-03-20T11:14:28+02:00

Diese Funktion dient der Verwaltung von Betreuungsgruppen. Neben einem Namen und einer Kapazität kann jeder Betreuungsvertrag einer Betreuungsgruppe zugeordnet werden. Mittels eines Änderungsvertrages kann auch ein Gruppenwechsel abgebildet werden. Die Gruppen helfen bei der Organisation der Kinder und können für verschiedene Listen und Auswertungen verwendet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungskategorien verwalten2019-06-05T13:44:36+02:00

Betreuungsformen

Die Kategorisierung der unterschiedlichen Betreuungsformen wie Kinderkrippe (U3), Kindergarten (Ü3) und Hort (Betreuung in Grundschulen) in Kindertageseinrichtungen und Tagespflegen wird in KIVAN unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungsverträge verwalten2019-06-05T13:18:06+02:00

Vetragsverwaltung

Betreuungsverträge bilden die Grundlage für die Verwaltung von Betreuungsplätzen für Kinder in den Einrichtungen. Die Platzvergabe richtet sich dabei streng nach den gültigen Betriebserlaubnissen und Ausnahmegenehmigungen.

Träger können ihre bestehenden Papierformulare als digitale Druckvorlagen hinterlegen. Diese Vorlagen werden mit den Vertragsdaten in KIVAN befüllt und können als ausgefülltes PDF-Dokument und in ausgedruckter Form weitergegeben werden.

Im Vertragsformular werden standardmäßig nur die allgemein betreuungsrelevanten Daten erfasst. Darüber hinaus können Träger individuell über den Einsatz von Zusatzformularen beliebige zusätzliche Informationen in KIVAN erfassen.

Außer den regulären Betreuungsverträge können in KIVAN auch Verträge für Ferienbetreuung und Gastkinder abgeschlossen werden. 

enthalten in

Basis-Modul

Betriebserlaubnismanagement2019-02-01T12:46:24+02:00

Alle Einrichtungen können in KIVAN verschiedene Betriebserlaubnisse hinterlegen. Darin werden die Art der Einrichtung (Kinderkrippe, Kindergarten, Kita, Hort, Tagespflege, usw.), die Kapazitäten für die jeweilige Kategorie und weitere Einstellungen vorgenommen. Mithilfe eines Gültigkeitsdatums lassen sich auch problemlos Veränderungen an der Betriebserlaubnis (z. B.: Erweiterung der Kita, temporäre Baumaßnahmen) bereits im Vorfeld anlegen.

enthalten in

Basis-Modul

Betriebskita2019-03-20T11:15:33+02:00

Mit der Funktion Betriebskita kann in der Betriebserlaubnis einer Einrichtung eine gewisse Anzahl an Plätzen für einen bestimmten Zweck zurückgehalten werden. Damit ist es möglich komplette Betriebskitas aber auch Kitas mit nur einem Teil an Betriebskitaplätzen abzubilden. Die reservierten Plätze werden bei der Platzsuche im Elternportal nicht berücksichtigt.

Die Verwaltung dieser Pool-Plätze erfolgt im Poolplätze-Management.

enthalten in

Basis-Modul

bundeslandspezifische Einstellungen2018-09-10T10:06:06+02:00

Bundeslandspezifische Einstellungen sind direkt im KIVAN hinterlegt. Dazu gehören beispielsweise Feiertage, Schulferien aber auch gesetzliche Festlegungen, welche auf die Platzvergabe oder die Vertragsverwaltung Auswirkungen haben. Die Daten werden vom Entwickler-Team hinterlegt und gepflegt.

enthalten in

Basis-Modul

Corporate Design2019-03-20T11:20:41+02:00

Das Elternportal kann durch Anpassungen im Verwaltungsportal der Corporate Identity (CI) des jeweiligen Kunden angepasst werden. Dies geschieht mittels Html, CSS und JavaScript. Dadurch kann das Kita-Portal im „Look & Feel“ so an den Internetauftritt einer Kommune angeglichen werden, dass es vom Nutzer des Portals als integrierte Lösung wahrgenommen wird, obwohl es eigentlich eigenständig ist.

Die Einstellungen hierfür erfolgen im Verwaltungsportal und können – vorgenannte Grundkenntnisse vorausgesetzt – durch den Kunden selbst angepasst werden.

enthalten in

Modul Basismodul

Der Eltern-Account2019-06-05T14:25:44+02:00

Das Nutzerkonto der Eltern

Zur Abgabe einer Bedarfsmeldung oder einer Betreuungsanfrage im Elternportal benötigen Sorgeberechtigte einen Eltern-Account. Darüber gelangen sie in ihr persönliches Nutzerkonto. Im Nutzerkonto kann jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand eingesehen, eine Bedarfsmeldung geändert oder ein Wechselantrag für einen bestehenden Vertrag erfasst werden.

enthalten in

Basis-Modul

Dienstplan erstellen2019-04-18T11:44:13+02:00

Dienstpläne erstellen und verwalten

Die Dienstplanung unserer Kindergartensoftware KIVAN versucht, Ihnen bei der komplexen Gestaltung Ihres Dienstplans und der Einhaltung des vorgegebenen Betreuungsschlüssels in Ihrer Kita zu helfen.

Für die in der Personalverwaltung hinterlegten Mitarbeiter können Sie die täglichen Schichten für jede Woche planen und ausdrucken. Dabei berücksichtigen wir die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter (z.B. Krankheit, Urlaub, Weiterbildung).

Sofern Sie die Dienstplanung nutzen, werden für Sie automatisch die Wochenstunden der Mitarbeiter berechnet und der Saldo im Dienstplan automatisch aktualisiert.
Natürlich weisen wir Ihnen in der Dienstplan-Übersicht auch die Über- (+) bzw. Unterstunden (-) sofort aus, so dass Sie jederzeit darauf reagieren können.

Alle Angaben können Sie auch zum Soll-Ist-Vergleich im Personalabrechnungsbogen heranziehen. Damit können Sie natürlich jederzeit auch die Einhaltung des Betreuungsschlüssels überprüfen.

Die wöchentlichen Dienstpläne können Sie in tabellarische Aufstellungen in unserer Kita-Software als PDF speichern und ausdrucken.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Dokumente zentral verwalten2019-06-05T14:04:38+02:00

Alles an einem Ort

In den Betreuungsverträgen und auch Bedarfsmeldungen können Sie beliebig viele Dokumente (z.B. Nachweise der Eltern) hinterlegen. Dokumente, die Sie in Papierform erhalten, können Sie eingescannen und direkt in KIVAN abgelegen.

Die Pflege dicker Aktenordner entfällt, da Sie alle Unterlagen direkt über KIVAN erreichen.

enthalten in

Basis-Modul

Duplikatsprüfung für Bedarfsmeldungen2018-10-12T15:36:21+02:00

Eltern können für ein Kind nur eine reguläre Bedarfsmeldung abgeben. Damit soll verhindert werden, dass Eltern einen Vorteil gegenüber anderen erhalten, in dem sie eine Bedarfsmeldung mehrfach abgeben. Der Bearbeitungsaufwand in den Einrichtungen und in der Kommune wird dadurch minimiert. 

enthalten in

Modul EWO

Duplikatsprüfung für Verträge2018-10-12T15:38:33+02:00

In KIVAN gilt die Regel: ein Vertrag zu einem Kind zu einer Zeit.

Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, in mehreren Einrichtungen einen unterschriebenen Vertrag anzulegen. Natürlich kann aber ein bestehender Vertrag gekündigt und ein neuer Vertrag in einer anderen Einrichtung angelegt werden, solange sich die Vertragslaufzeiten nicht überschneiden.

enthalten in

Basis-Modul

E-Mail-Protokoll2019-03-20T12:12:53+02:00

Wenn ein Benutzer im Verwaltungsportal eine Zustandsänderung an einer Bedarfsmeldung oder einem Betreuungsvertrag vornimmt, werden im System unter anderem automatisierte Mitteilungen per E-Mail an die Eltern verschickt (siehe E-Mail-Vorlagen). Über das E-Mail-Protokoll kann ein Benutzer jederzeit nachverfolgen, wann und mit welchem Inhalt eine E-Mail verschickt wurde.

enthalten in

Basis-Modul

E-Mail-Vorlagen verwalten und nutzen2019-06-05T13:49:21+02:00

E-Mails direkt aus KIVAN versenden

Wenn sich der Zustand einer Bedarfsmeldung oder eines Betreuungsvertrages ändert, werden Eltern mit Nutzerkonto automatisch darüber per E-Mail informiert. Das passiert z.B. dann, wenn eine Einrichtung eine Bedarfsmeldung ablehnt oder einen Betreuungsvertrag erstellt. Für jede Statusänderung gibt es eine eigenständige E-Mail-Vorlage, welche inhaltlich individuell angepasst werden kann.

enthalten in

Basis-Modul

Eigenes GIS2019-03-20T11:26:50+02:00

Im Auslieferungsstandard von KIVAN wird aus lizenzrechtlichen Gründen OpenStreetMap als Geographisches Informationssystem (GIS) eingebunden.

Die OpenStreetMap-Datenbank wird unter der Lizenz „Open Database Licence (ODbL) 1.0″ verteilt. Die einzelnen Objekte in der Datenbank stehen unter „Database Contents License (DbCL) 1.0“. Die Lizenz besagt, dass jegliche Art der Nutzung von OSM-Daten auch gewerblich zulässig ist, solange die Lizenzbedingungen eingehalten werden. In KIVAN werden diese Bedingungen selbstverständlich eingehalten.

Nutzt eine Kommune für weitere Online-Dienste bereits ein anderes Kartensystem, kann dieses im Sinne einer einheitlichen Außendarstellung in KIVAN eingebunden werden.

Folgende alternative Kartendienste stehen zur Verfügung:

  • ArcGIS (ESRI)
  • Google Maps
  • Yahoo Maps
  • Bing Maps

enthalten in

Modul Eigenes GIS

Einwilligungen der Eltern verwalten2019-06-04T11:09:47+02:00

Dürfen Emilia und Julian mitmachen?

Informationen zu Einwilligungen der Eltern können direkt im Betreuungsvertrag des Kindes erfasst werden. Von der Fotoerlaubnis bis zur Teilnahme an einem Ausflug. Fehlende Einwilligungen der Eltern lassen sich somit ganz einfach ermitteln. Über ausdruckbare Listen können die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Elternkommunikation2019-03-20T11:57:20+02:00

Der im Basis-Modul von KIVAN erstellbare Eltern-Account wird im Elternportal nur für Funktionalitäten bis zum Betreuungsvertrag mit der Betreuungseinrichtung genutzt.

Mit dem Modul „Kommunikation“ kann der Account auch darüber hinaus für den Informationsaustausch zwischen Eltern und Betreuungseinrichtung genutzt werden.

So können damit im Elternportal zum Beispiel:

  • Abholbescheinigungen
  • besondere Betreuungshinweise (z.B. Medikamentenabgabe, besondere Ernährung, gesundheitliche Besonderheiten)
  • Informationen zu Impfungen
  • ärztliche Bescheinigungen
  • Erlaubnisse/Einwilligungen (z.B. Baden, Wandern, Fotoaufnahmen, Zahnarztbesuch, Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, etc.)

online hinterlegt und gepflegt werden.

Zusätzliche Datenfelder und Auswertungen ermöglichen der Betreuungseinrichtung, diese Informationen gezielt einzusehen oder nach fehlenden Angaben zu suchen. Änderungen werden in der Einrichtung angezeigt. Zusätzlich erhält die betreffende Einrichtung eine E-Mail-Benachrichtigung.

Damit entfällt ein großer manueller Aufwand in den Einrichtungen und Eltern können die Informationen online jederzeit an ihre Bedürfnisse anpassen.

enthalten in

Modul Kommunikation

Entwicklungsdokumentation2018-08-28T17:49:54+02:00

Für die Kinder der Einrichtung können Entwicklungsberichte nach den üblichen Kriterien wie Sozialverhalten, Sprache und Motorik erfasst werden. Diese Berichte können zu einer Dokumentationsmappe zusammengefasst und ausgedruckt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Eskalationsmanagement2019-02-01T10:47:37+02:00

Für die Bearbeitung von Bedarfsmeldungen und Verträgen können Sie Fristen hinterlegen, um diese rechtzeitig abschließen zu können. Für Bedarfsmeldungen gibt es zusätzlich verschiedene Eskalationsstufen auf Stadtebene. Die Softwareanwendung KIVAN kann geeignete Mitarbeiter über das Überschreiten der Fristen bzw. das Eskalieren eines Vorgangs informieren.

enthalten in

Basis-Modul

Export Konfigurationseinstellungen2019-03-20T11:28:47+02:00

Über das Adminportal können alle Konfigurationseinstellungen eines Mandanten einfach exportiert werden, um diese in einer anderen Umgebung zu importieren. So lassen sich schnell die produtkiven Einstellungen für ein eventuelles Schulungs- oder Testystem übernehmen.

enthalten in

Basis-Modul

Export von Listen (Excel, CSV, XML)2019-06-05T14:09:49+02:00

Wenn’s mal doch nicht in KIVAN geht?

Zur Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen können alle Listen grundsätzlich als Excel-Dokument, CSV-Datei oder XML-Datei exportiert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Favoriten2019-03-20T11:59:40+02:00

An jeder Stelle im Verwaltungsportal können Favoriten angelegt werden. Diese sind über den Schnellzugriff im linken, oberen Teil des Verwaltungsportals zu finden. So können wichtige Betreuungsverträge oder noch zu bearbeitende Bedarfsmeldungen markiert und schnell wiedergefunden werden.

enthalten in

Basis-Modul

Fehler an Support melden2019-06-05T14:03:37+02:00

Wenn’s mal nicht so passt

Benutzer können auftretende Fehler direkt über das Verwaltungsportal an das Support-Team melden. Dazu steht im Hilfe-Menü die Funktion „Fehlermeldung senden“ zur Verfügung. Dabei handelt es sich um ein Formular, in dem der Benutzer Angaben zum Fehler, zum Hergang und zum erwarteten Verhalten machen kann. Zusammen mit den automatisch ermittelten Informationen zum verwendeten Browser kann das Support-Team gemeldete Fehler besser verstehen, analysieren und beheben.

enthalten in

Basis-Modul

Fernzugriff2019-02-01T09:36:09+02:00

Über den Fernzugriff kann das Support-Team die Probleme von Benutzern schnell und zuverlässig lösen.

Dazu ist der Start eines Programms erforderlich – keine Installation nötig – welches uns den Zugriff auf Ihren Bildschirm erlaubt. Die Funktion steht im Hilfe-Menü unter „Fernzugriff“ zur Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

Freie-Platz-Suche2019-01-31T11:31:54+02:00

Die Freie-Platz-Suche erfolgt durch den Abgleich von Betreuungskapazitäten der Kita-Betriebserlaubnis und tatsächlichen Verträgen unter Beachtung von Kategoriewechseln (z.B. Kinderkrippe, Kindergarten, Hort), für Firmen reservierten Plätzen, bereits erteilten Zusagen und weiteren Parametern, für eine konkrete Betreuungsanfrage.

Anhand konkreter Daten zu Geburtstag und Betreuungsbeginn prüft KIVAN, ob in einer Einrichtung ein Betreuungsplatz verfügbar ist.

Wird eine Einrichtung gefunden, welche den Betreuungszeitraum von Betreuungsbeginn bis Schulanfang komplett abdecken kann (grün markiert), so wird diese zuerst angezeigt.

Einrichtungen, welche nur zum Teil den gesamten Betreuungszeitraum abdecken, werden als Alternativen (gelb markiert) im Anschluss angezeigt.

Ist in keiner Einrichtung ein Platz frei oder entsprechen die Alternativen nicht den Vorstellungen der Eltern, so können natürlich immer Bedarfsmeldungen abgegeben werden.

enthalten in

Modul Basis-Erweiterung

Fremdgemeindeanträge verwalten2019-06-05T13:41:53+02:00

Fremdgemeindekinder erkennen

Zur Vermeidung von Mehrfachanmeldungen werden Kindsdaten im Einwohnermelderegister geprüft. Damit auch Kinder aus Fremdgemeinden aufgenommen werden können, gibt es eine Verwaltung zur Zulassung von solchen Fremdgemeindekindern. Zur Abrechnung gegenüber der Wohnortgemeinde können entsprechende Auswertungen erstellt werden.

Die Abgrenzung erfolgt auf Grund von landesspezifischen Gesetzen zur Erstattung des Gemeindeanteils und des Landeszuschusses an die aufnehmende Gemeinde.

enthalten in

Modul EWO

Geburtstagslisten2018-11-12T17:43:35+02:00

Die Geburtstage von betreuten Kindern können gruppenweise als Excel-Dokument erstellt und in ausgedruckter Form in die Betreuungsgruppen verteilt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Gegenprüfung der Daten mit Einwohnermeldeverfahren2019-06-04T10:06:26+02:00

Mit KIVAN haben Dubletten keine Chance!

Zur eindeutigen Identifizierung eines jeden Kindes erfolgt nämlich eine direkte und automatische Gegenprüfung der Daten (Name, Wohnadresse, Geburtsdatum) im Einwohnermelderegister. Es müssen also alle Daten exakt eingegeben werden, damit die Anmeldung des Kindes vom System überhaupt akzeptiert wird.

Mehrfachanmeldungen sind somit absolut unmöglich! Für Außerortskinder gibt es ein spezielles, angebundens Verfahren, welches auch ihnen den Zugang ermöglicht.

enthalten in

Modul EWO

Gruppenbelegungsansicht2019-01-30T12:31:38+02:00

Die Gruppenbelegungsansicht stellt die Belegung der Betreuungsgruppen einer Einrichtung visuell dar. Anhand einer Zeitleiste ist so unter anderem schnell erkennbar, ab wann Plätze frei werden oder wann Kinder in eine andere Gruppe wechseln.

Die Angaben zum Alter und Geschlecht des Kindes hilft bei der Aufteilung der Kinder in die Gruppen.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Gruppenformen NRW2019-03-04T12:15:43+02:00

KIVAN kann die Gruppenformen in NRW gemäß Kinderbildungsgesetz (KiBiz) abbilden und verwalten.

Dabei erfolgt die Betreuung in Tageseinrichtungen nach drei unterschiedlichen Gruppenformen. Für jede Gruppenform lässt das Kinderbildungsgesetz (KiBiz) drei zeitliche Betreuungsvarianten zu: 25, 35 oder 45 Wochenstunden.

  • Gruppenform I: Kinder im Alter von zwei Jahren bis zur Einschulung
  • Gruppenform II: Kinder unter drei Jahren
  • Gruppenform III: Kinder im Alter von drei Jahren bis zur Einschulung

Weitere Informationen zu KiBiz finden Sie hier.

enthalten in

Basis-Modul

Gruppenlisten2018-11-12T17:51:29+02:00

Zu den Kindern in den Betreuungsgruppen können diverse Listen erstellt werden, die in der täglichen Gruppenarbeit hilfreich sein können.

