Alles drin!?

Finden Sie heraus, was KIVAN alles kann.

Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht unserer KIVAN Produkt-Pakete und unserer wichtigsten Module. Machen Sie sich einfach selbst ein Bild und finden Sie heraus, welches Paket am besten zu Ihnen passt. Bei KIVAN ist für jeden etwas dabei, sodass auch Sie garantiert fündig werden.

Fehlt Ihnen in einem Paket eine Komponente? Kein Problem! Sie können beliebig und je nach Bedarf verschiedenste Erweiterungen und Schnittstellen dazu buchen, um das für Sie ideale eKitamanegement System zu erhalten.

Da unser Angebot sehr vielfältig ist, haben wir hier nur die wichtigsten Funktionen aufgelistet.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, fragen Sie uns gern an.

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KIVAN auf einen Blick

Basis-Paket

Mit diesem Paket erhalten Sie das Kernstück von KIVAN - Das Verwaltungsportal

Folgende Leistungen sind enthalten:

  • Ganzheitlich vernetzt
  • Einrichtungsmanagement
  • Vergabemanagement
  • Betreuungsmanagement
  • Dashboard
  • Sicherheit & Komfort
  • Textressourcen
  • Kennzeichnungen
  • Zusatzformulare
  • Weiterentwicklungen
mehr

Elternportal-Paket

Ein Must-have für alle, die den Eltern ihrer Kommune das Leben leichter machen möchten.

Das Paket umfasst folgende Module

  • Informations- & Suchportal
  • Online-Anmeldung
  • Elternkonto
  • Mehrsprachigkeit
  • Kartendienst
mehr

Support-Paket

Das KIVAN Support-Team unterstützt unsere Kunden wann immer und wo immer es kann.

Das Paket beinhaltet folgende Module:

  • Endkundensupport
  • Koordinierung
  • Kommunikationskanäle
  • Anpassungen
mehr

Erweiterungen

Erweitern Sie KIVAN ganz nach Ihrem Bedarf

Folgende Erweiterungen sind möglich:

  • Statistiken & Prognosen
  • Abrechnung
  • KiTa & Personal
  • Kommunikation
  • Tauschbörse
  • Vertretungssystem Tagespflege
mehr

Schnittstellen

Verknüpfen Sie KIVAN mit anderen Systemen

Folgende Schnittstellen stehen zur Verfügung:

  • Einwohnermeldedaten
  • Finanz-Software
  • Kita-Software
  • DMS
mehr

Projekt- und Einführungsleistungen

Auf unsere Unterstützung können Sie sich verlassen.

Folgende Leistungen bieten wir Ihnen an:

  • Projekt-Kick-Off
  • Beratungsleistung
  • Projektleitung
  • Technische Umsetzung und Einführung
mehr

Schulungen

Wir klären Sie ausführlich über KIVAN auf.

Folgende Schulungen bieten wir an:

  • Kreisverwaltung
  • Stadtverwaltung
  • Trägermitarbeiter
  • Einrichtungsleitungen & Tagespflegepersonen
  • Abrechnung
mehr

Module im Detail

Basis-Paket

Die Zeit des ewigen Wartens auf angeforderte Informationen hat ein Ende. Durch KIVAN werden alle Teilnehmer ganzheitlich miteinander verbunden. Angefangen vom Elternportal über die kommunale Verwaltung, über die Träger bis hin zu Einrichtungen oder Tagespflegepersonen.

  • Sparen Sie sich ständige Post, E-Mails oder Anrufe um auf Verträge und wichtige Informationen zuzugreifen
  • Planen Sie endlich effizient und effektiv Ihren Bedarf in Kombination mit dem Modul Statistik & Prognosen
  • Informationen von freien Trägerschaften sind anonymisiert und datenschutzkonform abrufbar
  • Nerviges Zusammentragen von Daten verschiedener Quellen in riesigen Tabellenkalkulationen entfällt
  • Keine verstreuten Daten mehr. Alle Daten sind zentral, aufbereitet und in Echtzeit einsehbar

Verwalten Sie all Ihre Kindertagesstätten, Kindertagespflegen, Kinderhorte oder Ganztagsschulen zentral im Verwaltungsportal.