Dazu zählen unter anderem Geburtstagslisten, Telefonlisten der Sorgeberechgten, Listen zu Abholberechtigungen, medizinischen Informationen und Einwilligungen, aber auch Listen zur Erfassung der Anwesenheiten.

Alle Listen werden als Excel-Dokument erstellt und können ausgedruckt und in den jeweiligen Gruppen verteilt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Import Bedarfsmeldungen2019-01-29T12:30:54+02:00

Diese Funktion unterstützt den Import von Bedarfsmeldungen aus einem anderen System direkt zu KIVAN. Damit lassen sich schnell alle Bedarfsmeldungen eines Systems duplizieren, um beispielsweise Testdaten in einer Schulungsumgebung zur Verfügung zu stellen. Auch die Migration eines anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

Import Konfigurationseinstellungen2019-01-29T12:39:36+02:00

Mithilfe dieser Funktion lassen sich Einstellungen, die aus einem anderem System exportiert wurden, direkt wieder importieren. Dies erleichtert das Duplizieren aller Einstellungen eines Systems, woraufhin man beispielsweise eine Schulungsumgebung aufbauen kann.

enthalten in

Basis-Modul

Import Stammdaten2019-01-29T12:44:33+02:00

Durch die Funktion Import von Stammdaten können die Stammdaten, welche aus einem anderen System exportiert wurden, direkt wieder importiert werden. Damit lassen sich schnell alle Stammdaten eines Systems duplizieren, um beispielsweise eine Schulungsumgebung aufzubauen. Auch die Migration eined anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

Import von Vertragsdaten2019-01-29T12:43:30+02:00

Durch die Funktion Import von Vertragsdaten können die Vertragsdaten, welche aus einem anderen System exportiert wurden, direkt wieder importiert werden. Damit lassen sich schnell alle Vertragsdaten eines Systems duplizieren, um beispielsweise eine Schulungsumgebung aufzubauen. Auch die Migration eines anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle Datenschutzerklärung2019-03-20T11:32:29+02:00

Die Datenschutzerklärung im Elternportal kann komplett durch den Kunden angepasst werden. Dazu steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Die Datenschutzerklärung ist dann jederzeit und überall vom Elternportal aus erreichbar.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle FAQ-Seite2019-03-20T11:35:48+02:00

Die im Elternportal hinterlegten Frequently Asked Questions (FAQ), also häufig gestellte Fragen, kann der Kunde komplett selbstständig an seinen Prozess angepassen. Dafür steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle Impressumseite2019-03-20T11:38:13+02:00

Das Impressum im Elternportal kann der Kunde komplett selbstständig an seine Bedürfnisse anpassen. Dafür steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Über die Verlinkung im Fußbereich des Elternportals ist das Impressum jederzeit erreichbar.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle Startseite2019-03-20T11:40:50+02:00

Die Startseite im Elternportal kann der Kunde komplett selbstständig an seine Vorstellungen angepassen. Dazu sind nur Grundkenntnisse in Html notwendig. Mit dem Zusatzmodul Mehrsprachigkeit kann sogar für jede Sprache eine eigene Startseite konfiguriert werden, um die jeweiligen Eltern gezielter anzusprechen.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle Zusatzformulare2019-06-04T10:52:49+02:00

Damit keine Information verloren geht

Für die Formulare zum Erfassen von Bedarfsmeldungen und Verträgen gilt der Grundsatz: „So viel wie möglich, So wenig wie nötig“!

Um dennoch alle benötigten Informationen über ein Kind hinterlegen zu können, gibt es bei KIVAN für jeden Träger die Möglichkeit, zusätzliche individuelle Formulare zu erstellen. Auf einfache Art und Weise lassen sich diese Formulare mit selbst gewählten Feldern gestalten. Dabei werden auch Felder zur Texteingabe, zur Auswahl eines Datums und Listen mit vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten unterstützt.

Eine Änderung oder Erweiterung der Formulare ist jederzeit möglich. Die Druckvorlagen lassen sich um Angaben aus diesen Zusatzformularen erweitern, damit diese dann z.B. beim Vertragsdruck auch ausgegeben werden.

enthalten in

Basis-Modul

Informieren und Plätze suchen – Das Elternportal2019-06-05T14:01:59+02:00

Für Eltern

Bei unserer Elternportal-Software handelt es sich um eine öffentliche Webseite, auf der sich Eltern über das Betreuungsangebot und Vergabeverfahren der Kommune informieren können. Hier können sie nach freien Plätzen suchen oder ihren Betreuungsbedarf melden. Informationen zum zeitaktuellen Bearbeitungsstand erhalten die Eltern in ihrem persönlichen Nutzerkonto.

Das Erscheinungsbild der Webseite kann auf den spezifischen Wunsch der Kommune angepasst werden. Die Webseite ist dabei immer sowohl für die Bedienung am Computer als auch auf mobilen Geräten ideal abgestimmt.

enthalten in

Basis-Modul

integriertes Online-Handbuch2018-09-19T14:45:40+02:00

Das integrierte Online-Handbuch ist in Form einer Frageliste mit entsprechenden Antworten (FAQ) aufgebaut, um dem Benutzer gezielt Lösungen für seine Fragen und Probleme vorzuschlagen. Teilweise sind die Erläuterungen mit Abbildungen ergänzt. Das Handbuch steht im Hilfe-Menü unter „Handbuch“ zur Verfügung und kann bei Bedarf auch ausgedruckt werden.

enthalten in

Basis-Modul

Jugendhilfestatistik erstellen2019-06-04T10:50:17+02:00

Landesstatistik

Jährlich erfassen die statistischen Landesämter umfangreiche Daten. Anhand dieser Datenbasis verschaffen sie sich einen Überblick des Angebotes verschiedener Betreuungsformen in Kindertageseinrichtungen. Darüber hinaus erfahren die Landesämter dadurch etwas über die personellen Voraussetzungen für einen bedarfsgerechten Ausbau des Betreuungsangebots.

Folgende Daten werden dabei erfasst: die Anzahl der Kindertageseinrichtungen, die Zahl der genehmigten Plätze sowie die dort betreuten Kinder und tätigen Personen. Die Auskunftsverpflichtung ist in Bundes- und Landesgesetzen geregelt.

Nach § 11a Abs.1 des Bundesstatistikgesetz (BStatG) sind Stellen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen und bereits standardisierte elektronische Verfahren nutzen, dazu verpflichtet diese auch für die Übermittlung von Daten an die statistischen Ämter zu verwenden.

Dieses Modul ergänzt an entsprechender Stelle den Prozess um die notwendigen Eingabefelder und erstellt zum Stichtag die geforderte Meldung für das jeweilige statistische Landesamt. Die umfangreiche manuelle Datenerfassung und das Ausfüllen des Meldebogens entfallen damit.

Gemäß der Vorgaben des statistischen Bundesamtes im sogenannten IDEV-Verfahren (Internet Datenerhebung im Verbund) wird eine CSV-Importdatei pro Einrichtung für die Online-Meldung erzeugt.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Kindertagespflege (dezentrale Verwaltung)2019-03-20T11:43:42+02:00

Diese Funktion kommt zum Einsatz, sobald die Tagespflegepersonen in einer Kommune selbstständig mit KIVAN arbeiten.

Die Tagespflege erhält einen eigenen Zugang zu KIVAN und kann eingehende Betreuungsanfragen und Bedarfsmeldungen eigenständig in der Kita-Software bearbeiten. Gleiches gilt für die Verwaltung der Betreuungsverträge. Die Funktion ermöglicht den Tagespflegepersonen eine umfangreiche Auswertungen ihrer Berichtswesen sowie der Steuerung ihrer Tagespflegestelle.

Im Verwaltungsportal kann die Tagespflege ihre Stammdaten bearbeiten und dann festlegen, welche dieser Daten im Elternportal sichtbar sind.

Zusätzlich gibt es für die Kommune eine erweiterte Stammdatenverwaltung der Tagespflegepersonen. Diese Funktion erleichtert die Pflege von Daten zur Ausbildung, zu Eignnungsprüfungen, zu diversen Qualifikationen und Zeugnissen sowie zu Besuchen von Erste-Hilfe-Kursen.

enthalten in

Basis-Modul

Kindertagespflege (zentrale Verwaltung)2019-03-20T11:45:59+02:00

Diese Funktion kommt zum Einsatz, sobald die Vermittlung der Tagespflegeplätze einer Kommune über eine zentrale Stelle abläuft.

Die zentrale Vermittlungsstelle kann mit dieser Funktion alle eingehenden Betreuungsanfragen und Bedarfsmeldungen bearbeiten.
Weiterhin kann sie alle zwischen den Eltern und den Tagespflegepersonen geschlossenen Betreuungsverträge verwalten und umfangreiche Auswertungen für ihr Berichtswesen und zur Steuerung der Vermittlungsstelle nutzen.

An zentraler Stelle erfolgt die Verwaltung der Stammdaten der betreuten Tagespflegen. Gemeinsam mit ihnen legt die Vermittlungsstelle fest, welche dieser Daten im Elternportal sichtbar sind.

Zusätzlich bietet diese Funktion eine erweiterte Stammdatenverwaltung für die Tagespflegepersonen an.
Hiermit erfolgt die Pflege der Daten zur Ausbildungen, zu Eignungsprüfungen, zu diversen Qualifikationen und Zeugnissen sowie zu Besuchen von Erste-Hilfe-Kursen.

enthalten in

Basis-Modul

Kommentarfunktion2019-06-04T11:14:31+02:00

Eigene Anmerkungen verwalten

Verträge, Bedarfsmeldungen, Fremdgemeindeanträge und weitere Arbeitselemente können in KIVAN durch die Benutzer mit Kommentaren versehen werden.

Das dient zum einer zur internen Protokollierung, kann aber auch zur Kommunikation zwischen Einrichtung, Träger und Kommune genutzt werden. Beim Erstellen eines Kommentars kann der Benutzer individuell wählen, für wen dieser sichtbar sein soll.

Durch farbliche Kennzeichnungen kann außerdem eine Gruppierung der Kommentare vorgenommen werden.

enthalten in

Basis-Modul

Kontakte protokollieren2018-10-24T15:10:01+02:00

Auf Stadtebene können sämtliche Kommunikationsvorgänge mit den Eltern und den Einrichtungen zu einer Bedarfsmeldung protokolliert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Leistungskatalog verwalten2019-06-05T13:11:24+02:00

Katalog zusätzlicher Leistungen

Träger können sich mit KIVAN einen Leistungskatalog für Leistungen aufbauen, welche nicht durch den Elternbeitrag abgedeckt sind. In diesem Katalog können einmalige oder fortlaufende Leistungen (z.B. Anmeldegebühr, Verpflegungspauschalen, Mehrbetreuung, etc.) mit deren Gebühren hinterlegt und abgerechnet werden.

enthalten in

Modul Abrechnung

Lizenzmanagement2019-01-30T10:07:57+02:00

In KIVAN sind immer nur die durch den Kunden bestellten Module und Funktionen verfügbar.

Die Nachbestellung und das Freischalten zusätzlicher Module und Funktionen ist jedoch jederzeit möglich. Eine Anpassung oder ein Update der Anwendung ist dazu nicht nötig.

enthalten in

Basis-Modul

Management der Einrichtungsarten2018-11-12T17:13:30+02:00

In KIVAN ist es möglich alle Betreuungsarten für Kinder bis zum Grundschulalter
abzubilden. Dazu zählen Kitas, reine Kinderkrippen oder Kindergärten, Horte,
Tagespflegen, Spielgruppen oder Eltern-Kind-Gruppen. Durch die flexible
Kapazitätsverwaltung und konfigurierbare Regeln für Kapazitätsnutzung, Verteilung der
Plätze in den Platzkategorien und Überbelegung kann jede Betriebserlaubnis in
KIVAN abgebildet werden kann.

enthalten in

Basis-Modul

Medizinische Informationen2019-06-05T13:40:30+02:00

medizinische Informationen zum betreuten Kind

Informationen zum betreuenden Kinderarzt, zum Impfstatus gegen bekannte Krankheiten und zum Stand bei den U-Untersuchungen können direkt im Betreuungsvertrag des Kindes erfasst werden. Außerdem können Besonderheiten zur Ernährung und benötigte Medikamentenabgaben hinterlegt werden. Über ausdruckbare Listen können die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Mehrsprachigkeit2019-03-20T11:49:06+02:00

Gerade Eltern mit Migrationshintergrund haben aufgrund ihrer Sprachkenntnisse mitunter Schwierigkeiten bei der Nutzung kommunaler Informationsangebote.

Mit dem Modul „Mehrsprachigkeit“ können unsere Kunden im Elternportal neben der deutschen Sprache bis zu vier Fremdsprachen zusätzlich anbieten. Diese sind Englisch, Französisch, Russisch und Türkisch.

Folgende Informationen werden in der jeweiligen Sprache angezeigt:

  • Bildschirmdialoge
  • Menüs
  • Button-Beschriftungen
  • Formularfeld-Bezeichnungen
  • Fehlerausgaben
  • Hinweise

Die Beschreibungen zu Trägern und Betreuungseinrichtungen, hinterlegte Konzepte, etc. werden nicht in der ausgewählten Fremdsprache dargestellt. Auch im Verwaltungsportal bleibt alles in deutscher Sprache.

Aufgrund der Individualisierbarkeit der Textressourcen ist die Übersetzungsleistung nicht inbegriffen. Diese ist separat zu beauftragen.

enthalten in

Modul Mehrsprachigkeit

Öffentliche Nutzungsstatistik2019-03-20T12:19:48+02:00

Im Elternportal kann der Zugriff auf eine Statistikseite zur Teilnahme der Träger und Einrichtungen an der Kitamanagement-Software freigeschaltet werden. Diese Seite ist dann für alle Besucher des Elternportals aufrufbar und stellt dar, wieviele Träger sich am Kita-Portal ganz, teilweise oder gar nicht beteiligen.

Die Beteiligung an unserem Online-Portal richtet sich dabei nach der Integration der einzelnen Einrichtungen:

  • ist die Einrichtung mit einer gültigen Betriebserlaubnis freigeschalt
  • ist die Einrichtung im Elternportal sichtbar
  • kann man die Einrichtungen in einer Bedarfsmeldung als Wunsch wählen
  • kann man nach einem freien Platz in der Einrichtung suchen

Weiterhin steht eine detaillierte Aufschlüsselung der Träger und Einrichtungen zur Verfügung, die gar nicht oder nur teilweise am Verfahren teilnehmen.

Zusätzlich werden Statistiken zur Anzahl an Verträgen und zur Anzahl der Eltern-Accounts in der Kommune dargestellt.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Personalabrechnungsbogen2019-06-04T10:12:25+02:00

Betreuungsschlüssel eingehalten?

Das Verwaltungsportal von KIVAN stellt die Auswertung „Personalberechnungsbogen“ bereit.

Grundlage des Personalberechnungsbogens ist die aktuelle Belegung gruppiert nach der jeweiligen Platzkategorie, den Betreuungsstunden unter Berücksichtigung möglicher Integrationsplätze und unter Berücksichtigung der Schulvorbereitungsjahre. Auf Basis des gültigen Betreuungsschlüssels wird in der Auswertung das Vollzeitäquivalent (VzÄ) berechnet. Damit können Sie den derzeitigen und zukünftigen KiTa-Personalbedarf ermitteln.

Sofern Sie auch die Personalverwaltung und Dienstplanung nutzen, können Sie zudem auch die tatsächliche Einhaltung des Betreuungsschlüssels Ihrer KiTa überprüfen und nachweisen.

Die Aktualisierung der gesetzlichen Vorgaben der bundslanspezifischen Betreuungsschlüssel erfolgt im Rahmen der Softwarepflege bei Änderungen automatisch.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Personalverwaltung2019-06-05T13:14:23+02:00

Betreuungspersonal verwalten

Mit dieser Funktion können Sie – sofern die entsprechende Berechtigung vorhanden ist – Personalstammdaten, flexible und Regelarbeitszeiten sowie Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Fortbildung) des Einrichtungspersonals im Verwaltungsportal pflegen.

Auch diverse Nachweise (z.B. zu Belehrungen, Führungszeugnis, Gesundheitszeugnis oder Erste-Hilfe-Nachweise) und deren Gültigkeit/Ablauf können in der Personalverwaltung nachgehalten werden.

Diese Angaben werden dann zum Soll-Ist-Vergleich herangezogen (z.B. im Personalberechnungsbogen).

Eine Dienstplanung und Erfassung von Ist-Stunden ist mit dieser Funktion ebenfalls möglich.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Platzbelegungsansicht2019-01-30T12:36:05+02:00

Die Platzbelegungsansicht stellt die Belegung der verfügbaren Betreuungsplätze einer Einrichtung visuell dar. Anhand einer Zeitleiste ist so unter anderem schnell erkennbar, ab wann Betreuungsplätze frei werden, wann Kinder in eine andere Platzkategorie (z.B. Kinderkrippe zu Kindergarten) wechseln oder in welchem Zeitraum einer Überbelegung der Einrichtungskapazität vorliegt.

enthalten in

Basis-Modul

Poolplätze-Management2019-03-20T12:31:52+02:00

Wird in KIVAN die Freie-Platz-Suche genutzt, können Eltern einen Betreuungsplatz über das Elternportal anfragen, wodurch dieser kurzzeitig belegt wird. Einrichtungen haben über Poolplätze die Möglichkeit, eine bestimmte Anzahl an Plätzen für die interne Vergabe freizuhalten. Diese Plätze können dann nur im Verwaltungsportal vergeben werden.

Zusätzlich können Betreuungsplatze als Plätze einer Betriebskita im Poolplätze-Management verwaltet werden.

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Basis-Modul

Prioritätenmanagement2018-10-15T15:56:04+02:00

Eltern haben die Möglichkeit bei der Abgabe einer Bedarfsmeldung konkrete Wunscheinrichtungen anzugeben und diese auch zu priorisieren. Abhängig vom gewählten Bearbeitungsverfahren kann diese Priorisierung über die Bearbeitungsreihenfolge in den Wunscheinrichtungen entscheiden. 

enthalten in

Basis-Modul

Release Notes2019-02-01T09:41:02+02:00

Die Release Notes bieten den Anwendern eine Übersicht über alle neuen Funktionen, Verbesserungen und Behebungen von Softwarefehlern in KIVAN. Die Release Notes stehen Ihnen im Hilfe-Menü zur Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

Revisionssicherheit2019-02-01T11:13:51+02:00

In KIVAN erfolgt stets eine revisionssichere Speicherung aller Arbeitselemente, wie z.B. Betreuungsverträge, Bedarfsmeldungen, Betriebserlaubnis, Mitarbeiter, etc. Dies hat zur Folge, dass man bei jeder abgespeicherten Änderung in der Datenbank jederzeit erkennen kann, welche Angaben davor erfasst waren. Dabei ist auch erkenntlich, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

enthalten in

Basis-Modul

Schnellzugriff2018-10-12T15:42:54+02:00

Egal auf welcher Seite sich der Benutzer befindet, der Schnellzugriff als einfache Suche steht immer zur Verfügung.

Die Eingabe eines Namens, einer Vorgangsnummer oder eines Geburtstages führt direkt zu einer Übersicht aller zutreffenden Verträge, Bedarfsmeldungen und Anfragen.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle ADDISON®2019-01-31T12:00:03+02:00

Kunden, die das Finanzbuchhaltungssystem ADDISON® der Firma Wolters Kluwer nutzen, können mit der Schnittstelle ADDISON® eine spezielle Export-Schnittstelle verwenden.

Mit dieser werden Datenfelder in den KIVAN-Stammdaten trägerbezogen dargestellt. Kostenstellen, Kassenzeichen und Debitoren-Daten (z.B. Name, Zahlbetrag) werden exportiert und als Importdatei für ADDISON® abgebildet.

In ADDISON® können dann die entsprechenden Beitragsrechnungen erstellt werden, ohne die notwendigen Daten doppelt pflegen zu müssen.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle adebisKITA2019-01-31T12:01:22+02:00

Die Software adebisKITA (Firma: AKDB) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu KIVAN, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus KIVAN abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in adebisKITA, können die erstellten Verträge wiederum an KIVAN übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle adKOMM2019-01-31T12:04:17+02:00

Die Software adKOMM ist eine kommunale Software. Ein Modul dieser Software ist das integrierte Rechnungswesen welches KIVAN über eine Datei-Schnittstelle anspricht. Die Forderungen in einem Rechnungslauf werden dann mittels des Standards XFinanz über eine Datei-Schnittstelle an die Software übertragen.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle Axians Infoma newsystem2019-06-03T10:50:52+02:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über eine Datei-Schnittstelle an Axians Infoma newsystem übermittelt werden.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle CSV2019-01-31T12:06:01+02:00

Jede Liste (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) kann zur Weiterverarbeitung als CSV-Datei gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle DATEV2018-09-19T14:50:01+02:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über die Datei-Schnittstelle in DATEV übermittelt werden. 

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle Excel2019-01-31T12:08:01+02:00

Jede Liste (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) und tabellarische Auswertung kann zur Weiterverarbeitung als Microsoft Excel-Datei gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle H&H2018-09-19T12:59:42+02:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über die Datei-Schnittstelle „Allgemeine Veranlagung“ in H&H doppik übermittelt werden.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle IFR2018-09-19T12:59:42+02:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über eine Datei-Schnittstelle an SASKIA IFR übermittelt werden.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle intelliForm2018-09-19T12:59:42+02:00

Die Formularsoftware intelliForm (Firma: cit) kann zur Eingabe von Stammdaten (z.B. Bedarfsmeldung) in das Elternportal eingebunden werden.

enthalten in

Modul CIT

Schnittstelle KiBiG.web2019-06-25T10:56:20+02:00

KiBiG.web

Die Belegungsdaten einer Einrichtung können über eine Datei-Schnittstelle an das Portal KiBiG.web übermittelt werden.

KiBiG oder BayKiBiG steht für das Bayerische Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz. Das KiBiG.web unterstützt u.a. die finanzielle Abwicklung der Förderung der Tagespflegen zwischen den Regierungen, Ländesämtern, kreisfreien Städten sowie Gemeinden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle KiBiz.web2019-06-04T09:58:15+02:00

KiBiz.web

Die Belegungsdaten einer Einrichtung (Monatsmeldung) können über eine Datei-Schnittstelle an das Portal KiBiz.web übermittelt werden.

Das KiBiz.web ist die webbasierte Anwendung des Landes Nordrhein-Westfalen, welche Jugendämtern, Trägern und Einrichtungen dabei hilft, Zuschüsse zu beantragen und zu bewilligen.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle KiTaPLUS2019-01-31T12:11:28+02:00

Die Software KiTaPLUS (Firma: BMS Consulting) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu KIVAN, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus KIVAN abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in KiTaPLUS, können die erstellten Verträge wiederum an KIVAN übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle KiTaPro2019-06-18T10:53:56+02:00

Die Software KiTaPro (Firma: struQture) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu KIVAN, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus KIVAN abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in KiTaPro, können die erstellten Verträge wiederum an KIVAN übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle Kitathek2019-01-31T12:12:21+02:00

Betreuungsverträge können über eine Datei-Schnittstelle an die Kita-Software Kitathek Pro übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen

Schnittstelle PDF2019-01-31T12:13:21+02:00

Alle Auswertungen können zur Weitergabe als Adobe PDF-Datei gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle winKITA2019-01-31T12:16:40+02:00

Betreuungsverträge können über eine Online-Schnittstelle an die Kita-Software winKITA (Firma: SBM) übermittelt werden. Zusätzlich zu den Vertragsdaten können auch fällige Beiträge übergeben werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen

Schnittstelle XFinanz2018-10-03T22:22:37+02:00

XFinanz ist ein semantischer Standard, der sich speziell mit der inhaltlichen Definition und der fachlichen Beschreibung und den strukturellen Zusammenhängen der Fachdaten beschäftigt, die zwischen den Finanzverfahren und der Vielzahl vor- und nachgelagerter Fachverfahren zu übermitteln sind.

Er definiert eine universell einsetzbare, einheitliche Datenstruktur für die Interaktion zwischen kommunalen Fachverfahren und dem Finanzverfahren als zentralem Verfahren zur Haushaltsabbildung. Dabei deckt er sowohl die Anforderungen der Kameralistik als auch des neuen kommunalen Rechnungswesens auf doppischer Basis ab und ist somit in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung zukunftssicher einsetzbar.

XFinanz stellt keine technische Schnittstelle dar, sondern enthält ausschließlich einheitlich definierte fachliche Informationen wie zu übermittelnde Elemente (Fachdaten) mit ihren Eigenschaften (Attributen), zulässige Wertebereiche, Abhängigkeiten und Beziehungen zueinander.

KIVAN kann relevante Finanzdaten nach diesem Standard an nachgelagerte Finanzverfahren übermitteln.

Nach Angaben der SAKD haben nachfolgende Unternehmen an der Spezifikation der XFinanz-Schnittstelle mitgearbeitet:

  • AB-DATA GmbH & Co. KG, Velbert
  • ABIT AG, Meerbusch
  • Agresso GmbH, Unterföhring
  • Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern, München
  • Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Informationstechnik, Köln
  • C.I.P. Gesellschaft für Kommunale EDV-Lösungen, Erfurt
  • DATA-PLAN Computer Consulting, Chemnitz
  • DATA-team GmbH, Weinstadt und Leipzig
  • Deutsche Post Com GmbH, Bonn
  • Gebühreneinzugszentrale der öfftl.-rechtl. Rundfunkanstalten (GEZ), Köln
  • GKD Recklinghausen
  • H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft, Berlin
  • IHK Gesellschaft für Informationsverarbeitung mbH, Dortmund
  • Infoma Software Consulting GmbH, Ulm
  • KDVZ Citkomm, Iserlohn
  • KDVZ Rhein-Erft-Rur, Frechen
  • KDZ Westfalen-Süd, Siegen
  • KOB EDV-Systeme, Stammhamm und Chemnitz
  • KomFIT, Kommunales Forum für Informationstechnik, Kiel
  • KRZ Minden-Ravensberg/Lippe, Lemgo
  • MPS Software & Systems GmbH, Koblenz
  • P&I Personal & Informatik AG, Wiesbaden
  • PROSOZ Herten GmbH, Herten
  • s+p Software und Consulting AG, Leipzig
  • Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung, Bischofswerda
  • SAP Deutschland AG & Co. KG, Walldorf
  • SASKIA Informations-Systeme GmbH, Chemnitz
  • Schiller Software, Bad Endbach
  • Stadtverwaltung Chemnitz (beratend)
  • Technische Universität Berlin
  • Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), Oldenburg

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle XML2019-01-31T12:22:22+02:00

Jede Liste (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) kann zur Weiterverarbeitung als XML-Datei gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle zum SEPA-Verfahren2019-06-04T10:15:03+02:00

SEPA-Unterstützung

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über eine Datei-Schnittstelle in ein Online Banking Portal übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Serien-E-Mail erstellen2019-06-04T11:06:54+02:00

Serien-E-Mail

Die Serien-E-Mail Funktion hilft Mitarbeitern beim Träger oder in der Einrichtung bei der Benachrichtigung von Eltern, die eine Bedarfsmeldung abgegeben haben oder die bereits einen Betreuungsvertrag in der Einrichtung haben.

Dazu kann ein individueller E-Mail-Text gestaltet werden, in dem Platzhalter für Informationen aus Vertrag oder Bedarfsmeldung hinterlegt sind. Nach Auswahl der Empfänger werden die Platzhalter mit den tatsächlichen Daten aus Bedarfsmeldung oder Vertrag befüllt. Somit erhält jeder Sorgeberechtigte eine personalisierte E-Mail mit den Angaben zu seinem Kind.

enthalten in

Modul Kommunikation

Serienbriefe erstellen2019-06-04T11:04:53+02:00

Serienbriefe

Die Serienbrief Funktion hilft Mitarbeitern beim Träger oder in der Einrichtung bei der Benachrichtigung von Eltern, die eine Bedarfsmeldung abgegeben haben oder bereits einen Betreuungsvertrag in einer Einrichtung haben.

Dazu kann eine individuelle Briefvorlage gestaltet werden, in dem Platzhalter für Informationen aus Vertrag oder Bedarfsmeldung hinterlegt werden. Nach Auswahl der Empfänger werden die Platzhalter mit den tatsächlichen Daten aus Bedarfsmeldung oder Vertrag befüllt. Somit erhält jeder Sorgeberechtigte einen personalisierten Brief mit den Angaben zu seinem Kind.

enthalten in

Basis-Modul

Serviceunterstützung per Live-Chat2019-06-04T10:51:19+02:00

Warum nicht direkt nach Unterstützung fragen?

90% aller Supportanfragen bei KIVAN sind einfache Fragen, die sich in fast allen Fällen mit einer kurzen Antwort klären lassen. Meist geht es um Orientierungsfragen („wo finde ich…?“) oder fallspezifische Fragen („Wieso kann ich den Vertrag nicht unterschreiben?“). Und genau hierfür ist unser KIVAN Live-Chat eine optimale Lösung.

Der Live-Chat Button ist auf jeder Seite des Verwaltungsportals integriert und ermöglicht dem Nutzer sofort in Kontakt mit einem Servicemitarbeiter des KIVAN-Support-Teams zu treten.

Live-Chat erfordert den Abschluss eines Endkundensupport-Vertrags

Smart Konnekt2019-02-22T13:40:47+02:00

Für Mitarbeiter von Landkreisen oder Trägern, die in mehreren Kommunen mit KIVAN arbeiten, steht eine zentrale Webseite zur Verfügung. Auf dieser können sie kommunenübergreifend Informationen ermitteln und einsehen. Dazu gehört eine Liste aller Bedarfsmeldungen, eine Liste aller Verträge und entsprechende Auswertungsmöglichkeiten. Benutzer müssen damit nicht mehr zwischen verschiedenen System wechseln.

enthalten in

Modul Basis-Erweiterungen

Soziale Kriterien verwalten2019-01-30T11:56:06+02:00

Beim Erfassen einer Bedarfsmeldung gilt die Devise: So viel wie nötig, so wenig wie möglich!

Manchmal erfordert das Vergabeverfahren jedoch die Angabe von Informationen wie z.B. zum Förderbedarf oder zur Berufstätigkeit der Eltern. Diese Kriterien können individuell für das Anmeldeformular aktiviert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Stammdaten der Einrichtungen pflegen2019-06-05T13:22:58+02:00

allgemeine Einrichtungsdaten anpassen

Träger und Einrichtungen können in KIVAN ein individuelles Profil hinterlegen, welches dann für die Eltern im Elternportal einsehbar ist.

Dazu zählen allgemeine Informationen wie

  • Ansprechpartner
  • Kontaktdaten
  • Öffnungs- und Schließzeiten
  • Bilder
  • Konzepte

und viele weitere Informationen.

Alle Informationen können im Verwaltungsportal einfach aktualisiert oder geändert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Status-E-Mails an Einrichtungen2019-02-01T11:27:21+02:00

Dank täglicher E-Mail Benachrichtigung bekommen Einrichtungen stets die aktuellsten Informationen zu neuen oder geänderten Bedarfsmeldungen. Somit erhalten auch kleinere Einrichtungen – die nicht unbedingt täglich mit KIVAN arbeiten – jederzeit wichtige Hinweise zu Aktivitäten und ToDo’s.

enthalten in

Basis-Modul

Status-E-Mails an Eltern2019-01-30T11:58:46+02:00

Eltern werden per E-Mail über sämtliche Statusänderungen der Bedarfsmeldungen oder Verträge informiert. Die E-Mail-Texte können von der Kommune individuell gestaltet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Straßenverzeichnis2019-03-20T11:51:13+02:00

Im Verwaltungsportal kann mittels eines einfachen Datei-Uploads ein Straßenverzeichnis in KIVAN hinterlegt werden. Dafür werden nur die Straßen, Postleitzahlen und der Ort bzw. Ortsteile benötigt. Anschließend steht bei allen Adresseingaben (im Verwaltungs- sowie Elternportal) der Straßenkatalog zur bequemen Auswahl der Anschrift zur Verfügung.

enthalten in

Modul GeoInformationen

Systemeinstellungen und Anwendungsparameter verwalten2019-06-05T13:43:05+02:00

Immer passend zu Ihren Prozessen

Über Anwendungsparameter werden alle Einstellungen verwaltet, welche für das gesamte System gelten. Dort finden sich zum Beispiel Einstellungen zu Fristen, Betreuungsdauern, weitere Auswahllisten aber auch zur Sicherheit des Systems. Für jeden Anwendungsparameter kann nachvollzogen werden wann und von wem dieser zuletzt angepasst wurde.

enthalten in

Basis-Modul

Telefonnummernlisten2018-11-12T18:07:32+02:00

Die Telefonnummern der Sorgeberechtigten von betreuten Kindern können gruppenweise als Excel-Dokument erstellt und in ausgedruckter Form in die Betreuungsgruppen verteilt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Textressourcen-Management2019-03-20T11:53:29+02:00

Textlich lässt sich KIVAN komplett um die Begrifflichkeiten des Kunden erweitern. Dazu steht im Verwaltungsportal eine Funktion zur Verfügung, welche es  ermöglicht alle im System verwendeten Feldbezeichner, Fehlermeldungen, Hinweise und sonstige Texte an die Vorgaben des Kunden anzupassen. So kann beispielsweiese der Begriff Bedarfsmeldung in Bedarfsanmeldung oder nur Anmeldung geändert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Umkreissuche2019-03-20T12:08:26+02:00

Den Eltern steht im Elternportal eine Umkreissuche zur Verfügung. Das ermöglicht Ihnen eine gezielte Suche nach Einrichtungen in Wohnungs– oder Arbeitsplatznähe.

enthalten in

Basis-Modul

Veranstaltungen2019-02-01T11:33:21+02:00

Einmalig oder regelmäßig stattfindende Veranstaltungen können Sie mit KIVAN ganz einfach verwalten. Durch das Erstellen von Listen haben Sie außerdem direkt eine Übersicht aller teilnehmenden Kinder oder Absagen. Mit einem Klick können Sie diese Liste dann ausdrucken, um verantwortliche Personen auch außerhalb der Kita-Software darüber zu informieren.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Vertragsverwaltung2019-06-04T10:53:41+02:00

Umfassende Vertragsverwaltung

Die verständliche Vertragsverwaltung dient den Mitarbeitern in den Einrichtungen und beim Träger als zentrales Hilfsmittel zur Erledigung der täglichen Verwaltungsaufgaben.

Dazu zählen unter anderem das Anlegen, Unterschreiben und Kündigen eines Vertrages, das Erfassen von statistischen oder medizinischen Informationen, die Verwaltung von Dokumenten, Eingliederungshilfen oder Leistungen und der Import oder Export aller vorhandenen Datensätze.

enthalten in

Basis-Modul

Vertragsvorlagen2019-03-20T12:37:23+02:00

In KIVAN können Sie Vertragsvorlagen hinterlegen. Dank des integrierten Platzhaltersystem können Sie einfach alle relevanten Daten in diese Vorlage einfügen und bei Bedarf anschließend in den Vertrag übernehmen.

Vertragsvorlagen lassen sich in KIVAN für eine ganze Kommune, einen einzelnen Träger oder eine einzelne Betreuungseinrichtung separat hinterlegen. Außerdem kann man, je nach Berechtigung, im Verwaltungsportal alle Vorlagen ganz beliebig verändern oder anpassen.

enthalten in

Basis-Modul

Verwaltung Eingliederungshilfe2019-06-05T14:06:57+02:00

Eingliederungshilfe

Auf Basis eines bestehenden Betreuungsvertrages können zu einem Kind Anträge auf Eingliederungshilfe mit dem Status des Antrages erfasst und verwaltet werden. Dies gilt auch für Bewilligungen zu einem Kind mit Bewilligungsstatus, Gültigkeitszeitraum und Rehabilitationsträger.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Verwaltungsportal2019-06-05T13:50:44+02:00

Für die Verwaltung

Das Verwaltungportal ist die zentrale Webseite für Mitarbeiter von Landkreis, Kommune, Trägern und Einrichtungen. Über das Portal erfolgt Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen, die Berechnung und Abrechnung von Elternbeiträgen, die Verwaltung von Einrichtung und Trägern, sowie die Verwaltung der Benutzer. Über vielfältige Konfigurationsparameter kann das Verfahren an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Außerdem stehen vielfältige Möglichkeiten zur Auswertung und Weiterverarbeitung von Daten zu Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

Wartelisten-Management2019-06-05T14:12:12+02:00

Wunsch- und Wartelisten verwalten

KIVAN bietet die Möglichkeit individuelle Kennzeichnungen für Bedarfsmeldungen zu definieren. Diese können in den Einrichtungen dafür genutzt werden, die eingegangenen Bedarfsmeldungen zu kategorisieren und somit z.B. Bedarfsmeldungen in internen Wartelisten zu verwalten.

enthalten in

Basis-Modul

Wechselmodell (Doppelresidenzmodell)2019-02-01T12:16:00+02:00

Im Wechselmodell teilen sich getrennt lebende Elternteile gleichermaßen in die Betreuung ihres Kindes rein. Das bedeutet, dass ein Trennungskind ungefähr zu gleichen Teilen in beiden Haushalten lebt.