  • Hinterlegen Sie Kontaktinformationen, Bilder, Öffnungs- und Schließzeiten
  • Präsentieren Sie Ihre Einrichtungskonzepte und die pädagogische Ausrichtung
  • Nutzen Sie Info-Felder, um jede Einrichtung um zusätzliche Daten zu ergänzen
  • Verwalten Sie die Betriebserlaubnisse Ihrer Einrichtungen
  • Erstellen Sie Überbelegungen für die kurzzeitige Erhöhung der Kapazität Ihrer Einrichtungen

Der Vergabeprozess ist fast in jeder Kommune ein wenig anders. KIVAN hat sich seit 2008 genau auf diese Flexibilität spezialisiert. Bilden Sie ihren Wunschprozess ohne Programmierkenntnisse ab und passen Sie diesen zu jeder Zeit an. Zentrale Vergabe, Stichtagsvergabe oder Wartelisten-Verfahren sind für uns keine Fremdworte.

  • Weisen Sie zentral zu oder überlassen Sie den Einrichtungen die Aufnahme von Kindern
  • Lassen Sie Eltern einen Platz für eine gewisse Zeit reservieren oder Arbeiten Sie mit Anmeldung-Wartelisten
  • Mehrfachanmeldungen haben keine Chance. Es gibt immer nur eine Anmeldung/Vertrag zu einem Kind
  • Durch das Elternportal sparen Sie sich die Zeit der Datenerhebung von Kinds- und Sorgeberechtigten-Daten
  • Durch die Schnittstelle Einwohnermeldedaten erkennen Sie direkt Fremdgemeindekinder

KIVAN ist kein rudimentäres Vormerk-System, sondern unterstützt alle Teilnehmer von der Anmeldung über die Vertragserstellung bis über den gesamten Betreuungszeitraum. Durch die Kombination aus Vertragsverwaltung, Dokumentenmanagement und Aufgabenplaner haben Sie alles digital an einem Ort.

  • Erstellen Sie mit wenigen Klicks Verträge und drucken diese mittels individueller Vertragsvorlagen aus
  • Hängen Sie externe Dokumente, E-Mails oder parallelen Schriftverkehr übersichtlich an die Verträge
  • Verwenden Sie Wiedervorlagen, Notizen oder Schnell-Kennzeichnung für eine effizientere Bearbeitung
  • Haben Sie ständig den Überblick über freie und belegte Plätze und verwalten temporäre Überbelegungen
  • Profitieren Sie von einer automatisierten und protokollierten Kindsakte mit allen relevanten Informationen

Was ist passiert, seitdem ich mich das letzte Mal im KIVAN angemeldet habe? Durch das zentrale Dashboard erkennen Sie blitzschnell, ob ein Handlungsbedarf für Sie besteht. Je nachdem wie Ihr Vergabeprozess verläuft, sind andere Informationen zu sehen.

  • Sie sehen wieviel und welche neuen Anmeldungen bzw. Betreuungsanfragen eingegangen sind
  • Sie sehen bei welchen Vertragsentwürfen die Unterschrift-Frist bald abläuft
  • Sie sehen welche Betreuungsverträge deren Vertragsende in naher Zukunft liegt
  • Sie sehen welche Kinder sich im Schulvorbereitungsjahr befinden
  • Sie sehen welche Bedarfsanmeldung von allen Kitas abgelehnt wurde, wo Sie handeln müssen uvm.

KIVAN soll Ihre Arbeit vollumfänglich erleichtern und stressfreier gestalten. Aus diesem Grund bietet KIVAN neben einer hohen Benutzerfreundlichkeit eine Vielzahl  unterstützender Sicherheits- und Komfortfunktionen. Sollten Sie dennoch Fragen haben, lassen wir Sie nicht alleine und bieten Ihnen einen schnellen und soliden Basis-Support.