In diesem Fall ermöglicht unsere Kita-Verwaltungssoftware die Aufteilung des Elternbeitrags auf beide Elternteile. Dazu lassen sich im Vertrag zwei eigenständige Debitoren erfassen. Die Abrechnung erfolgt dann mittels zwei getrennter Forderungen für jeden Elternteil. Zusätzlich erhalten beide Sorgeberechtigten jeweils einen eigenen Zahlungsbescheid.

enthalten in

Modul Abrechnung

Wie werden in KIVAN Beiträge berechnet?2019-06-04T10:14:06+02:00

valide Beitragsberechnung

Mithilfe von KIVAN können Sie bei der Bearbeitung eines Betreuungsvertrages automatisch den korrekten Beitrag ermitteln.

Grundlage der Beitragsermittlung ist die aktuell gültige Beitragstabelle gemäß Beitragssatzung einer Kommune. Im Bereich der Stammdatenverwaltung ist diese Tabelle mit dem entsprechenden Gültigkeitszeitraum hinterlegt. Damit ist sichergestellt, dass bei der Beitragsermittlung immer der richtige Beitrag gezogen wird. Außerdem können Sie jederzeit auf hinterlegte, frühere Beitragstabellen zurückgreifen.

Die regelmäßige Aktualisierung der Beitragstabelle kann der Kunde selbst vornehmen. Bei Betrieb von KIVAN im Rechenzentrum der Lecos GmbH (Hosting) übernimmt dies die Leipziger Firma im Rahmen der Softwarepflege.

Die Beitragsermittlung erfolgt immer unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien, wie z.B.: gewählte Betreuungsdauer, betreffende Platzkategorie, Familiensituation oder das Vorhandensein von Geschwisterkindern. Selbstverständlich gibt es bei beitragsrelevanten Vertragsänderungen eine automatische Neuberechnung des Beitrags.

Alternativ ist auch eine Beitragsermittlung nach dem Einkommen der Eltern möglich. In KIVAN sind dafür entsprechende Berechnungsmodelle hinterlegt.

Der so ermittelte Beitrag kann im Betreuungsvertrag ausgewiesen und über eine Schnittstelle zur Beitragserhebung in eine externe Finanzbuchhaltung übergeben werden.

enthalten in

Modul Beitragsabrechnung

Wiedervorlagen2019-03-20T12:09:45+02:00

Wiedervorlagen dienen dem Benutzer des Verwaltungsportals in KIVAN als Erinnerungsfunktion.

Er kann sich damit zu einem selbst festgelegten Zeitpunkt an eine wichtige Tätigkeit zu einem Vertrag, einer Bedarfsmeldung und vielen weiteren Arbeitselementen in KIVAN erinnern lassen. Am entsprechenden Tag wird er dann an diese Tätigkeit erinnert.

enthalten in

Basis-Modul

Zeiterfassung2019-02-01T12:19:59+02:00

KIVAN bietet eine (experimentelle) Unterstützung von optischen Erfassungsgeräten zur Protokollierung der täglichen Anwesenheit betreuter Kinder in den Einrichtungen.

enthalten in

Modul Zeiterfassung

zentrale Vergabe2019-03-20T12:34:41+02:00

Diese Funktion ist für Kommunen mit zentraler Betreuungsplatzvergabe gedacht.

Es ermöglicht die Bearbeitung eingehender Bedarfsmeldungen und die Vergabe der Betreuungsplätze durch eine zentrale Stelle in der Stadtverwaltung. Dazu können Vergabekriterien und eine Gewichtung dieser festgelegt werden, auf deren Basis die Vergabe erfolgen soll. Beides wird im Bereich der Stammdaten zentral festgelegt.

Im Elternportal und/oder im Verwaltungsportal können diese Vergabekriterien mit Informationen/Dokumenten hinterlegt werden. Bei der Bearbeitung der Betreuungsanfragen wird geprüft, inwieweit jede einzelne Anfrage diese Vergabekriterien erfüllt. In einer zentralen Übersicht baut sich ein Ranking gemäß Erfüllungsgrad aller Anfragen auf.

Nach der Bewertung der einzelnen Betreuungsanfragen weist die zentrale Vergabestelle jede Anfrage einer konkreten Einrichtung zu. Dafür steht eine Übersicht über freie Plätze in allen Einrichtungen bereit.

Im Rahmen der Bearbeitung der Betreuungsanfragen kann jede Einrichtung über die sie betreffenden Anfragen durch die Vergabestelle vorab informiert werden. Die Einrichtungen bekommen so die Möglichkeit, Einfluss auf die Vergabe zu nehmen.

Der Abschluss des Betreuungsvertrags erfolgt nach der Zuweisung der Anfragen in den Einrichtungen. Die Vergabestelle erhält darüber eine Rückmeldung.

enthalten in

Basis-Modul

Zusatzauswertungen2018-09-20T09:55:36+02:00

Im Basismodul ist bereits eine Vielzahl verschiedener Auswertungen enthalten. Mit dieser Funktion können beliebige Auswertungen, Statistiken und Berichte ganz individuell zusammengestellt, unter eigenem Namen abgespeichert und damit wie die Standard-Auswertungen verwendet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Abholberechtigungen verwalten2019-06-04T11:11:59+02:00

Abholberechtigungen

Informationen zu abholberechtigten Personen können direkt im Betreuungsvertrag hinterlegt werden. Über ausdruckbare Listen sind die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software über die berechtigten Personen informiert.

Das entsprechende Modul vorausgesetzt, können Eltern die Abholberechtigungen auch online verwalten.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Abrechnung zusätzlicher Leistungen2019-06-04T10:10:17+02:00

zusätzliche Leistungen

Mit dieser Funktion können Zusatzleistungen (z.B. zusätzliche Betreuungsstunden, Verpflegungspauschalen) und weiterführende Angebote der Einrichtungen (z.B. Fremdsprachenunterricht, musikalische Früherziehung) verwaltet und abgerechnet werden.

Die Verwaltung einmaliger und wiederkehrender Leistungen erfolgt in einem Leistungskatalog.

enthalten in

Modul Abrechnung

Adminportal2019-01-31T11:45:21+02:00

Das Adminportal dient der Einrichtung einer Kundeninstallation bzw. eines Mandanten bei Inbetriebnahme der Online-Kindertagesstättenverwaltung KIVAN im Rechenzentrum der Lecos GmbH oder bei selbsthostenden Kunden in deren IT-Umgebung.

Hier wird die Kundenlizenz verwaltet und aktiviert. Außerdem erfolgt hier die Administration einiger für den Betrieb der Portale notwendigen Einstellungen des Online-Portals.

enthalten in

Basis-Modul

An-/Abwesenheit Mitarbeiter2018-11-12T17:18:18+02:00

Geplante und ungeplante Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Fortbildung) können in der Mitarbeiterverwaltung erfasst werden und werden bei der Dienstplanung berücksichtigt.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Anwesenheitslisten2019-01-30T12:12:30+02:00

Zur Protokollierung der Anwesenheit der Kinder und der täglichen Anwesenheitszeiten lassen sich Listen erstellen. Hier können gruppenweise die Namen der Kinder und Freifelder zur Eingabe von Kommen und Gehen eingrtragen werden. Die fertigen Listen stehen dann zum Druck und zur Weitergabe an die entsprechende Gruppe zur Verfügung.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Außnahmeanträge (z.B. für Zuzügler)2018-09-19T15:47:04+02:00

Zur Vermeidung von Mehrfachanmeldungen werden Kindsdaten im Einwohnermelderegister geprüft. Für Familien, die den Zuzug planen, für Kinder mit Auskunftssperren oder für ungeborene Kinder können Ausnahmen hinterlegt werden, damit auch eine Bedarfsmeldung oder ein Vertrag für diese Kinder erstellt werden kann.

enthalten in

Modul EWO

Auswertungen zu Bedarfsmeldungen2018-11-12T17:25:25+02:00

In KIVAN stehen vielfältige Auswertungen zu den Bedarfsmeldungen zur Verfügung. Unter anderem können Kommunen dadurch feststellen, wieviele unversorgte Anmeldungen noch vorliegen, wie der Bearbeitungsstand in den Einrichtungen ist, welche Einrichtungen bei Eltern beliebt sind oder wie sich der Bedarf auf die Sozialräume verteilt.

Zusätzlich ist es möglich Listen zu erstellen, die die Bedarfsmeldungen mit allen relevanten Kennzahlen und Kennzeichnungen enthalten. Über die Pivot Funktion von Excel können, basierend auf diesen Listen, beliebige Auswertungen und Statistiken erstellt werden.

enthalten in

Basis-Modul

Auswertungen zu betreuten Kindern2019-02-01T12:38:11+02:00

In KIVAN stehen unterschiedliche Auswertungen zu den Betreuungsverträgen für Kommunen aber auch Träger und Einrichtungen zur Verfügung. Es können Übersichten zur Auslastung, zu den Geschwisterkindern, den Elternbeiträgen oder Schulanfängern erstellt werden.

Weitere Auswertungen dienen zur Darstellung der Verteilung von Kindern nach Trägern, Sozialräumen oder Altersgruppen und Betreuungsformen.

enthalten in

Basis-Modul

Auswertungen zu Eingliederungshilfen2018-09-19T16:37:30+02:00

Auf Basis eines bestehenden Betreuungsvertrages können zu einem Kind Anträge auf Eingliederungshilfe mit dem Status des Antrages erfasst und verwaltet werden.

Mit Hilfe einer dazugehörigen Auswertung ist der Antrags- und Bewilligungsverlauf zum jeweiligen Kind mit den Vertragsdaten darstellbar. In der Belegungsübersicht kann zudem der Antrags- und Bewilligungsstatus in Zusammenhang mit belegten integrativen Betreuungsplätzen ausgewertet werden.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Auswertungen zu Einrichtungen2018-11-12T17:33:16+02:00

Den Einrichtungen stehen in KIVAN diverse Auswertungen zur Verfügung. Dazu zählen zum Beispiel Übersichten und Berechnungen zum Personal, verschiedene Formulare zur Meldung der Betreuungsplätze oder Auswertungen zu den Beitragsermäßigungen.

enthalten in

Basis-Modul

Auswertungen zu Fremdgemeindeanträgen2019-01-30T12:21:26+02:00

KIVAN erleichtert die Abrechnung der Kostenübernahmen anderer Gemeinden, wenn deren Kinder in den Einrichtung betreut werden. In den entsprechenden Auswertungen werden die Betreuungsverträge der zugelassenen Fremdgemeindekinder berücksichtigt.

enthalten in

Modul EWO

Auswertungen zu Platzbelegungen2019-06-04T10:05:14+02:00

Platzbelegungen

In KIVAN steht ein Vielzahl von Auswertungen zur Verfügung, um die Auslastung einer Einrichtung bzw. freie Kapazitäten aus verschiedenen Blickwinkeln darstellen zu können.

In diesen Auswertungen können die Belegungszahlen nach Alterskohorten, Platzkategorien, Betreuungsformen oder Kennzeichnungen nach Integration/Inklusion oder Migration vorgenommen werden.

Die Darstellung dieser Informationen erfolgt in tabellarischer oder grafischer Form.

Alle Informationen können in verschiedene Dateiformate zur Weiterverarbeitung exportiert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Auswertungen zu Tagespflegepersonen2019-02-01T12:42:02+02:00

Anhand der in KIVAN hinterlegten Informationen lassen sich ganz einfach Auswertungen zum Alter oder zu Qualifikationen und Nachweisen von Tagespflegepersonen erstellen.

enthalten in

Basis-Modul

Beantragung und Erstattung des Landeszuschusses2018-11-12T18:02:32+02:00

Ein Formular zur Beantragung des Landeszuschuss für betreute Kinder kann direkt in KIVAN erstellt werden. Das Formular beinhaltet Informationen zur Anzahl der Kinder in den Betreuungsformen, die Anzahl der Betreuungsstunden und die entsprechende Berechnung des Jahresbetrags.

Anhand der hinterlegten Betreuungsverträge und der erfassten Angaben der vorangegangen Betreuung in einer anderen Gemeinde, können Listen erstellt werden, die zur Erstattung des Landeszuschuss genutzt werden können.

Die Listen enthalten Angaben zu den Kindern, den Erstattungszeitraum sowie die berechneten Beträge.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Bedarfsmeldungen priorisieren/bewerten2018-10-12T15:34:17+02:00

Zur Priorisierung von Bedarfsmeldungen können Bewertungskriterien erstellt werden, welche mit Punkten zur unterschiedlichen Wertung versehen werden. Die Bewertung der einzelnen Bedarfsmeldungen erfolgt über die jeweilige Auswahl der zutreffenden Kriterien.

Anhand der unterschiedlichen Wertungen lassen sich die höher bzw. niedriger priorisierten Bedarfsmeldungen erkennen.

enthalten in

Basis-Modul

Bedarfsmeldungen verwalten2019-06-05T13:17:19+02:00

Betreuungswünsche verwalten

Die Bedarfsmeldung können Eltern aus dem Elternportal zur Sicherung des Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz versenden. Dadurch wird gegenüber dem Träger der Jugendhilfe ein Betreuungswunsch angezeigt.

Einer Bedarfsmeldung kann eine durch Parameter einstellbare Anzahl von Wunscheinrichtungen mitgegeben werden.

Einer Bedarfsmeldung liegt aber im Gegensatz zur Betreuungsanfrage kein konkret freier Platz zu Grunde.

enthalten in

Basis-Modul

Beitragsabrechnungen verwalten2019-06-04T10:07:40+02:00

Beitragsabrechnung

Über die Abrechnungsfunktionen werden in KIVAN Forderungen zu Elternbeiträgen und allen weiteren Leistungen ermittelt, Sollstellungen durchgeführt und diese an Finanzsysteme (separate Schnittstelle notwendig) übertragen. Die Generierung von Erst-, Änderungs- und Abmeldebescheiden wird genauso unterstützt wie die Generierung von Korrekturbescheiden nach rückwirkender Änderung von Verträgen und Leistungen. Zahlungsinformationen, Leistungskataloge, Beiträge und Ermäßigungen werden in einer übersichtlichen Verwaltung erfasst. Darüber hinaus bietet KIVAN volle Transparenz über die ermittelten Forderungen.

enthalten in

Modul Abrechnung

Belegungs-/Bedarfsplanung2018-08-28T16:50:03+02:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Danke.

enthalten in

Basis-Modul

Benutzer und Berechtigungen verwalten2019-06-05T13:46:03+02:00

fein abstimmbares Rechte- und Rollenkonzept

In KIVAN gibt es für die verschiedenen Module und Funktionen eigenständige Berechtigungen, welche über Benutzerrollen individuell zusammengestellt werden können. Damit kann man die Mitarbeiter in KIVAN so einschränken, dass sie nur Zugriff auf die Funktionen und Organisationen ihres Tätigkeitsbereichs erhalten.

enthalten in

Basis-Modul

Benutzerführung2019-03-20T12:23:23+02:00

Zeigen Sie den Eltern doch ganz einfach, wie man das Elternportal benutzt.

Im Elternportal sind an den betreffenden Stellen bereits „Haltepunkte“ hinterlegt. Im Verwaltungsportal können diesen Punkten dann freie Hilfe- bzw. Erläuterungstexte zugeordnet werden.

Ist mindestens ein Haltepunkt mit einem Hilfetext hinterlegt, wird Eltern zu Beginn ein „Tour starten“-Button angeboten. Der virtuelle Assistent springt dann der Reihe nach zu den mit Hilfetexten hinterlegten Haltepunkten und zeigt die hinterlegten Infos und Erläuterungen an. Zusätzlich werden „Zurück“- und „Nächster“-Button zur weiteren Navigation angeboten.

enthalten in

Basis-Modul

Beschreibung der Betreuungseinrichtung2019-03-20T11:13:43+02:00

Hier werden alle für die Einrichtung relevanten Informationen verwaltet. Dabei gibt es Informationen, welche im Elternportal dargestellt werden und jene, die nur Auswirkungen auf das Verwaltungsportal haben. Neben Ansprechpartnern, Öffnungszeiten, Schließzeiten, Bildern, einem Konzept und der Kartendarstellung können über Info-Felder auch zusätzliche Informationen erfasst werden.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungsanfragen verwalten2019-06-05T13:24:17+02:00

auf freien Betreuungsplätze bewerben

Bei einer Betreuungsanfrage über das Elternportal der Kita-Software bewerben sich Eltern auf einen konkret freien Platz. Dieser wurde durch den Abgleich von Betreuungskapazitäten der Kita-Betriebserlaubnis und tatsächlichen Verträgen unter Beachtung von Kategoriewechseln (z.B. Kinderkrippe, Kindergarten, Hort), für Firmen reservierten Plätzen, bereits erteilten Zusagen und weiteren Parametern, innerhalb der Kindergartenverwaltung tatgenau ermittelt.

Diese Kindergarten-Online-Anmeldung dient ebenfalls der Sicherung des Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz, da gegenüber dem Träger der Jugendhilfe durch diese Meldung ebenfalls der Betreuungswunsch angezeigt wird.

enthalten in

Modul Basis-Erweiterungen

Betreuungsgruppen2019-03-20T11:14:28+02:00

Diese Funktion dient der Verwaltung von Betreuungsgruppen. Neben einem Namen und einer Kapazität kann jeder Betreuungsvertrag einer Betreuungsgruppe zugeordnet werden. Mittels eines Änderungsvertrages kann auch ein Gruppenwechsel abgebildet werden. Die Gruppen helfen bei der Organisation der Kinder und können für verschiedene Listen und Auswertungen verwendet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungskategorien verwalten2019-06-05T13:44:36+02:00

Betreuungsformen

Die Kategorisierung der unterschiedlichen Betreuungsformen wie Kinderkrippe (U3), Kindergarten (Ü3) und Hort (Betreuung in Grundschulen) in Kindertageseinrichtungen und Tagespflegen wird in KIVAN unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungsverträge verwalten2019-06-05T13:18:06+02:00

Vetragsverwaltung

Betreuungsverträge bilden die Grundlage für die Verwaltung von Betreuungsplätzen für Kinder in den Einrichtungen. Die Platzvergabe richtet sich dabei streng nach den gültigen Betriebserlaubnissen und Ausnahmegenehmigungen.

Träger können ihre bestehenden Papierformulare als digitale Druckvorlagen hinterlegen. Diese Vorlagen werden mit den Vertragsdaten in KIVAN befüllt und können als ausgefülltes PDF-Dokument und in ausgedruckter Form weitergegeben werden.

Im Vertragsformular werden standardmäßig nur die allgemein betreuungsrelevanten Daten erfasst. Darüber hinaus können Träger individuell über den Einsatz von Zusatzformularen beliebige zusätzliche Informationen in KIVAN erfassen.

Außer den regulären Betreuungsverträge können in KIVAN auch Verträge für Ferienbetreuung und Gastkinder abgeschlossen werden. 

enthalten in

Basis-Modul

Betriebserlaubnismanagement2019-02-01T12:46:24+02:00

Alle Einrichtungen können in KIVAN verschiedene Betriebserlaubnisse hinterlegen. Darin werden die Art der Einrichtung (Kinderkrippe, Kindergarten, Kita, Hort, Tagespflege, usw.), die Kapazitäten für die jeweilige Kategorie und weitere Einstellungen vorgenommen. Mithilfe eines Gültigkeitsdatums lassen sich auch problemlos Veränderungen an der Betriebserlaubnis (z. B.: Erweiterung der Kita, temporäre Baumaßnahmen) bereits im Vorfeld anlegen.

enthalten in

Basis-Modul

Betriebskita2019-03-20T11:15:33+02:00

Mit der Funktion Betriebskita kann in der Betriebserlaubnis einer Einrichtung eine gewisse Anzahl an Plätzen für einen bestimmten Zweck zurückgehalten werden. Damit ist es möglich komplette Betriebskitas aber auch Kitas mit nur einem Teil an Betriebskitaplätzen abzubilden. Die reservierten Plätze werden bei der Platzsuche im Elternportal nicht berücksichtigt.

Die Verwaltung dieser Pool-Plätze erfolgt im Poolplätze-Management.

enthalten in

Basis-Modul

bundeslandspezifische Einstellungen2018-09-10T10:06:06+02:00

Bundeslandspezifische Einstellungen sind direkt im KIVAN hinterlegt. Dazu gehören beispielsweise Feiertage, Schulferien aber auch gesetzliche Festlegungen, welche auf die Platzvergabe oder die Vertragsverwaltung Auswirkungen haben. Die Daten werden vom Entwickler-Team hinterlegt und gepflegt.

enthalten in

Basis-Modul

Corporate Design2019-03-20T11:20:41+02:00

Das Elternportal kann durch Anpassungen im Verwaltungsportal der Corporate Identity (CI) des jeweiligen Kunden angepasst werden. Dies geschieht mittels Html, CSS und JavaScript. Dadurch kann das Kita-Portal im „Look & Feel“ so an den Internetauftritt einer Kommune angeglichen werden, dass es vom Nutzer des Portals als integrierte Lösung wahrgenommen wird, obwohl es eigentlich eigenständig ist.

Die Einstellungen hierfür erfolgen im Verwaltungsportal und können – vorgenannte Grundkenntnisse vorausgesetzt – durch den Kunden selbst angepasst werden.

enthalten in

Modul Basismodul

Der Eltern-Account2019-06-05T14:25:44+02:00

Das Nutzerkonto der Eltern

Zur Abgabe einer Bedarfsmeldung oder einer Betreuungsanfrage im Elternportal benötigen Sorgeberechtigte einen Eltern-Account. Darüber gelangen sie in ihr persönliches Nutzerkonto. Im Nutzerkonto kann jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand eingesehen, eine Bedarfsmeldung geändert oder ein Wechselantrag für einen bestehenden Vertrag erfasst werden.

enthalten in

Basis-Modul

Dienstplan erstellen2019-04-18T11:44:13+02:00

Dienstpläne erstellen und verwalten

Die Dienstplanung unserer Kindergartensoftware KIVAN versucht, Ihnen bei der komplexen Gestaltung Ihres Dienstplans und der Einhaltung des vorgegebenen Betreuungsschlüssels in Ihrer Kita zu helfen.

Für die in der Personalverwaltung hinterlegten Mitarbeiter können Sie die täglichen Schichten für jede Woche planen und ausdrucken. Dabei berücksichtigen wir die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter (z.B. Krankheit, Urlaub, Weiterbildung).

Sofern Sie die Dienstplanung nutzen, werden für Sie automatisch die Wochenstunden der Mitarbeiter berechnet und der Saldo im Dienstplan automatisch aktualisiert.
Natürlich weisen wir Ihnen in der Dienstplan-Übersicht auch die Über- (+) bzw. Unterstunden (-) sofort aus, so dass Sie jederzeit darauf reagieren können.

Alle Angaben können Sie auch zum Soll-Ist-Vergleich im Personalabrechnungsbogen heranziehen. Damit können Sie natürlich jederzeit auch die Einhaltung des Betreuungsschlüssels überprüfen.

Die wöchentlichen Dienstpläne können Sie in tabellarische Aufstellungen in unserer Kita-Software als PDF speichern und ausdrucken.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Dokumente zentral verwalten2019-06-05T14:04:38+02:00

Alles an einem Ort

In den Betreuungsverträgen und auch Bedarfsmeldungen können Sie beliebig viele Dokumente (z.B. Nachweise der Eltern) hinterlegen. Dokumente, die Sie in Papierform erhalten, können Sie eingescannen und direkt in KIVAN abgelegen.

Die Pflege dicker Aktenordner entfällt, da Sie alle Unterlagen direkt über KIVAN erreichen.

enthalten in

Basis-Modul

Duplikatsprüfung für Bedarfsmeldungen2018-10-12T15:36:21+02:00

Eltern können für ein Kind nur eine reguläre Bedarfsmeldung abgeben. Damit soll verhindert werden, dass Eltern einen Vorteil gegenüber anderen erhalten, in dem sie eine Bedarfsmeldung mehrfach abgeben. Der Bearbeitungsaufwand in den Einrichtungen und in der Kommune wird dadurch minimiert. 

enthalten in

Modul EWO

Duplikatsprüfung für Verträge2018-10-12T15:38:33+02:00

In KIVAN gilt die Regel: ein Vertrag zu einem Kind zu einer Zeit.

Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, in mehreren Einrichtungen einen unterschriebenen Vertrag anzulegen. Natürlich kann aber ein bestehender Vertrag gekündigt und ein neuer Vertrag in einer anderen Einrichtung angelegt werden, solange sich die Vertragslaufzeiten nicht überschneiden.

enthalten in

Basis-Modul

E-Mail-Protokoll2019-03-20T12:12:53+02:00

Wenn ein Benutzer im Verwaltungsportal eine Zustandsänderung an einer Bedarfsmeldung oder einem Betreuungsvertrag vornimmt, werden im System unter anderem automatisierte Mitteilungen per E-Mail an die Eltern verschickt (siehe E-Mail-Vorlagen). Über das E-Mail-Protokoll kann ein Benutzer jederzeit nachverfolgen, wann und mit welchem Inhalt eine E-Mail verschickt wurde.

enthalten in

Basis-Modul

E-Mail-Vorlagen verwalten und nutzen2019-06-05T13:49:21+02:00

E-Mails direkt aus KIVAN versenden

Wenn sich der Zustand einer Bedarfsmeldung oder eines Betreuungsvertrages ändert, werden Eltern mit Nutzerkonto automatisch darüber per E-Mail informiert. Das passiert z.B. dann, wenn eine Einrichtung eine Bedarfsmeldung ablehnt oder einen Betreuungsvertrag erstellt. Für jede Statusänderung gibt es eine eigenständige E-Mail-Vorlage, welche inhaltlich individuell angepasst werden kann.

enthalten in

Basis-Modul

Eigenes GIS2019-03-20T11:26:50+02:00

Im Auslieferungsstandard von KIVAN wird aus lizenzrechtlichen Gründen OpenStreetMap als Geographisches Informationssystem (GIS) eingebunden.

Die OpenStreetMap-Datenbank wird unter der Lizenz „Open Database Licence (ODbL) 1.0″ verteilt. Die einzelnen Objekte in der Datenbank stehen unter „Database Contents License (DbCL) 1.0“. Die Lizenz besagt, dass jegliche Art der Nutzung von OSM-Daten auch gewerblich zulässig ist, solange die Lizenzbedingungen eingehalten werden. In KIVAN werden diese Bedingungen selbstverständlich eingehalten.

Nutzt eine Kommune für weitere Online-Dienste bereits ein anderes Kartensystem, kann dieses im Sinne einer einheitlichen Außendarstellung in KIVAN eingebunden werden.

Folgende alternative Kartendienste stehen zur Verfügung:

  • ArcGIS (ESRI)
  • Google Maps
  • Yahoo Maps
  • Bing Maps

enthalten in

Modul Eigenes GIS

Einwilligungen der Eltern verwalten2019-06-04T11:09:47+02:00

Dürfen Emilia und Julian mitmachen?

Informationen zu Einwilligungen der Eltern können direkt im Betreuungsvertrag des Kindes erfasst werden. Von der Fotoerlaubnis bis zur Teilnahme an einem Ausflug. Fehlende Einwilligungen der Eltern lassen sich somit ganz einfach ermitteln. Über ausdruckbare Listen können die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Elternkommunikation2019-03-20T11:57:20+02:00

Der im Basis-Modul von KIVAN erstellbare Eltern-Account wird im Elternportal nur für Funktionalitäten bis zum Betreuungsvertrag mit der Betreuungseinrichtung genutzt.

Mit dem Modul „Kommunikation“ kann der Account auch darüber hinaus für den Informationsaustausch zwischen Eltern und Betreuungseinrichtung genutzt werden.

So können damit im Elternportal zum Beispiel:

  • Abholbescheinigungen
  • besondere Betreuungshinweise (z.B. Medikamentenabgabe, besondere Ernährung, gesundheitliche Besonderheiten)
  • Informationen zu Impfungen
  • ärztliche Bescheinigungen
  • Erlaubnisse/Einwilligungen (z.B. Baden, Wandern, Fotoaufnahmen, Zahnarztbesuch, Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, etc.)

online hinterlegt und gepflegt werden.

Zusätzliche Datenfelder und Auswertungen ermöglichen der Betreuungseinrichtung, diese Informationen gezielt einzusehen oder nach fehlenden Angaben zu suchen. Änderungen werden in der Einrichtung angezeigt. Zusätzlich erhält die betreffende Einrichtung eine E-Mail-Benachrichtigung.

Damit entfällt ein großer manueller Aufwand in den Einrichtungen und Eltern können die Informationen online jederzeit an ihre Bedürfnisse anpassen.

enthalten in

Modul Kommunikation

Entwicklungsdokumentation2018-08-28T17:49:54+02:00

Für die Kinder der Einrichtung können Entwicklungsberichte nach den üblichen Kriterien wie Sozialverhalten, Sprache und Motorik erfasst werden. Diese Berichte können zu einer Dokumentationsmappe zusammengefasst und ausgedruckt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Eskalationsmanagement2019-02-01T10:47:37+02:00

Für die Bearbeitung von Bedarfsmeldungen und Verträgen können Sie Fristen hinterlegen, um diese rechtzeitig abschließen zu können. Für Bedarfsmeldungen gibt es zusätzlich verschiedene Eskalationsstufen auf Stadtebene. Die Softwareanwendung KIVAN kann geeignete Mitarbeiter über das Überschreiten der Fristen bzw. das Eskalieren eines Vorgangs informieren.

enthalten in

Basis-Modul

Export Konfigurationseinstellungen2019-03-20T11:28:47+02:00

Über das Adminportal können alle Konfigurationseinstellungen eines Mandanten einfach exportiert werden, um diese in einer anderen Umgebung zu importieren. So lassen sich schnell die produtkiven Einstellungen für ein eventuelles Schulungs- oder Testystem übernehmen.

enthalten in

Basis-Modul

Export von Listen (Excel, CSV, XML)2019-06-05T14:09:49+02:00

Wenn’s mal doch nicht in KIVAN geht?

Zur Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen können alle Listen grundsätzlich als Excel-Dokument, CSV-Datei oder XML-Datei exportiert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Favoriten2019-03-20T11:59:40+02:00

An jeder Stelle im Verwaltungsportal können Favoriten angelegt werden. Diese sind über den Schnellzugriff im linken, oberen Teil des Verwaltungsportals zu finden. So können wichtige Betreuungsverträge oder noch zu bearbeitende Bedarfsmeldungen markiert und schnell wiedergefunden werden.

enthalten in

Basis-Modul

Fehler an Support melden2019-06-05T14:03:37+02:00

Wenn’s mal nicht so passt

Benutzer können auftretende Fehler direkt über das Verwaltungsportal an das Support-Team melden. Dazu steht im Hilfe-Menü die Funktion „Fehlermeldung senden“ zur Verfügung. Dabei handelt es sich um ein Formular, in dem der Benutzer Angaben zum Fehler, zum Hergang und zum erwarteten Verhalten machen kann. Zusammen mit den automatisch ermittelten Informationen zum verwendeten Browser kann das Support-Team gemeldete Fehler besser verstehen, analysieren und beheben.

enthalten in

Basis-Modul

Fernzugriff2019-02-01T09:36:09+02:00

Über den Fernzugriff kann das Support-Team die Probleme von Benutzern schnell und zuverlässig lösen.

Dazu ist der Start eines Programms erforderlich – keine Installation nötig – welches uns den Zugriff auf Ihren Bildschirm erlaubt. Die Funktion steht im Hilfe-Menü unter „Fernzugriff“ zur Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

Freie-Platz-Suche2019-01-31T11:31:54+02:00

Die Freie-Platz-Suche erfolgt durch den Abgleich von Betreuungskapazitäten der Kita-Betriebserlaubnis und tatsächlichen Verträgen unter Beachtung von Kategoriewechseln (z.B. Kinderkrippe, Kindergarten, Hort), für Firmen reservierten Plätzen, bereits erteilten Zusagen und weiteren Parametern, für eine konkrete Betreuungsanfrage.

Anhand konkreter Daten zu Geburtstag und Betreuungsbeginn prüft KIVAN, ob in einer Einrichtung ein Betreuungsplatz verfügbar ist.

Wird eine Einrichtung gefunden, welche den Betreuungszeitraum von Betreuungsbeginn bis Schulanfang komplett abdecken kann (grün markiert), so wird diese zuerst angezeigt.

Einrichtungen, welche nur zum Teil den gesamten Betreuungszeitraum abdecken, werden als Alternativen (gelb markiert) im Anschluss angezeigt.

Ist in keiner Einrichtung ein Platz frei oder entsprechen die Alternativen nicht den Vorstellungen der Eltern, so können natürlich immer Bedarfsmeldungen abgegeben werden.

enthalten in

Modul Basis-Erweiterung

Fremdgemeindeanträge verwalten2019-06-05T13:41:53+02:00

Fremdgemeindekinder erkennen

Zur Vermeidung von Mehrfachanmeldungen werden Kindsdaten im Einwohnermelderegister geprüft. Damit auch Kinder aus Fremdgemeinden aufgenommen werden können, gibt es eine Verwaltung zur Zulassung von solchen Fremdgemeindekindern. Zur Abrechnung gegenüber der Wohnortgemeinde können entsprechende Auswertungen erstellt werden.

Die Abgrenzung erfolgt auf Grund von landesspezifischen Gesetzen zur Erstattung des Gemeindeanteils und des Landeszuschusses an die aufnehmende Gemeinde.

enthalten in

Modul EWO

Geburtstagslisten2018-11-12T17:43:35+02:00

Die Geburtstage von betreuten Kindern können gruppenweise als Excel-Dokument erstellt und in ausgedruckter Form in die Betreuungsgruppen verteilt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Gegenprüfung der Daten mit Einwohnermeldeverfahren2019-06-04T10:06:26+02:00

Mit KIVAN haben Dubletten keine Chance!

Zur eindeutigen Identifizierung eines jeden Kindes erfolgt nämlich eine direkte und automatische Gegenprüfung der Daten (Name, Wohnadresse, Geburtsdatum) im Einwohnermelderegister. Es müssen also alle Daten exakt eingegeben werden, damit die Anmeldung des Kindes vom System überhaupt akzeptiert wird.

Mehrfachanmeldungen sind somit absolut unmöglich! Für Außerortskinder gibt es ein spezielles, angebundens Verfahren, welches auch ihnen den Zugang ermöglicht.

enthalten in

Modul EWO

Gruppenbelegungsansicht2019-01-30T12:31:38+02:00

Die Gruppenbelegungsansicht stellt die Belegung der Betreuungsgruppen einer Einrichtung visuell dar. Anhand einer Zeitleiste ist so unter anderem schnell erkennbar, ab wann Plätze frei werden oder wann Kinder in eine andere Gruppe wechseln.

Die Angaben zum Alter und Geschlecht des Kindes hilft bei der Aufteilung der Kinder in die Gruppen.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Gruppenformen NRW2019-03-04T12:15:43+02:00

KIVAN kann die Gruppenformen in NRW gemäß Kinderbildungsgesetz (KiBiz) abbilden und verwalten.

Dabei erfolgt die Betreuung in Tageseinrichtungen nach drei unterschiedlichen Gruppenformen. Für jede Gruppenform lässt das Kinderbildungsgesetz (KiBiz) drei zeitliche Betreuungsvarianten zu: 25, 35 oder 45 Wochenstunden.

  • Gruppenform I: Kinder im Alter von zwei Jahren bis zur Einschulung
  • Gruppenform II: Kinder unter drei Jahren
  • Gruppenform III: Kinder im Alter von drei Jahren bis zur Einschulung

Weitere Informationen zu KiBiz finden Sie hier.

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Basis-Modul

Gruppenlisten2018-11-12T17:51:29+02:00

Zu den Kindern in den Betreuungsgruppen können diverse Listen erstellt werden, die in der täglichen Gruppenarbeit hilfreich sein können.

Dazu zählen unter anderem Geburtstagslisten, Telefonlisten der Sorgeberechgten, Listen zu Abholberechtigungen, medizinischen Informationen und Einwilligungen, aber auch Listen zur Erfassung der Anwesenheiten.

Alle Listen werden als Excel-Dokument erstellt und können ausgedruckt und in den jeweiligen Gruppen verteilt werden.

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Modul KiTa-Basis

Import Bedarfsmeldungen2019-01-29T12:30:54+02:00

Diese Funktion unterstützt den Import von Bedarfsmeldungen aus einem anderen System direkt zu KIVAN. Damit lassen sich schnell alle Bedarfsmeldungen eines Systems duplizieren, um beispielsweise Testdaten in einer Schulungsumgebung zur Verfügung zu stellen. Auch die Migration eines anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

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Basis-Modul

Import Konfigurationseinstellungen2019-01-29T12:39:36+02:00

Mithilfe dieser Funktion lassen sich Einstellungen, die aus einem anderem System exportiert wurden, direkt wieder importieren. Dies erleichtert das Duplizieren aller Einstellungen eines Systems, woraufhin man beispielsweise eine Schulungsumgebung aufbauen kann.