  • KIVAN denkt für Sie mit und schützt Sie vor unbeabsichtigten Fehleingaben durch interne Logik-Prüfungen
  • Kapazitätsprüfungen stellen die Einhaltung Ihrer Betriebserlaubnisse und Überbelegungen sicher
  • Durch ein ausgeklügeltes Rechtesystem wird ein datenschutzkonformer Zugriff auf Daten sichergestellt
  • Durch die Eingabe von Schlagwörtern erhalten Sie im integrierten Handbuch passende Hilfestellungen
  • Bei Fragen und Problemen erhält Ihr ausgewählter Kontakt direkten E-Mail- sowie Anrufsupport

Alle Felder, Bezeichnungen und Texte können individuell verändert werden. Somit können Sie allen Textbausteinen den
zu Ihnen passenden Ausdruck verleihen. Dies gilt für das Verwaltungs- und Elternportal gleichermaßen.

  • Passen Sie zum besseren Verständnis, kommunenspezifische Beschreibungen individuell an
  • Alle Änderungen werden direkt und automatisch aktualisiert
  • Im Verwaltungsportal können hinterlegte Textbausteine anders benannt werden als im Elternportal
  • Es können auch Texte in mehrere Sprachen hinterlegt werden

Erstellen Sie individuelle Kennzeichnungen, um Bedarfsmeldungen entsprechend zu markieren und schnell zur Weiterbearbeitung wieder zu finden.

  • Verwalten Sie Ihre Kennzeichnungen und passen somit KIVAN auf Ihre Prozesse an
  • Informieren Sie die Eltern per E-Mail beim Setzen einer Kennzeichnung mit einer individuellen Nachricht
  • Filtern Sie die Bedarfsmeldungen nach Kennzeichen und organisieren Sie z.B. Ihre Warteliste
  • Die Kennzeichnungen sind für die Eltern im Elternportal sichtbar
  • Nutzen Sie die Kennzeichnungen zur Vorauswahl für Serienbriefe und Serien-E-Mails

Ergänzen Sie alle fachlichen Daten zu Einrichtungen, Bedarfsmeldungen und Betreuungsverträgen um zusätzliche Informationen, wenn Ihnen die Standardfelder nicht ausreichen.

  • Gestalten Sie selbst eigenständige, zusätzliche Formulare für die nachträgliche Datenerfassung
  • Verwenden Sie Textfelder, Auswahlfelder, Datumsfelder und vieles mehr
  • Lassen Sie die Daten durch die Eltern im Elternportal ausfüllen
  • Werten Sie die Daten in einer übersichtlichen Excel-Auswertung aus

Nicht nur KIVAN entwickelt sich immer weiter, auch im Bereich des Kundensupports suchen wir stets neue Wege, um die Kommunikation noch besser gestalten zu können. Mit Erwerb des Support-Pakets profitieren Sie automatisch von diesen Verbesserungen und können neue Angebote nutzen.

  • Alle vier Wochen findet ein Anwenderstammtisch in den Räumen der Lecos GmbH statt
  • Wir nehmen Ihre Weiterentwicklungswünsche entgegen und repräsentieren diese vor dem Product Owner
  • Alle 14 Tage können Sie an der Produktvorschau teilnehmen, um dem Product Owner Ihre Fragen zu stellen
  • Testen Sie als einer der Ersten innovative Neuentwicklungen von KIVAN und geben Sie Ihr Feedback
  • In den Release-Notes erfahren Sie alles über die letzten Weiterentwicklungen und behobenen Fehlern

Elternportal-Paket

Stellen Sie Ihre Betreuungseinrichtungen attraktiv dar und geben Sie Eltern die Möglichkeit sich von Zuhause,  jederzeit, mit dem Smartphone, Tablet oder PC über Ihre Betreuungsangebote zu informieren. So können Träger und Betreuungseinrichtungen attraktiv darstellen und gewünschte Informationen in Echtzeit anpassen.

  • Erstellen und Ändern Sie alle Texte im Elternportal ganz ohne Entwicklungskenntnisse in Echtzeit
  • Stellen Sie Ihre Einrichtung mit Öffnungszeiten, Kontaktinformationen, Konzepten und Bilder dar
  • Damit Eltern erkennen, ob die Wunsch-Kita auf dem Arbeitsweg liegt, werden diese auf Karte dargestellt
  • Anhand von Filtermöglichkeiten wie Ortsteil, Träger, Öffnungszeiten etc. können Eltern Ihre Suche eingrenzen
  • Hinweise wie „nur telefonische Anmeldung“ oder „Integrationsplätze“ können individuell angezeigt werden

Das Elternportal bietet den Eltern die zusätzliche Möglichkeit Ihren Bedarf an einem Betreuungsplatz zeitsparend online abzugeben. Der bisherige Anmeldeweg entfällt hierbei nicht. Die Anmeldung kann nach wie vor im Jugendamt, beim Träger, in der Beratungsstelle oder in der Kita vorgenommen werden.

  • Gewinnen Sie wertvolle Zeit indem die Eltern ihre Daten für Sie korrekt und mit Sonderzeichen eingeben
  • Lassen Sie sich alle relevanten Anmelde- und Zusatzinformationen sowie Dokumente aufbereitet zukommen
  • Mit der Schnittstelle Einwohnermeldedaten schließen Sie Mehrfachanmeldungen und Dubletten zu 100% aus
  • Mit der Schnittstelle Einwohnermeldedaten erkennen Sie ebenfalls Fremdgemeindekinder
  • Die Priorisierung der Einrichtungswünsche wird für den weiteren Vergabeprozess natürlich einbezogen

Das Elternkonto ist die zentrale Anlaufstelle für Eltern. Angefangen vom Vergabeprozess bis über den gesamten Betreuungszeitraum können Eltern Informationen einsehen oder einreichen. Der persönliche Kontakt zwischen Kita und Eltern bleibt dabei wie gewohnt bestehen.

  • Als Hinweis für Sie können Eltern im Elternkonto neue Anmeldungen mit Geschwisterkindern verknüpfen
  • Für mehr Transparenz können Sie Eltern den momentanen Anmeldestatus automatisiert anzeigen
  • Bei Sprachbarrieren können Vor-Ort-Anmeldungen im Nachgang mit einem Elternkonto verknüpft werden
  • Ein Wechselantragsprozess im Elternkonto unterstützt alle Beteiligten beim Einrichtungswechsel eines Kindes
  • Änderungen am bestehenden Betreuungsvertrag können direkt aus dem Elternkonto beantragt werden

Alle Felder, Bezeichnungen und Texte können in mehreren Sprachen hinterlegt werden. Da in Deutschland keine einheitlichen
Bezeichnungen/Syntax vorliegen und Sie alle Texte frei bearbeiten können, werden die Übersetzungen von dem Kunden zur Verfügung gestellt.

  • Begrüßungstexte oder Hinweise auf der Startseite können in sprachlicher Vielfalt dargestellt werden
  • Eltern werden mit der mehrsprachigen Nutzerführung durch die Online-Anmeldung geführt
  • Um Nachfragen zu reduzieren, können Sie häufig gestellte Fragen in den gewünschten Sprachen anzeigen
  • Filtermöglichkeiten, Hinweise und Hilfetexte passen sich der ausgewählten Sprache an
  • Um eine neue Sprache zu hinterlegen, können die deutschen Texte in Excel exportiert und in der gewünschten Mehrsprachigkeit importiert werden

Zur besseren Visualisierung werden die Betreuungseinrichtungen im Elternportal auf einer Karte dargestellt, die dem Suchenden dabei hilft eine Einrichtung in Wohnortnähe zu finden.

  • Verschiedene Marker stellen jede Einrichtungsart gesondert dar
  • Beim Zoomen werden die Einrichtungen gruppiert und summiert
  • Die Kartenansicht bietet alle Funktionen, z.B. eine Listenansicht
  • Profitieren Sie von immer aktuellen Karten durch die Nutzung von OpenStreetMaps
  • Binden Sie bei Bedarf Ihr eigenes GIS-System ein

Support-Paket

Machen Sie sich keine Gedanken über mögliche Schwierigkeiten, die bei der Einführung und Bedienung einer neuen Software entstehen können. Mit unserem KIVAN Endkundensupport erhalten alle Nutzer direkte Unterstützung unseres KIVAN Support-Teams.