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Basis-Modul

Import Stammdaten2019-01-29T12:44:33+02:00

Durch die Funktion Import von Stammdaten können die Stammdaten, welche aus einem anderen System exportiert wurden, direkt wieder importiert werden. Damit lassen sich schnell alle Stammdaten eines Systems duplizieren, um beispielsweise eine Schulungsumgebung aufzubauen. Auch die Migration eined anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

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Basis-Modul

Import von Vertragsdaten2019-01-29T12:43:30+02:00

Durch die Funktion Import von Vertragsdaten können die Vertragsdaten, welche aus einem anderen System exportiert wurden, direkt wieder importiert werden. Damit lassen sich schnell alle Vertragsdaten eines Systems duplizieren, um beispielsweise eine Schulungsumgebung aufzubauen. Auch die Migration eines anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

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Basis-Modul

individuelle Datenschutzerklärung2019-03-20T11:32:29+02:00

Die Datenschutzerklärung im Elternportal kann komplett durch den Kunden angepasst werden. Dazu steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Die Datenschutzerklärung ist dann jederzeit und überall vom Elternportal aus erreichbar.

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Basis-Modul

individuelle FAQ-Seite2019-03-20T11:35:48+02:00

Die im Elternportal hinterlegten Frequently Asked Questions (FAQ), also häufig gestellte Fragen, kann der Kunde komplett selbstständig an seinen Prozess angepassen. Dafür steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung.

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Basis-Modul

individuelle Impressumseite2019-03-20T11:38:13+02:00

Das Impressum im Elternportal kann der Kunde komplett selbstständig an seine Bedürfnisse anpassen. Dafür steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Über die Verlinkung im Fußbereich des Elternportals ist das Impressum jederzeit erreichbar.

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Basis-Modul

individuelle Startseite2019-03-20T11:40:50+02:00

Die Startseite im Elternportal kann der Kunde komplett selbstständig an seine Vorstellungen angepassen. Dazu sind nur Grundkenntnisse in Html notwendig. Mit dem Zusatzmodul Mehrsprachigkeit kann sogar für jede Sprache eine eigene Startseite konfiguriert werden, um die jeweiligen Eltern gezielter anzusprechen.

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Basis-Modul

individuelle Zusatzformulare2019-06-04T10:52:49+02:00

Damit keine Information verloren geht

Für die Formulare zum Erfassen von Bedarfsmeldungen und Verträgen gilt der Grundsatz: „So viel wie möglich, So wenig wie nötig“!

Um dennoch alle benötigten Informationen über ein Kind hinterlegen zu können, gibt es bei KIVAN für jeden Träger die Möglichkeit, zusätzliche individuelle Formulare zu erstellen. Auf einfache Art und Weise lassen sich diese Formulare mit selbst gewählten Feldern gestalten. Dabei werden auch Felder zur Texteingabe, zur Auswahl eines Datums und Listen mit vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten unterstützt.

Eine Änderung oder Erweiterung der Formulare ist jederzeit möglich. Die Druckvorlagen lassen sich um Angaben aus diesen Zusatzformularen erweitern, damit diese dann z.B. beim Vertragsdruck auch ausgegeben werden.

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Basis-Modul

Informieren und Plätze suchen – Das Elternportal2019-06-05T14:01:59+02:00

Für Eltern

Bei unserer Elternportal-Software handelt es sich um eine öffentliche Webseite, auf der sich Eltern über das Betreuungsangebot und Vergabeverfahren der Kommune informieren können. Hier können sie nach freien Plätzen suchen oder ihren Betreuungsbedarf melden. Informationen zum zeitaktuellen Bearbeitungsstand erhalten die Eltern in ihrem persönlichen Nutzerkonto.

Das Erscheinungsbild der Webseite kann auf den spezifischen Wunsch der Kommune angepasst werden. Die Webseite ist dabei immer sowohl für die Bedienung am Computer als auch auf mobilen Geräten ideal abgestimmt.

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Basis-Modul

integriertes Online-Handbuch2018-09-19T14:45:40+02:00

Das integrierte Online-Handbuch ist in Form einer Frageliste mit entsprechenden Antworten (FAQ) aufgebaut, um dem Benutzer gezielt Lösungen für seine Fragen und Probleme vorzuschlagen. Teilweise sind die Erläuterungen mit Abbildungen ergänzt. Das Handbuch steht im Hilfe-Menü unter „Handbuch“ zur Verfügung und kann bei Bedarf auch ausgedruckt werden.

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Basis-Modul

Jugendhilfestatistik erstellen2019-06-04T10:50:17+02:00

Landesstatistik

Jährlich erfassen die statistischen Landesämter umfangreiche Daten. Anhand dieser Datenbasis verschaffen sie sich einen Überblick des Angebotes verschiedener Betreuungsformen in Kindertageseinrichtungen. Darüber hinaus erfahren die Landesämter dadurch etwas über die personellen Voraussetzungen für einen bedarfsgerechten Ausbau des Betreuungsangebots.

Folgende Daten werden dabei erfasst: die Anzahl der Kindertageseinrichtungen, die Zahl der genehmigten Plätze sowie die dort betreuten Kinder und tätigen Personen. Die Auskunftsverpflichtung ist in Bundes- und Landesgesetzen geregelt.

Nach § 11a Abs.1 des Bundesstatistikgesetz (BStatG) sind Stellen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen und bereits standardisierte elektronische Verfahren nutzen, dazu verpflichtet diese auch für die Übermittlung von Daten an die statistischen Ämter zu verwenden.

Dieses Modul ergänzt an entsprechender Stelle den Prozess um die notwendigen Eingabefelder und erstellt zum Stichtag die geforderte Meldung für das jeweilige statistische Landesamt. Die umfangreiche manuelle Datenerfassung und das Ausfüllen des Meldebogens entfallen damit.

Gemäß der Vorgaben des statistischen Bundesamtes im sogenannten IDEV-Verfahren (Internet Datenerhebung im Verbund) wird eine CSV-Importdatei pro Einrichtung für die Online-Meldung erzeugt.

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Modul Erweiterte Auswertungen

Kindertagespflege (dezentrale Verwaltung)2019-03-20T11:43:42+02:00

Diese Funktion kommt zum Einsatz, sobald die Tagespflegepersonen in einer Kommune selbstständig mit KIVAN arbeiten.

Die Tagespflege erhält einen eigenen Zugang zu KIVAN und kann eingehende Betreuungsanfragen und Bedarfsmeldungen eigenständig in der Kita-Software bearbeiten. Gleiches gilt für die Verwaltung der Betreuungsverträge. Die Funktion ermöglicht den Tagespflegepersonen eine umfangreiche Auswertungen ihrer Berichtswesen sowie der Steuerung ihrer Tagespflegestelle.

Im Verwaltungsportal kann die Tagespflege ihre Stammdaten bearbeiten und dann festlegen, welche dieser Daten im Elternportal sichtbar sind.

Zusätzlich gibt es für die Kommune eine erweiterte Stammdatenverwaltung der Tagespflegepersonen. Diese Funktion erleichtert die Pflege von Daten zur Ausbildung, zu Eignnungsprüfungen, zu diversen Qualifikationen und Zeugnissen sowie zu Besuchen von Erste-Hilfe-Kursen.

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Basis-Modul

Kindertagespflege (zentrale Verwaltung)2019-03-20T11:45:59+02:00

Diese Funktion kommt zum Einsatz, sobald die Vermittlung der Tagespflegeplätze einer Kommune über eine zentrale Stelle abläuft.

Die zentrale Vermittlungsstelle kann mit dieser Funktion alle eingehenden Betreuungsanfragen und Bedarfsmeldungen bearbeiten.
Weiterhin kann sie alle zwischen den Eltern und den Tagespflegepersonen geschlossenen Betreuungsverträge verwalten und umfangreiche Auswertungen für ihr Berichtswesen und zur Steuerung der Vermittlungsstelle nutzen.

An zentraler Stelle erfolgt die Verwaltung der Stammdaten der betreuten Tagespflegen. Gemeinsam mit ihnen legt die Vermittlungsstelle fest, welche dieser Daten im Elternportal sichtbar sind.

Zusätzlich bietet diese Funktion eine erweiterte Stammdatenverwaltung für die Tagespflegepersonen an.
Hiermit erfolgt die Pflege der Daten zur Ausbildungen, zu Eignungsprüfungen, zu diversen Qualifikationen und Zeugnissen sowie zu Besuchen von Erste-Hilfe-Kursen.

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Basis-Modul

Kommentarfunktion2019-06-04T11:14:31+02:00

Eigene Anmerkungen verwalten

Verträge, Bedarfsmeldungen, Fremdgemeindeanträge und weitere Arbeitselemente können in KIVAN durch die Benutzer mit Kommentaren versehen werden.

Das dient zum einer zur internen Protokollierung, kann aber auch zur Kommunikation zwischen Einrichtung, Träger und Kommune genutzt werden. Beim Erstellen eines Kommentars kann der Benutzer individuell wählen, für wen dieser sichtbar sein soll.

Durch farbliche Kennzeichnungen kann außerdem eine Gruppierung der Kommentare vorgenommen werden.

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Basis-Modul

Kontakte protokollieren2018-10-24T15:10:01+02:00

Auf Stadtebene können sämtliche Kommunikationsvorgänge mit den Eltern und den Einrichtungen zu einer Bedarfsmeldung protokolliert werden.

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Basis-Modul

Leistungskatalog verwalten2019-06-05T13:11:24+02:00

Katalog zusätzlicher Leistungen

Träger können sich mit KIVAN einen Leistungskatalog für Leistungen aufbauen, welche nicht durch den Elternbeitrag abgedeckt sind. In diesem Katalog können einmalige oder fortlaufende Leistungen (z.B. Anmeldegebühr, Verpflegungspauschalen, Mehrbetreuung, etc.) mit deren Gebühren hinterlegt und abgerechnet werden.

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Modul Abrechnung

Lizenzmanagement2019-01-30T10:07:57+02:00

In KIVAN sind immer nur die durch den Kunden bestellten Module und Funktionen verfügbar.

Die Nachbestellung und das Freischalten zusätzlicher Module und Funktionen ist jedoch jederzeit möglich. Eine Anpassung oder ein Update der Anwendung ist dazu nicht nötig.

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Basis-Modul

Management der Einrichtungsarten2018-11-12T17:13:30+02:00

In KIVAN ist es möglich alle Betreuungsarten für Kinder bis zum Grundschulalter
abzubilden. Dazu zählen Kitas, reine Kinderkrippen oder Kindergärten, Horte,
Tagespflegen, Spielgruppen oder Eltern-Kind-Gruppen. Durch die flexible
Kapazitätsverwaltung und konfigurierbare Regeln für Kapazitätsnutzung, Verteilung der
Plätze in den Platzkategorien und Überbelegung kann jede Betriebserlaubnis in
KIVAN abgebildet werden kann.

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Basis-Modul

Medizinische Informationen2019-06-05T13:40:30+02:00

medizinische Informationen zum betreuten Kind

Informationen zum betreuenden Kinderarzt, zum Impfstatus gegen bekannte Krankheiten und zum Stand bei den U-Untersuchungen können direkt im Betreuungsvertrag des Kindes erfasst werden. Außerdem können Besonderheiten zur Ernährung und benötigte Medikamentenabgaben hinterlegt werden. Über ausdruckbare Listen können die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

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Modul KiTa-Erweiterungen

Mehrsprachigkeit2019-03-20T11:49:06+02:00

Gerade Eltern mit Migrationshintergrund haben aufgrund ihrer Sprachkenntnisse mitunter Schwierigkeiten bei der Nutzung kommunaler Informationsangebote.

Mit dem Modul „Mehrsprachigkeit“ können unsere Kunden im Elternportal neben der deutschen Sprache bis zu vier Fremdsprachen zusätzlich anbieten. Diese sind Englisch, Französisch, Russisch und Türkisch.

Folgende Informationen werden in der jeweiligen Sprache angezeigt:

  • Bildschirmdialoge
  • Menüs
  • Button-Beschriftungen
  • Formularfeld-Bezeichnungen
  • Fehlerausgaben
  • Hinweise

Die Beschreibungen zu Trägern und Betreuungseinrichtungen, hinterlegte Konzepte, etc. werden nicht in der ausgewählten Fremdsprache dargestellt. Auch im Verwaltungsportal bleibt alles in deutscher Sprache.

Aufgrund der Individualisierbarkeit der Textressourcen ist die Übersetzungsleistung nicht inbegriffen. Diese ist separat zu beauftragen.

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Modul Mehrsprachigkeit

Öffentliche Nutzungsstatistik2019-03-20T12:19:48+02:00

Im Elternportal kann der Zugriff auf eine Statistikseite zur Teilnahme der Träger und Einrichtungen an der Kitamanagement-Software freigeschaltet werden. Diese Seite ist dann für alle Besucher des Elternportals aufrufbar und stellt dar, wieviele Träger sich am Kita-Portal ganz, teilweise oder gar nicht beteiligen.

Die Beteiligung an unserem Online-Portal richtet sich dabei nach der Integration der einzelnen Einrichtungen:

  • ist die Einrichtung mit einer gültigen Betriebserlaubnis freigeschalt
  • ist die Einrichtung im Elternportal sichtbar
  • kann man die Einrichtungen in einer Bedarfsmeldung als Wunsch wählen
  • kann man nach einem freien Platz in der Einrichtung suchen

Weiterhin steht eine detaillierte Aufschlüsselung der Träger und Einrichtungen zur Verfügung, die gar nicht oder nur teilweise am Verfahren teilnehmen.

Zusätzlich werden Statistiken zur Anzahl an Verträgen und zur Anzahl der Eltern-Accounts in der Kommune dargestellt.

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Modul Erweiterte Auswertungen

Personalabrechnungsbogen2019-06-04T10:12:25+02:00

Betreuungsschlüssel eingehalten?

Das Verwaltungsportal von KIVAN stellt die Auswertung „Personalberechnungsbogen“ bereit.

Grundlage des Personalberechnungsbogens ist die aktuelle Belegung gruppiert nach der jeweiligen Platzkategorie, den Betreuungsstunden unter Berücksichtigung möglicher Integrationsplätze und unter Berücksichtigung der Schulvorbereitungsjahre. Auf Basis des gültigen Betreuungsschlüssels wird in der Auswertung das Vollzeitäquivalent (VzÄ) berechnet. Damit können Sie den derzeitigen und zukünftigen KiTa-Personalbedarf ermitteln.

Sofern Sie auch die Personalverwaltung und Dienstplanung nutzen, können Sie zudem auch die tatsächliche Einhaltung des Betreuungsschlüssels Ihrer KiTa überprüfen und nachweisen.

Die Aktualisierung der gesetzlichen Vorgaben der bundslanspezifischen Betreuungsschlüssel erfolgt im Rahmen der Softwarepflege bei Änderungen automatisch.

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Modul Erweiterte Auswertungen

Personalverwaltung2019-06-05T13:14:23+02:00

Betreuungspersonal verwalten

Mit dieser Funktion können Sie – sofern die entsprechende Berechtigung vorhanden ist – Personalstammdaten, flexible und Regelarbeitszeiten sowie Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Fortbildung) des Einrichtungspersonals im Verwaltungsportal pflegen.

Auch diverse Nachweise (z.B. zu Belehrungen, Führungszeugnis, Gesundheitszeugnis oder Erste-Hilfe-Nachweise) und deren Gültigkeit/Ablauf können in der Personalverwaltung nachgehalten werden.

Diese Angaben werden dann zum Soll-Ist-Vergleich herangezogen (z.B. im Personalberechnungsbogen).

Eine Dienstplanung und Erfassung von Ist-Stunden ist mit dieser Funktion ebenfalls möglich.

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Modul KiTa-Erweiterungen

Platzbelegungsansicht2019-01-30T12:36:05+02:00

Die Platzbelegungsansicht stellt die Belegung der verfügbaren Betreuungsplätze einer Einrichtung visuell dar. Anhand einer Zeitleiste ist so unter anderem schnell erkennbar, ab wann Betreuungsplätze frei werden, wann Kinder in eine andere Platzkategorie (z.B. Kinderkrippe zu Kindergarten) wechseln oder in welchem Zeitraum einer Überbelegung der Einrichtungskapazität vorliegt.

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Basis-Modul

Poolplätze-Management2019-03-20T12:31:52+02:00

Wird in KIVAN die Freie-Platz-Suche genutzt, können Eltern einen Betreuungsplatz über das Elternportal anfragen, wodurch dieser kurzzeitig belegt wird. Einrichtungen haben über Poolplätze die Möglichkeit, eine bestimmte Anzahl an Plätzen für die interne Vergabe freizuhalten. Diese Plätze können dann nur im Verwaltungsportal vergeben werden.

Zusätzlich können Betreuungsplatze als Plätze einer Betriebskita im Poolplätze-Management verwaltet werden.

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Basis-Modul

Prioritätenmanagement2018-10-15T15:56:04+02:00

Eltern haben die Möglichkeit bei der Abgabe einer Bedarfsmeldung konkrete Wunscheinrichtungen anzugeben und diese auch zu priorisieren. Abhängig vom gewählten Bearbeitungsverfahren kann diese Priorisierung über die Bearbeitungsreihenfolge in den Wunscheinrichtungen entscheiden. 

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Basis-Modul

Release Notes2019-02-01T09:41:02+02:00

Die Release Notes bieten den Anwendern eine Übersicht über alle neuen Funktionen, Verbesserungen und Behebungen von Softwarefehlern in KIVAN. Die Release Notes stehen Ihnen im Hilfe-Menü zur Verfügung.

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Basis-Modul

Revisionssicherheit2019-02-01T11:13:51+02:00

In KIVAN erfolgt stets eine revisionssichere Speicherung aller Arbeitselemente, wie z.B. Betreuungsverträge, Bedarfsmeldungen, Betriebserlaubnis, Mitarbeiter, etc. Dies hat zur Folge, dass man bei jeder abgespeicherten Änderung in der Datenbank jederzeit erkennen kann, welche Angaben davor erfasst waren. Dabei ist auch erkenntlich, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

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Basis-Modul

Schnellzugriff2018-10-12T15:42:54+02:00

Egal auf welcher Seite sich der Benutzer befindet, der Schnellzugriff als einfache Suche steht immer zur Verfügung.

Die Eingabe eines Namens, einer Vorgangsnummer oder eines Geburtstages führt direkt zu einer Übersicht aller zutreffenden Verträge, Bedarfsmeldungen und Anfragen.

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Basis-Modul

Schnittstelle ADDISON®2019-01-31T12:00:03+02:00

Kunden, die das Finanzbuchhaltungssystem ADDISON® der Firma Wolters Kluwer nutzen, können mit der Schnittstelle ADDISON® eine spezielle Export-Schnittstelle verwenden.

Mit dieser werden Datenfelder in den KIVAN-Stammdaten trägerbezogen dargestellt. Kostenstellen, Kassenzeichen und Debitoren-Daten (z.B. Name, Zahlbetrag) werden exportiert und als Importdatei für ADDISON® abgebildet.