  • Mit dem Endkundensupport-Modul werden alle Verwaltungsmitarbeiter unterstützt
  • Mit dem Endkundensupport-Modul werden alle Trägermitarbeiter unterstützt
  • Mit dem Endkundensupport-Modul werden alle Kitamitarbeiter unterstützt
  • Mit dem Endkundensupport-Modul werden alle Tagespflegepersonen unterstützt
  • Mit dem Endkundensupport-Modul werden alle Hort- und Ganztagsschulmitarbeiter unterstützt

Das KIVAN-Supportteam nimmt all Ihre Anfragen entgegen und koordiniert diese. In den meisten Fällen erhalten Sie bereits direkt eine Antwort. Handelt es sich um größere Themen, werden diese vom Support-Team an den entsprechenden Bearbeiter weitergeleitet.

  • Teilen Sie uns auftretende Fehler mit, damit wir diese beheben können
  • Melden Sie sich bei uns, wenn Sie Probleme mit KIVAN haben – wir finden eine Lösung
  • Scheuen Sie sich nicht Fragen zu stellen und wenn sie noch so klein sind
  • Nennen Sie uns Ihre Wünsche in Bezug auf KIVAN
  • Geben Sie uns Hinweise, z.B. zur Verbesserung der Anwendung

Damit die Fragen, Probleme und Hinweise aller Nutzer bei uns ankommen, haben wir eine Vielzahl von Wegen entwickelt, über die Sie uns erreichen können. Unsere Kommunikationskanäle können von jedem gleichermaßen genutzt werden.

  • Sprechen Sie per Telefon direkt mit einem Servicemitarbeiter schildern Sie genau Ihr Anliegen
  • Kontaktieren Sie das Support-Team jederzeit per E-Mail und erhalten Sie schnellstmöglich eine Antwort
  • Nutzen Sie das Formular Fehlermeldung in KIVAN und agieren direkt aus der Software heraus
  • Chatten Sie live mit einem Supportmitarbeiter für eine noch schnellere Kommunikation
  • Wenn Sie es ganz eilig haben, kann das Support-Team direkt per Fernzugriff Ihre Probleme lösen

Sie möchten Anpassungen im Verwaltungsportal vornehmen, sind sich aber nicht sicher, welche Schritte Sie dafür befolgen müssen? Wir unterstützen Sie natürlich bei Einstellungen und Konfigurationen in KIVAN.

  • Wir unterstützen Sie bei der Anpassung von Vorlagen, wie z.B. Vertragsvorlagen oder Bescheide
  • Wir helfen Ihnen bei der Konfiguration von Betriebserlaubnissen oder Beitragssatzungen
  • Wir assistieren Ihnen bei der Optimierung oder Korrektur Ihres Vergabeprozesses
  • Wir passen alle Texte im Elternportal und Verwaltungsportal an Ihre Wünsche an
  • Wir übernehmen nachträgliche Änderungen am CI Ihres Elternportals

Erweiterungsmodule

Für schnelle Aussagen oder langfristige Planung bietet dieses Modul, abhängig von den gewählten Erweiterungsmodulen, Echtzeit-Auswertungen, welche erstellt, eingesehen oder exportiert werden können.

  • Nutzen Sie Statistiken zur aktuellen & zukünftigen Platzbelegung um freie Plätze oder Engpässe zu erkennen
  • Erstellen Sie sich per Knopfdruck die ausgefüllten Anträge zur Erstattung des Landeszuschusses
  • Sparen Sie sich Zeit und Nerven indem Sie die Landesstatistik automatisch und mit einem Mausklick erstellen
  • Erzeugen Sie sich im Handumdrehen bundeslandspezifische Meldungen wie KiBiZ.Web oder KiBiG.Web
  • Prüfen Sie in Sekunden ob Ihr Personalschlüssel in den Betreuungseinrichtungen eingehalten wird

Besonders in Kombination mit einer Finanz-Schnittstelle profitieren Sie von einer medienbruchfreien Finanzverwaltung ohne doppelte Aufwände, komplexe Tabellenkalkulationen und überflüssige Kommunikation.

  • KIVAN ermittelt automatisch aus den Verträgen und den hinterlegten Satzungen die fälligen Elternbeiträge
  • Rechnen Sie zusätzliche Leistungen wie Essensgeld, Ferienbetreuung, Veranstaltungen und vieles mehr ab
  • Erstellen Sie Rechnungen sowie verschiedene Bescheide nach Ihren individuellen Vorlagen
  • Stellen Sie alle Forderungen nach Ihrem individuellen Abrechnungsprozess ins Soll
  • Übergeben Sie die Daten an ein Finanzverfahren zur weiteren Verarbeitung
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Erleichtern Sie den administrativen Kita-Alltag Ihrer Einrichtungs- und Trägermitarbeiter und profitieren Sie zusätzlich von der erhöhten Nutzungsakzeptanz und der daraus resultierenden Datenqualität und Aktualität.

  • Erstellen Sie Dienstpläne und erhalten Sie somit einen IST-SOLL-Vergleich des Betreuungsschlüssels bzw. VzÄ
  • Erfassen Sie Abwesenheiten aufgrund von Krankheit und/oder planen Sie Urlaube und Weiterbildungen
  • Drucken Sie sich einfach Gruppen-, Telefon-, Einwilligungs- oder Abholberechtigungslisten aus
  • Protokollieren Sie die Entwicklung der Kinder mittels der eingebauten Entwicklungsdokumentation
  • Haben Sie Abholberechtigungen oder Betreuungshinweise übersichtlich auf einem Blick zur Verfügung

KIVAN soll den persönlichen Kontakt fördern und gleichzeitig auf den ungewollten administrativen Overhead verzichten. Händisches Erstellen und Aktualisieren von Empfängergruppen hat damit endlich ein Ende.

  • Nutzen Sie die automatisch erstellten Empfängergruppen um zielgenau die richtigen Eltern zu erreichen
  • Versenden Sie informative Dokumente wie neue Beitragssatzungen oder Einladungsflyer per Datei-Upload
  • Gestalten Sie Ihre Serien-E-Mails effizienter und persönlicher durch definierte Platzhalter oder Signaturen
  • Nutzen Sie die hinterlegten Kontaktinformationen für das kinderleichte Erstellen von Serienbriefen
  • Durch das zentrale E-Mail-Protokoll sehen Sie auch im Vertretungsfall welche E-Mails die Eltern erhielten

Nach einem Umzug oder Jobwechsel kann es sein, dass die Kita dann ungünstig liegt. An dieser Stelle kann die Kitaplatz-Tauschbörse weiterhelfen. Es handelt sich hierbei um eine in KIVAN integrierte Plattform, auf welcher die betroffenen Eltern ihren Kitaplatz zum Tausch bereitstellen sowie andere Platztauschgesuche einsehen können.

  • Unterstützen Sie Eltern bei der Suche nach einem neuen, geeigneteren Kitaplatz
  • Lassen Sie das System anhand von Eckdaten einen passenden Tauschplatz ausfindig machen
  • Nur Eltern mit einem aktiven Eltern-Account können die Plattform nutzen
  • Es werden nur relevante Daten für das Tauschgebot benötigt: Alter des Kindes, aktuelle Kita, Wunschkita
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Mit KIVAN steht Ihnen ein Vertretungssystem für Tagespflegen zur Verfügung, mit dessen Hilfe bei Abwesenheit einer Tagespflegeperson der passende Vertreter gefunden wird.

  • Verwalten Sie die Abwesenheiten von Tagespflegepersonen (Krankheit, Urlaub, Weiterbildung)
  • Weisen Sie die Vertreter der entsprechenden Tagespflegeperson zu
  • Versenden Sie Übersichten der zu betreuenden Kinder an die Vertretungsperson
  • Benachrichtigen Sie den Träger der abwesenden Tagespflegeperson und senden auch ihm eine Übersicht
  • Werten Sie aus, wie stark das Angebot des Vertretungssystems von Eltern angenommen wird
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Schnittstellen

Im Elternportal und Verwaltungsportal erfolgt beim Erfassen von Kindsdaten ein automatisierter Abgleich mit den Daten aus Ihrem Einwohnermeldeamt.