In ADDISON® können dann die entsprechenden Beitragsrechnungen erstellt werden, ohne die notwendigen Daten doppelt pflegen zu müssen.

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Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle adebisKITA2019-01-31T12:01:22+02:00

Die Software adebisKITA (Firma: AKDB) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu KIVAN, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus KIVAN abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in adebisKITA, können die erstellten Verträge wiederum an KIVAN übermittelt werden.

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Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle adKOMM2019-01-31T12:04:17+02:00

Die Software adKOMM ist eine kommunale Software. Ein Modul dieser Software ist das integrierte Rechnungswesen welches KIVAN über eine Datei-Schnittstelle anspricht. Die Forderungen in einem Rechnungslauf werden dann mittels des Standards XFinanz über eine Datei-Schnittstelle an die Software übertragen.

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Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle Axians Infoma newsystem2019-06-03T10:50:52+02:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über eine Datei-Schnittstelle an Axians Infoma newsystem übermittelt werden.

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Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle CSV2019-01-31T12:06:01+02:00

Jede Liste (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) kann zur Weiterverarbeitung als CSV-Datei gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle DATEV2018-09-19T14:50:01+02:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über die Datei-Schnittstelle in DATEV übermittelt werden. 

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle Excel2019-01-31T12:08:01+02:00

Jede Liste (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) und tabellarische Auswertung kann zur Weiterverarbeitung als Microsoft Excel-Datei gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle H&H2018-09-19T12:59:42+02:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über die Datei-Schnittstelle „Allgemeine Veranlagung“ in H&H doppik übermittelt werden.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle IFR2018-09-19T12:59:42+02:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über eine Datei-Schnittstelle an SASKIA IFR übermittelt werden.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle intelliForm2018-09-19T12:59:42+02:00

Die Formularsoftware intelliForm (Firma: cit) kann zur Eingabe von Stammdaten (z.B. Bedarfsmeldung) in das Elternportal eingebunden werden.

enthalten in

Modul CIT

Schnittstelle KiBiG.web2019-06-25T10:56:20+02:00

KiBiG.web

Die Belegungsdaten einer Einrichtung können über eine Datei-Schnittstelle an das Portal KiBiG.web übermittelt werden.

KiBiG oder BayKiBiG steht für das Bayerische Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz. Das KiBiG.web unterstützt u.a. die finanzielle Abwicklung der Förderung der Tagespflegen zwischen den Regierungen, Ländesämtern, kreisfreien Städten sowie Gemeinden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle KiBiz.web2019-06-04T09:58:15+02:00

KiBiz.web

Die Belegungsdaten einer Einrichtung (Monatsmeldung) können über eine Datei-Schnittstelle an das Portal KiBiz.web übermittelt werden.

Das KiBiz.web ist die webbasierte Anwendung des Landes Nordrhein-Westfalen, welche Jugendämtern, Trägern und Einrichtungen dabei hilft, Zuschüsse zu beantragen und zu bewilligen.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle KiTaPLUS2019-01-31T12:11:28+02:00

Die Software KiTaPLUS (Firma: BMS Consulting) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu KIVAN, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus KIVAN abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in KiTaPLUS, können die erstellten Verträge wiederum an KIVAN übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle KiTaPro2019-06-18T10:53:56+02:00

Die Software KiTaPro (Firma: struQture) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu KIVAN, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus KIVAN abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in KiTaPro, können die erstellten Verträge wiederum an KIVAN übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle Kitathek2019-01-31T12:12:21+02:00

Betreuungsverträge können über eine Datei-Schnittstelle an die Kita-Software Kitathek Pro übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen

Schnittstelle PDF2019-01-31T12:13:21+02:00

Alle Auswertungen können zur Weitergabe als Adobe PDF-Datei gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle winKITA2019-01-31T12:16:40+02:00

Betreuungsverträge können über eine Online-Schnittstelle an die Kita-Software winKITA (Firma: SBM) übermittelt werden. Zusätzlich zu den Vertragsdaten können auch fällige Beiträge übergeben werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen

Schnittstelle XFinanz2018-10-03T22:22:37+02:00

XFinanz ist ein semantischer Standard, der sich speziell mit der inhaltlichen Definition und der fachlichen Beschreibung und den strukturellen Zusammenhängen der Fachdaten beschäftigt, die zwischen den Finanzverfahren und der Vielzahl vor- und nachgelagerter Fachverfahren zu übermitteln sind.

Er definiert eine universell einsetzbare, einheitliche Datenstruktur für die Interaktion zwischen kommunalen Fachverfahren und dem Finanzverfahren als zentralem Verfahren zur Haushaltsabbildung. Dabei deckt er sowohl die Anforderungen der Kameralistik als auch des neuen kommunalen Rechnungswesens auf doppischer Basis ab und ist somit in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung zukunftssicher einsetzbar.

XFinanz stellt keine technische Schnittstelle dar, sondern enthält ausschließlich einheitlich definierte fachliche Informationen wie zu übermittelnde Elemente (Fachdaten) mit ihren Eigenschaften (Attributen), zulässige Wertebereiche, Abhängigkeiten und Beziehungen zueinander.

KIVAN kann relevante Finanzdaten nach diesem Standard an nachgelagerte Finanzverfahren übermitteln.

Nach Angaben der SAKD haben nachfolgende Unternehmen an der Spezifikation der XFinanz-Schnittstelle mitgearbeitet:

  • AB-DATA GmbH & Co. KG, Velbert
  • ABIT AG, Meerbusch
  • Agresso GmbH, Unterföhring
  • Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern, München
  • Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Informationstechnik, Köln
  • C.I.P. Gesellschaft für Kommunale EDV-Lösungen, Erfurt
  • DATA-PLAN Computer Consulting, Chemnitz
  • DATA-team GmbH, Weinstadt und Leipzig
  • Deutsche Post Com GmbH, Bonn
  • Gebühreneinzugszentrale der öfftl.-rechtl. Rundfunkanstalten (GEZ), Köln
  • GKD Recklinghausen
  • H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft, Berlin
  • IHK Gesellschaft für Informationsverarbeitung mbH, Dortmund
  • Infoma Software Consulting GmbH, Ulm
  • KDVZ Citkomm, Iserlohn
  • KDVZ Rhein-Erft-Rur, Frechen
  • KDZ Westfalen-Süd, Siegen
  • KOB EDV-Systeme, Stammhamm und Chemnitz
  • KomFIT, Kommunales Forum für Informationstechnik, Kiel
  • KRZ Minden-Ravensberg/Lippe, Lemgo
  • MPS Software & Systems GmbH, Koblenz
  • P&I Personal & Informatik AG, Wiesbaden
  • PROSOZ Herten GmbH, Herten
  • s+p Software und Consulting AG, Leipzig
  • Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung, Bischofswerda
  • SAP Deutschland AG & Co. KG, Walldorf
  • SASKIA Informations-Systeme GmbH, Chemnitz
  • Schiller Software, Bad Endbach
  • Stadtverwaltung Chemnitz (beratend)
  • Technische Universität Berlin
  • Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), Oldenburg

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Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle XML2019-01-31T12:22:22+02:00

Jede Liste (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) kann zur Weiterverarbeitung als XML-Datei gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle zum SEPA-Verfahren2019-06-04T10:15:03+02:00

SEPA-Unterstützung

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über eine Datei-Schnittstelle in ein Online Banking Portal übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Serien-E-Mail erstellen2019-06-04T11:06:54+02:00

Serien-E-Mail

Die Serien-E-Mail Funktion hilft Mitarbeitern beim Träger oder in der Einrichtung bei der Benachrichtigung von Eltern, die eine Bedarfsmeldung abgegeben haben oder die bereits einen Betreuungsvertrag in der Einrichtung haben.

Dazu kann ein individueller E-Mail-Text gestaltet werden, in dem Platzhalter für Informationen aus Vertrag oder Bedarfsmeldung hinterlegt sind. Nach Auswahl der Empfänger werden die Platzhalter mit den tatsächlichen Daten aus Bedarfsmeldung oder Vertrag befüllt. Somit erhält jeder Sorgeberechtigte eine personalisierte E-Mail mit den Angaben zu seinem Kind.

enthalten in

Modul Kommunikation

Serienbriefe erstellen2019-06-04T11:04:53+02:00

Serienbriefe

Die Serienbrief Funktion hilft Mitarbeitern beim Träger oder in der Einrichtung bei der Benachrichtigung von Eltern, die eine Bedarfsmeldung abgegeben haben oder bereits einen Betreuungsvertrag in einer Einrichtung haben.

Dazu kann eine individuelle Briefvorlage gestaltet werden, in dem Platzhalter für Informationen aus Vertrag oder Bedarfsmeldung hinterlegt werden. Nach Auswahl der Empfänger werden die Platzhalter mit den tatsächlichen Daten aus Bedarfsmeldung oder Vertrag befüllt. Somit erhält jeder Sorgeberechtigte einen personalisierten Brief mit den Angaben zu seinem Kind.

enthalten in

Basis-Modul

Serviceunterstützung per Live-Chat2019-06-04T10:51:19+02:00

Warum nicht direkt nach Unterstützung fragen?

90% aller Supportanfragen bei KIVAN sind einfache Fragen, die sich in fast allen Fällen mit einer kurzen Antwort klären lassen. Meist geht es um Orientierungsfragen („wo finde ich…?“) oder fallspezifische Fragen („Wieso kann ich den Vertrag nicht unterschreiben?“). Und genau hierfür ist unser KIVAN Live-Chat eine optimale Lösung.

Der Live-Chat Button ist auf jeder Seite des Verwaltungsportals integriert und ermöglicht dem Nutzer sofort in Kontakt mit einem Servicemitarbeiter des KIVAN-Support-Teams zu treten.

Live-Chat erfordert den Abschluss eines Endkundensupport-Vertrags

Smart Konnekt2019-02-22T13:40:47+02:00

Für Mitarbeiter von Landkreisen oder Trägern, die in mehreren Kommunen mit KIVAN arbeiten, steht eine zentrale Webseite zur Verfügung. Auf dieser können sie kommunenübergreifend Informationen ermitteln und einsehen. Dazu gehört eine Liste aller Bedarfsmeldungen, eine Liste aller Verträge und entsprechende Auswertungsmöglichkeiten. Benutzer müssen damit nicht mehr zwischen verschiedenen System wechseln.

enthalten in

Modul Basis-Erweiterungen

Soziale Kriterien verwalten2019-01-30T11:56:06+02:00

Beim Erfassen einer Bedarfsmeldung gilt die Devise: So viel wie nötig, so wenig wie möglich!

Manchmal erfordert das Vergabeverfahren jedoch die Angabe von Informationen wie z.B. zum Förderbedarf oder zur Berufstätigkeit der Eltern. Diese Kriterien können individuell für das Anmeldeformular aktiviert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Stammdaten der Einrichtungen pflegen2019-06-05T13:22:58+02:00

allgemeine Einrichtungsdaten anpassen

Träger und Einrichtungen können in KIVAN ein individuelles Profil hinterlegen, welches dann für die Eltern im Elternportal einsehbar ist.

Dazu zählen allgemeine Informationen wie

  • Ansprechpartner
  • Kontaktdaten
  • Öffnungs- und Schließzeiten
  • Bilder
  • Konzepte

und viele weitere Informationen.

Alle Informationen können im Verwaltungsportal einfach aktualisiert oder geändert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Status-E-Mails an Einrichtungen2019-02-01T11:27:21+02:00

Dank täglicher E-Mail Benachrichtigung bekommen Einrichtungen stets die aktuellsten Informationen zu neuen oder geänderten Bedarfsmeldungen. Somit erhalten auch kleinere Einrichtungen – die nicht unbedingt täglich mit KIVAN arbeiten – jederzeit wichtige Hinweise zu Aktivitäten und ToDo’s.

enthalten in

Basis-Modul

Status-E-Mails an Eltern2019-01-30T11:58:46+02:00

Eltern werden per E-Mail über sämtliche Statusänderungen der Bedarfsmeldungen oder Verträge informiert. Die E-Mail-Texte können von der Kommune individuell gestaltet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Straßenverzeichnis2019-03-20T11:51:13+02:00

Im Verwaltungsportal kann mittels eines einfachen Datei-Uploads ein Straßenverzeichnis in KIVAN hinterlegt werden. Dafür werden nur die Straßen, Postleitzahlen und der Ort bzw. Ortsteile benötigt. Anschließend steht bei allen Adresseingaben (im Verwaltungs- sowie Elternportal) der Straßenkatalog zur bequemen Auswahl der Anschrift zur Verfügung.

enthalten in

Modul GeoInformationen

Systemeinstellungen und Anwendungsparameter verwalten2019-06-05T13:43:05+02:00

Immer passend zu Ihren Prozessen

Über Anwendungsparameter werden alle Einstellungen verwaltet, welche für das gesamte System gelten. Dort finden sich zum Beispiel Einstellungen zu Fristen, Betreuungsdauern, weitere Auswahllisten aber auch zur Sicherheit des Systems. Für jeden Anwendungsparameter kann nachvollzogen werden wann und von wem dieser zuletzt angepasst wurde.

enthalten in

Basis-Modul

Telefonnummernlisten2018-11-12T18:07:32+02:00

Die Telefonnummern der Sorgeberechtigten von betreuten Kindern können gruppenweise als Excel-Dokument erstellt und in ausgedruckter Form in die Betreuungsgruppen verteilt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Textressourcen-Management2019-03-20T11:53:29+02:00

Textlich lässt sich KIVAN komplett um die Begrifflichkeiten des Kunden erweitern. Dazu steht im Verwaltungsportal eine Funktion zur Verfügung, welche es  ermöglicht alle im System verwendeten Feldbezeichner, Fehlermeldungen, Hinweise und sonstige Texte an die Vorgaben des Kunden anzupassen. So kann beispielsweiese der Begriff Bedarfsmeldung in Bedarfsanmeldung oder nur Anmeldung geändert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Umkreissuche2019-03-20T12:08:26+02:00

Den Eltern steht im Elternportal eine Umkreissuche zur Verfügung. Das ermöglicht Ihnen eine gezielte Suche nach Einrichtungen in Wohnungs– oder Arbeitsplatznähe.

enthalten in

Basis-Modul

Veranstaltungen2019-02-01T11:33:21+02:00

Einmalig oder regelmäßig stattfindende Veranstaltungen können Sie mit KIVAN ganz einfach verwalten. Durch das Erstellen von Listen haben Sie außerdem direkt eine Übersicht aller teilnehmenden Kinder oder Absagen. Mit einem Klick können Sie diese Liste dann ausdrucken, um verantwortliche Personen auch außerhalb der Kita-Software darüber zu informieren.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Vertragsverwaltung2019-06-04T10:53:41+02:00

Umfassende Vertragsverwaltung

Die verständliche Vertragsverwaltung dient den Mitarbeitern in den Einrichtungen und beim Träger als zentrales Hilfsmittel zur Erledigung der täglichen Verwaltungsaufgaben.

Dazu zählen unter anderem das Anlegen, Unterschreiben und Kündigen eines Vertrages, das Erfassen von statistischen oder medizinischen Informationen, die Verwaltung von Dokumenten, Eingliederungshilfen oder Leistungen und der Import oder Export aller vorhandenen Datensätze.

enthalten in

Basis-Modul

Vertragsvorlagen2019-03-20T12:37:23+02:00

In KIVAN können Sie Vertragsvorlagen hinterlegen. Dank des integrierten Platzhaltersystem können Sie einfach alle relevanten Daten in diese Vorlage einfügen und bei Bedarf anschließend in den Vertrag übernehmen.

Vertragsvorlagen lassen sich in KIVAN für eine ganze Kommune, einen einzelnen Träger oder eine einzelne Betreuungseinrichtung separat hinterlegen. Außerdem kann man, je nach Berechtigung, im Verwaltungsportal alle Vorlagen ganz beliebig verändern oder anpassen.

enthalten in

Basis-Modul

Verwaltung Eingliederungshilfe2019-06-05T14:06:57+02:00

Eingliederungshilfe

Auf Basis eines bestehenden Betreuungsvertrages können zu einem Kind Anträge auf Eingliederungshilfe mit dem Status des Antrages erfasst und verwaltet werden. Dies gilt auch für Bewilligungen zu einem Kind mit Bewilligungsstatus, Gültigkeitszeitraum und Rehabilitationsträger.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Verwaltungsportal2019-06-05T13:50:44+02:00

Für die Verwaltung

Das Verwaltungportal ist die zentrale Webseite für Mitarbeiter von Landkreis, Kommune, Trägern und Einrichtungen. Über das Portal erfolgt Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen, die Berechnung und Abrechnung von Elternbeiträgen, die Verwaltung von Einrichtung und Trägern, sowie die Verwaltung der Benutzer. Über vielfältige Konfigurationsparameter kann das Verfahren an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Außerdem stehen vielfältige Möglichkeiten zur Auswertung und Weiterverarbeitung von Daten zu Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

Wartelisten-Management2019-06-05T14:12:12+02:00

Wunsch- und Wartelisten verwalten

KIVAN bietet die Möglichkeit individuelle Kennzeichnungen für Bedarfsmeldungen zu definieren. Diese können in den Einrichtungen dafür genutzt werden, die eingegangenen Bedarfsmeldungen zu kategorisieren und somit z.B. Bedarfsmeldungen in internen Wartelisten zu verwalten.

enthalten in

Basis-Modul

Wechselmodell (Doppelresidenzmodell)2019-02-01T12:16:00+02:00

Im Wechselmodell teilen sich getrennt lebende Elternteile gleichermaßen in die Betreuung ihres Kindes rein. Das bedeutet, dass ein Trennungskind ungefähr zu gleichen Teilen in beiden Haushalten lebt.

In diesem Fall ermöglicht unsere Kita-Verwaltungssoftware die Aufteilung des Elternbeitrags auf beide Elternteile. Dazu lassen sich im Vertrag zwei eigenständige Debitoren erfassen. Die Abrechnung erfolgt dann mittels zwei getrennter Forderungen für jeden Elternteil. Zusätzlich erhalten beide Sorgeberechtigten jeweils einen eigenen Zahlungsbescheid.

enthalten in

Modul Abrechnung

Wie werden in KIVAN Beiträge berechnet?2019-06-04T10:14:06+02:00

valide Beitragsberechnung

Mithilfe von KIVAN können Sie bei der Bearbeitung eines Betreuungsvertrages automatisch den korrekten Beitrag ermitteln.