  • Schützen Sie sich vor Falsch- oder Mehrfachanmeldungen
  • Gewähren Sie Kindern aus Ihrer Kommune den Rechtsanspruch
  • Erkennen Sie direkt Anmeldungen von Kindern aus Fremdgemeinden
  • Vermeiden Sie Dubletten im System

Alle Verträge können anhand der hinterlegten Satzung zu verschiedenen Zeitpunkten abgerechnet und verbucht werden. Die Ergebnisse können dann im Anschluss an Ihre Finanz-Software übergeben werden, um dort die Lastschriften oder Überweisungen auszuführen.

  • Jede Sollstellung kann an Ihre eigene Finanz-Software übergeben werden
  • Die Übertragung erfolgt manuell oder automatisch – je nach technischen Voraussetzungen
  • Eine Zuordnung der Daten erfolgt meistens über Kassenzeichen oder Debitoren
  • Sie haben eine saubere Trennung der Daten zwischen Fachverfahren und Finanz-Software

Damit die Fragen, Probleme und Hinweise aller Nutzer bei uns ankommen, haben wir eine Vielzahl von Wegen entwickelt, über die Sie uns erreichen können. Unsere Kommunikationskanäle können von jedem gleichermaßen genutzt werden.

  • Ab der Vergabe arbeiten die Einrichtungen in Ihrer eigenen Software weiter
  • Alle Änderungen an Verträgen oder Bedarfsmeldungen werden im Hintergrund an KIVAN übertragen
  • Sie erhalten immer aktuelle Daten zur Belegung auch ohne direkte Dateneingabe durch die Einrichtungen
  • Einrichtungen können Synergien zwischen beiden Systemen nutzen und so den Arbeitsaufwand reduzieren

Sie möchten Anpassungen im Verwaltungsportal vornehmen, sind sich aber nicht sicher, welche Schritte Sie dafür befolgen müssen? Wir unterstützen Sie natürlich bei Einstellungen und Konfigurationen in KIVAN.

  • Alle erzeugten Dokumente werden im Hintergrund an Ihr DMS übertragen
  • Manuell hochgeladene Dokumente an Verträgen oder Bedarfsmeldungen werden an Ihr DMS übertragen
  • Das Öffnen der Dokumente können Sie weiterhin bequem direkt aus KIVAN erledigen
  • Die Dokumente können aus dem DMS von anderen Fachverfahren weiterverarbeitet werden

Projekt- und Einführungsleistungen

Unsere erfahrenen Projektleiter führen das Projekt -Kick-Off-Meeting mit Ihnen gemeinsam durch, um folgende Themen abzustimmen:

  • Projektorganisation
    • Vorstellung Projektteilnehmer
    • Verantwortlichkeiten
    • Kommunikation & Eskalation
  • Projektverlauf
    • Projekt-/Meilensteinplanung
  • Klärung offener Fragen
    • Technische Themen
    • Datenschutz
    • Sonstiges

Die Durchführung des Projekt-Kick-Off-Meetings ist sowohl vor Ort als auch Online möglich. Ganz nach Ihren Bedürfnissen.

Wir beraten Sie zu allen Fragen rund um KIVAN und Ihren Prozessen. Profitieren Sie von unseren bundesweiten Erfahrungen in den Bereichen eKitamanagement, Anmelde- und Vergabeprozess, sowie der Abrechnung von Elternbeiträgen bzw. von Zusatzleistungen unserer Bestandskunden.

  • Vor-Ort Beratungen
  • Telefonische Beratungen
  • Zusätzliche Unterstützung für Dritte (Datenschutz, freie Träger etc.)

Durch unsere partnerschaftliche Zusammenarbeit, sowie unser effizientes und professionelles Projektmanagement setzen wir unser gemeinsames KIVAN-Projekt erfolgreich um. Neben der Projektumsetzung stehen Ihnen unsere erfahrenen Projektleiter auch im Regelbetrieb weiterhin zur Verfügung.

  • Projektplanung und -organisation/-koordination
  • Projektsteuerung
  • Dokumentation des Projektes

Unsere erfahrenen Mitarbeiter aus dem Support sowie aus der Entwicklung übernehmen die Installation, Bereitstellung und kundenspezifische Anpassungen für Ihr KIVAN.

  • Systembereitstellung und -konfiguration
  • Kundenspezifische Anpassungen innerhalb der Einstellungen von KIVAN
  • Tests und Unterstützung bei den Datenimporten

Schulungen

Den ausgewählten Mitarbeitern der Kreisverwaltung wird die Administration von KIVAN ausführlich erklärt.
Dazu zählen u.a.:

  • Anpassung von Texten
  • Einstellung von Parametern
  • Erfassung von Fremdgemeindekindern
  • Einbindung von Vertragsvorlagen
  • individuelle Nutzereinstellungen

Die Schulungen beinhalten ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung offener Themen/Fragen.

Den ausgewählten Mitarbeitern der Kreisverwaltung wird die Administration von KIVAN ausführlich erklärt.
Dazu zählen u.a.:

  • Anpassung von Texten
  • Einstellung von Parametern
  • Erfassung von Fremdgemeindekindern
  • Einbindung von Vertragsvorlagen
  • individuelle Nutzereinstellungen

Die Schulungen beinhalten ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung offener Themen/Fragen.

Den Teilnehmern werden die wesentlichen Grundlagen des Eltern- und Verwaltungsportals von KIVAN vermittelt.
Dieser Schulungstag wird in folgende zwei Schulungsabschnitte aufgeteilt:

  • Elternportal
    • Aufbau
    • Anmeldung durch die Eltern (Bedarfsmeldung/Anfrage/Eltern-Account)
  • Verwaltungsportal
    • Aufbau
    • Stammdatenpflege
    • Bearbeitung von Anfragen und Bedarfsmeldungen
    • Vertragsverwaltung für Träger und Einrichtungen
    • Auswertungen für Landesstatistik

Die Schulungen beinhalten ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung offener Themen/Fragen.

Den Teilnehmern werden die wesentlichen Grundlagen des Eltern- und Verwaltungsportals von KIVAN vermittelt.
Dieser Schulungstag wird in folgende zwei Schulungsabschnitte aufgeteilt:

  • Elternportal
    • Aufbau
    • Anmeldung durch die Eltern (Bedarfsmeldung/Anfrage/Eltern-Account)
  • Verwaltungsportal
    • Aufbau
    • Stammdatenpflege
    • Bearbeitung von Anfragen und Bedarfsmeldungen
    • Vertragsverwaltung für Träger und Einrichtungen
    • Auswertungen für Landesstatistik

Die Schulungen beinhalten ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung offener Themen/Fragen.

Den Teilnehmern werden die wesentlichen Grundlagen der Abrechnung im Verwaltungsportal von KIVAN vermittelt.

  • Abrechnung im Verwaltungsportal
    • Übersicht (Was kann das Abrechnungsmodul)
    • Konfiguration (Satzungshinterlegung, Schnittstellenkonfiguration)
    • Sollstellung (Beiträge ins Soll stellen, Übergabedatei fertig machen für Schnittstelle

Die Schulungen beinhalten ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung offener Themen/Fragen.

Interesse geweckt?

Der einfachste Weg mehr über unsere Verwaltungssoftware für Hort und Kita zu erfahren, ist natürlich KIVAN einmal selbst auszuprobieren. Kostenfrei und unverbindlich können Sie die Funktionen von Elternportal und Verwaltungsportal inklusive aller Module testen. Fordern Sie dafür einfach die nötigen Zugangsdaten an. Wir freuen uns von Ihnen zu hören.

Jetzt kostenlos Testen

Fragen? Wir helfen Ihnen gern.