Grundlage der Beitragsermittlung ist die aktuell gültige Beitragstabelle gemäß Beitragssatzung einer Kommune. Im Bereich der Stammdatenverwaltung ist diese Tabelle mit dem entsprechenden Gültigkeitszeitraum hinterlegt. Damit ist sichergestellt, dass bei der Beitragsermittlung immer der richtige Beitrag gezogen wird. Außerdem können Sie jederzeit auf hinterlegte, frühere Beitragstabellen zurückgreifen.

Die regelmäßige Aktualisierung der Beitragstabelle kann der Kunde selbst vornehmen. Bei Betrieb von KIVAN im Rechenzentrum der Lecos GmbH (Hosting) übernimmt dies die Leipziger Firma im Rahmen der Softwarepflege.

Die Beitragsermittlung erfolgt immer unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien, wie z.B.: gewählte Betreuungsdauer, betreffende Platzkategorie, Familiensituation oder das Vorhandensein von Geschwisterkindern. Selbstverständlich gibt es bei beitragsrelevanten Vertragsänderungen eine automatische Neuberechnung des Beitrags.

Alternativ ist auch eine Beitragsermittlung nach dem Einkommen der Eltern möglich. In KIVAN sind dafür entsprechende Berechnungsmodelle hinterlegt.

Der so ermittelte Beitrag kann im Betreuungsvertrag ausgewiesen und über eine Schnittstelle zur Beitragserhebung in eine externe Finanzbuchhaltung übergeben werden.

enthalten in

Modul Beitragsabrechnung

Wiedervorlagen2019-03-20T12:09:45+02:00

Wiedervorlagen dienen dem Benutzer des Verwaltungsportals in KIVAN als Erinnerungsfunktion.

Er kann sich damit zu einem selbst festgelegten Zeitpunkt an eine wichtige Tätigkeit zu einem Vertrag, einer Bedarfsmeldung und vielen weiteren Arbeitselementen in KIVAN erinnern lassen. Am entsprechenden Tag wird er dann an diese Tätigkeit erinnert.

enthalten in

Basis-Modul

Zeiterfassung2019-02-01T12:19:59+02:00

KIVAN bietet eine (experimentelle) Unterstützung von optischen Erfassungsgeräten zur Protokollierung der täglichen Anwesenheit betreuter Kinder in den Einrichtungen.

enthalten in

Modul Zeiterfassung

zentrale Vergabe2019-03-20T12:34:41+02:00

Diese Funktion ist für Kommunen mit zentraler Betreuungsplatzvergabe gedacht.

Es ermöglicht die Bearbeitung eingehender Bedarfsmeldungen und die Vergabe der Betreuungsplätze durch eine zentrale Stelle in der Stadtverwaltung. Dazu können Vergabekriterien und eine Gewichtung dieser festgelegt werden, auf deren Basis die Vergabe erfolgen soll. Beides wird im Bereich der Stammdaten zentral festgelegt.

Im Elternportal und/oder im Verwaltungsportal können diese Vergabekriterien mit Informationen/Dokumenten hinterlegt werden. Bei der Bearbeitung der Betreuungsanfragen wird geprüft, inwieweit jede einzelne Anfrage diese Vergabekriterien erfüllt. In einer zentralen Übersicht baut sich ein Ranking gemäß Erfüllungsgrad aller Anfragen auf.

Nach der Bewertung der einzelnen Betreuungsanfragen weist die zentrale Vergabestelle jede Anfrage einer konkreten Einrichtung zu. Dafür steht eine Übersicht über freie Plätze in allen Einrichtungen bereit.

Im Rahmen der Bearbeitung der Betreuungsanfragen kann jede Einrichtung über die sie betreffenden Anfragen durch die Vergabestelle vorab informiert werden. Die Einrichtungen bekommen so die Möglichkeit, Einfluss auf die Vergabe zu nehmen.

Der Abschluss des Betreuungsvertrags erfolgt nach der Zuweisung der Anfragen in den Einrichtungen. Die Vergabestelle erhält darüber eine Rückmeldung.

enthalten in

Basis-Modul

Zusatzauswertungen2018-09-20T09:55:36+02:00

Im Basismodul ist bereits eine Vielzahl verschiedener Auswertungen enthalten. Mit dieser Funktion können beliebige Auswertungen, Statistiken und Berichte ganz individuell zusammengestellt, unter eigenem Namen abgespeichert und damit wie die Standard-Auswertungen verwendet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Die Ausprägung der einzelnen Funktionen kann durch unterschiedliche Anwendungsparameter in den jeweiligen Kundenkonfigurationen abweichen.

Sie benötigen Unterstützung – kein Problem

flexibel und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt

Abstimmungsworkshops2018-09-19T15:43:06+02:00

Erbringung von Beratungsleistungen, welche folgende Inhalte umfasst:

  • fachliche Analyse
  • Konzeption
Abstimmungsworkshops (Online)2018-09-19T15:41:24+02:00

Erbringung von Beratungsleistungen, welche online z.B. telefonisch durchgeführt werden und folgende Inhalte umfasst:

  • fachliche Analyse
  • Konzeption
Basis-Support2018-10-02T19:51:29+02:00

Für Supportanfragen der Nutzer (Verwaltung, Träger, Einrichtungen, Eltern) stehen Ansprechpartner bei unserem Kunden zur Verfügung (First-Level-Support).

Definierte Ansprechpartner unseres Kunden können sich mit Ihren Fragen direkt (telefonisch, per Mail, per Supportanfrage direkt aus KIVAN heraus) an das KIVAN-Supportteam wenden und erhalten Unterstützung und Hilfestellung (Second-Level-Support).

CI-Umsetzung durch Lecos2019-05-03T10:33:42+02:00

Mit KIVAN kann das Kita Elternportal an das Corporate Design unserer Kunden angepasst werden. Im Verwaltungsportal kann dafür spezifischer HTML-/CSS-Code hinterlegt werden. Diese Integration sorgt dafür, dass der Internetauftritt des Kunden von seinen Usern als professionell und seriös wahrgenommen wird.

Da die Einstellungen dafür im Verwaltungsportal erfolgen, kann der Kunde diese selbst anpassen. Selbstverständlich kann auch das KIVAN-Team die Anpassung und Hinterlegung dieser kundenspezifischen Web-Codes übernehmen.

enthalten in

Basis-Modul

Direkter Kundensupport für alle Nutzer2019-06-04T10:55:03+02:00

erweiterter Support: Das Rund-um-Sorglospaket

Alle Nutzer können sich mit Ihren Fragen direkt (telefonisch, per Mail, per Supportanfrage direkt aus KIVAN heraus) an das KIVAN-Supportteam wenden und erhalten Unterstützung und Hilfestellung (First- und Second-Level-Support).

ereignisorientierte Mail-Templates anpassen2019-05-03T11:08:01+02:00

In KIVAN sind Vorlagen für ereignisorientierte E-Mails als Template hinterlegt. Diese Templates werden bei Eintreten der definierten Ereignisse mit den spezifischen Daten automatisch gefüllt und versendet.

Diese Templates können (je nach Berechtigung) vom Kunden selbst angepasst werden. Gern übernimmt das KIVAN-Team die kundenspezifische Anpassung dieser E-Mails.

kundenspezifische Auswertungen2019-04-09T10:52:20+02:00

Bereitstellung von zusätzlichen Auswertungen, Statistiken und Berichten, welche individuell zusammengestellt werden.

Projektleitung2018-09-19T15:43:46+02:00

Erbringung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen, welche folgende Inhalte umfasst:

  • Projektsteuerung und -koordination
  • Projektcontrolling
  • Kommunikation
  • Dokumentation
Schulung Administratoren2019-02-15T10:24:10+02:00

Administratoren werden in dieser Schulung – neben den wesentlichen Grundlagen von KIVAN – die administrativen Funktionen erläutert und in geeigneten praktischen Übungen vertieft.

Dazu zählen u.a.

  • Stammdatenverwaltung Kommune pflegen
  • Benutzerverwaltung
  • Anwendungskonfiguration
    • Anwendungsparameter
    • E-Mail-Vorlagen anpassen
    • Textressourcen anpassen
    • Kennzeichnungen verwalten
    • Elternportal anpassen
    • Mehrsprachigkeit verwalten
    • Straßenverzeichnis hinterlegen

Für diese Schulung ist eine Dauer von ca. vier Stunden geplant.

Schulung Administratoren (Online)2019-02-15T10:18:44+02:00

In diesem Online-Kurs lernen Administratoren das eKitamanagementsystem KIVAN kennen und die Softwareanwendung umfassend zu administrieren.
Egal ob Benutzerverwaltung, die Anwendungskonfiguration oder die Stammdatenverwaltung der Kommune – alles wird in einfachen, verständlichen, praxisbezogenen Videotutorials und verschiedenen Begleitmaterialien erläutert.

Je nach KIVAN-Vertrag erhalten Kunden Gutscheincodes für eine kostenfreie Nutzung, oder Sie erwerben die Schulungen separat.

Schulung Kindertagespflege2019-02-15T10:31:13+02:00

Kindertagespflege-Personen werden in dieser Schulung die wesentlichen Grundlagen im Eltern- und Verwaltungsportal von KIVAN vermittelt.

Der Schulungstag unterteilt sich in die folgenden zwei Abschnitte:

  • Elternportal
    • Aufbau
    • Anmeldung durch die Eltern (Bedarfsmeldung / Anfrage / Elternaccount)
  • Verwaltungsportal
    • Aufbau
    • Einrichtung-Stammdaten (Ansprechpartner, Dokumentvorlagen, Betriebserlaubnis, Überbelegung, verschiedene Parameter und Konfigurationen)
    • Verwaltung der Bedarfsmeldungen und Betreuungsanfragen
    • Verwalten der Betreuungsverträge
    • Kommunikation (Serien-E-Mails, Serienbriefe)
    • Auswertungen
    • Wiedervorlagen
    • Schnellzugriff
    • Favoriten

Diese Schulung beinhaltet ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung der offenen Themen / Fragen.

Für diese Schulung ist eine Dauer von ca. drei bis vier Stunden geplant.

Schulung Kindertagespflege (Online)2019-05-03T11:10:52+02:00

Je nach KIVAN-Vertrag erhalten Kunden Gutscheincodes für eine kostenfreie Nutzung, oder Sie erwerben die Schulungen separat.

Schulung Kita-Miarbeiter2019-02-15T10:31:32+02:00

Mitarbeitern von Betreuungseinrichtungen werden in dieser Schulung die wesentlichen Grundlagen im Eltern- und Verwaltungsportal von KIVAN vermittelt.

Der Schulungstag unterteilt sich in die folgenden zwei Abschnitte:

  • Elternportal
    • Aufbau
    • Anmeldung durch die Eltern (Bedarfsmeldung / Anfrage / Elternaccount)
  • Verwaltungsportal
    • Aufbau
    • Einrichtung-Stammdaten (Ansprechpartner, Dokumentvorlagen, Betriebserlaubnis, Überbelegung, verschiedene Parameter und Konfigurationen)
    • Personalverwaltung
    • Verwaltung der Bedarfsmeldungen und Betreuungsanfragen
    • Verwalten der Betreuungsverträge
    • Platz- und Gruppenbelegungsansicht
    • Gruppenlisten
    • Abrechnung
    • Kommunikation (Serien-E-Mails, Serienbriefe)
    • Auswertungen
    • Wiedervorlagen
    • Schnellzugriff
    • Favoriten

Diese Schulung beinhaltet ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung der offenen Themen / Fragen.

Für diese Schulung ist eine Dauer von ca. vier Stunden geplant.

Schulung Kita-Mitarbeiter (Online)2019-02-15T10:19:57+02:00

In diesem Online-Kurs lernen Mitarbeiter von Betreuungseinrichtungen das eKitamanagementsystem KIVAN kennen und lernen die Softwareanwendung umfassend zu nutzen.
Egal ob Stammdatenverwaltung der Betreuungseinrichtungen, die Verwaltung von Betreuungsanfragen oder Bedarfsmeldungen, die Personal- und Vertragsverwaltung oder die verschiedensten Auswertungen und Statistiken – alles wird in einfachen, verständlichen, praxisbezogenen Videotutorials und verschiedenen Begleitmaterialien erläutert.

Je nach KIVAN-Vertrag erhalten Kunden Gutscheincodes für eine kostenfreie Nutzung, oder Sie erwerben die Schulungen separat.

Schulung Träger-Mitarbeiter2018-09-19T12:59:45+02:00

Mitarbeitern kommunaler und freier Träger werden bei dieser Schulung die wesentlichen Grundlagen im Eltern- und Verwaltungsportal von KIVAN vermittelt.

Dieser Schulungstag wird in folgende zwei Schulungsabschnitte aufgeteilt:

  • Elternportal
    • Aufbau
    • Anmeldung durch die Eltern (Bedarfsmeldung / Anfrage / Elternaccount)
  • Verwaltungsportal
    • Aufbau
    • Träger-Stammdaten (Ansprechpartner, Dokumentvorlagen, verschiedene Parameter und Konfigurationen)
    • Einrichtung-Stammdaten (Ansprechpartner, Dokumentvorlagen, Betriebserlaubnis, Überbelegung, verschiedene Parameter und Konfigurationen)
    • Personalverwaltung
    • Verwaltung der Bedarfsmeldungen und Betreuungsanfragen
    • Verwalten der Betreuungsverträge
    • Platz- und Gruppenbelegungsansicht
    • Gruppenlisten
    • Abrechnung
    • Kommunikation (Serien-E-Mails, Serienbriefe)
    • Auswertungen
    • Wiedervorlagen
    • Schnellzugriff
    • Favoriten

Diese Schulung beinhaltet ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung der offenen Themen / Fragen.

Für diese Schulung ist eine Dauer von ca. 4 Stunden geplant.

Schulung Träger-Mitarbeiter (Online)2019-02-15T10:20:58+02:00

In diesem Online-Kurs lernen Mitarbeiter kommunaler und freier Träger das eKitamanagementsystem KIVAN kennen und lernen die Softwareanwendung umfassend zu nutzen.
Egal ob Stammdatenverwaltung des Trägers oder der Betreuungseinrichtungen, die Verwaltung von Betreuungsanfragen oder Bedarfsmeldungen, die Personal- und Vertragsverwaltung oder die verschiedensten Auswertungen und Statistiken – alles wird in einfachen, verständlichen, praxisbezogenen Videotutorials und verschiedenen Begleitmaterialien erläutert.

Je nach KIVAN-Vertrag erhalten Kunden Gutscheincodes für eine kostenfreie Nutzung, oder Sie erwerben die Schulungen separat.

Schulung Verwaltungsmitarbeiter2019-02-15T10:37:53+02:00

In dieser Schulung soll allen Teilnehmern die wesentlichen Grundlagen im Eltern- und Verwaltungsportal von KIVAN vermittelt werden.

Der Schulungstag unterteilt sich in die folgenden zwei Abschnitte:

  • Elternportal
    • Aufbau
    • Anmeldung durch die Eltern (Bedarfsmeldung / Anfrage / Elternaccount)
  • Verwaltungsportal
    • Aufbau
    • Benutzerverwaltung
    • Stammdatenpflege für Kommunen, Träger und Einrichtungen
    • Verwaltung der Bedarfsmeldungen
    • EWO-Prüfung
    • Auswertungen
    • Wiedervorlagen
    • Schnellzugriff
    • Favoriten

Diese Schulung beinhaltet ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung der offenen Themen / Fragen.

Für diese Schulung ist eine Dauer von ca. sechs Stunden geplant.

Schulung Verwaltungsmitarbeiter (Online)2019-02-15T10:22:04+02:00

In diesem Online-Kurs lernen Mitarbeiter der Kommunalverwaltung das eKitamanagementsystem KIVAN kennen und lernen die Softwareanwendung umfassend zu nutzen.
Egal ob Benutzer- oder Stammdatenverwaltung, die Verwaltung von Betreuungsanfragen und Bedarfsmeldungen oder die verschiedensten Auswertungen und Statistiken – alles wird in einfachen, verständlichen, praxisbezogenen Videotutorials und verschiedenen Begleitmaterialien erläutert.

Je nach KIVAN-Vertrag erhalten Kunden Gutscheincodes für eine kostenfreie Nutzung, oder Sie erwerben die Schulungen separat.

Serviceunterstützung per Live-Chat2019-06-04T10:51:19+02:00

Warum nicht direkt nach Unterstützung fragen?

90% aller Supportanfragen bei KIVAN sind einfache Fragen, die sich in fast allen Fällen mit einer kurzen Antwort klären lassen. Meist geht es um Orientierungsfragen („wo finde ich…?“) oder fallspezifische Fragen („Wieso kann ich den Vertrag nicht unterschreiben?“). Und genau hierfür ist unser KIVAN Live-Chat eine optimale Lösung.

Der Live-Chat Button ist auf jeder Seite des Verwaltungsportals integriert und ermöglicht dem Nutzer sofort in Kontakt mit einem Servicemitarbeiter des KIVAN-Support-Teams zu treten.

Live-Chat erfordert den Abschluss eines Endkundensupport-Vertrags

Systemeinrichtung2018-09-19T15:44:16+02:00

Bereitstellung der Test- und Produktiv-Umgebung mit der Einstellung aller notwendigen Konfigurationen (z.B. Parameter, Fristen, etc.) und Initialbefüllung der Stammdaten (Träger und Einrichtungen).

Unterstützung bei Datenimporten2019-06-05T14:08:03+02:00

Einfach loslegen

Beim Projektstart benötigt KIVAN unterschiedliche Daten (Ansprechpartner, Namen und Konfigurationen von Einrichtungen/Trägern,etc.). Um Aussagen zu Belegungen und freien Betreuungsplätzen treffen zu können, werden auch die Bestandsdaten der betreuten Kinder im System benötigt.

KIVAN stellt hierfür Importschnittstellen zur Verfügung, mit denen Kunden diese Daten selbst Einpflegen können.

Auf Kundenwunsch übernimmt das KIVAN-Team diese Importe und validiert das Importergebnis, bzw. unterstützt die Verantwortlichen unserer Kunden bei dieser Arbeit.

Vertragsvorlagen anpassen2018-09-19T15:42:18+02:00

In KIVAN können die kundenspezifischen Vertragsvorlagen der jeweiligen Träger und Einrichtungen als Template hinterlegt werden, um dann beim Ausdruck mit den spezifischen Daten automatisch gefüllt zu werden. Gern übernimmt das KIVAN-Team die Anpassung und Hinterlegung der Vertragsvorlagen für den jeweiligen Träger bzw. die jeweilige Einrichtung.

Interesse geweckt?

Der einfachste Weg mehr über unsere Verwaltungssoftware für Hort und Kita zu erfahren, ist natürlich KIVAN einmal selbst auszuprobieren. Kostenfrei und unverbindlich können Sie die Funktionen von Elternportal und Verwaltungsportal unserer Kita-Fachanwendung KIVAN testen. Fordern Sie dafür einfach die nötigen Zugangsdaten an.

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