eKitamanagement für Kitas

Mehr als nur eine Büro-Kita-Software

intuitiv, datenschutzkonform, online

KIVAN ist viel mehr als nur ein reines, starres Software-Produkt für die Verwaltung von Kindertagesstätten. Betrachten Sie KIVAN eher als Ihren persönlichen digitalen Assistenten, der Sie durch alle Abläufe des Alltagsgeschäftes leitet.
Dabei lässt er Ihnen viel Spielraum und unterstützt Ihre Individualität.

Eckdaten der Einrichtung darstellen
Dienstpläne erstellen und verwalten
Arbeitszeiterfassung
Gruppenbelegung übersichtlich verwalten
einfaches Erzeugen von Listen
Wiedervorlagen anlegen und verwalten
Serien-E-Mails und -briefe an Eltern versenden

eigene Vertragsvorlagen hinterlegen
Beitragsberechnung und Abrechnung
Betreuungsanfragen verwalten
Abholgenehmigung ändern und verwalten
Entwicklungsdokumentation mit Eltern teilen
medizinische Informationen betreuter Kinder ändern und verwalten
Einwilligungen ändern und verwalten

Dienstplangestaltung in der Kita

unkompliziert und korrekt

Mitarbeiter verwalten

In unserer Kindergarten Verwaltungssoftware KIVAN können Sie Ihre Mitarbeiter bestimmten Bereichen wie Pädagogik, Verwaltung oder Hauswirtschaft zuordnen und deren Kontakt- und Arbeitsvertragsdaten, Arbeitszeiten sowie Nachweise wie Zeugnisse und Belehrungen datenschutzkonform verwalten.

Dienstplan erstellen

Die Dienstplanung in KIVAN läuft einfach und schnell. Legen Sie per Mausklick den Dienstplan für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fest oder geben Sie ihnen die Möglichkeit sich selbstständig einzutragen. So passiert die Dienstplanung wie von selbst und Ihr Online-Dienstplan füllt sich nach und nach.

Abwesenheiten verwalten

Urlaub, Krankheit, Fortbildung – irgendwer fehlt leider immer. In unserer Kita-Verwaltungssoftware können Sie oder Ihre Mitarbeiter dies schnell online erfassen und verwalten. Im Dienstplan wird dies dann natürlich automatisch angepasst. Somit sind alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen direkt auf dem aktuellsten Stand.

Jugendhilfestatistik bedienen

Den statistischen Landesämtern (z.B. KiBiz.web oder KiBiG.web) müssen jährlich umfangreiche Informationen zu allen Personen übermittelt werden, die zum Stichtag in einem gültigen Arbeitsverhältnis für die Einrichtung tätig sind. Mit den Daten aus KIVAN kann die dafür benötigte IDEV-Datei automatisch erzeugt und übersendet werden.

Super schnelle Kommunikation

Mit Eltern im Kontakt

Serienmails und Briefe

Sie möchten mehreren Eltern einen Brief schreiben? Kein Problem! Einfach in Word eine Vorlage erstellen, im Verwaltungsportal hochladen, Empfängergruppe auswählen, PDF generieren und/oder drucken. Natürlich können Sie die Empfängergruppe filtern und einzelne Empfänger ausschließen. Sie haben die Kontrolle.

Eine E-Mail können Sie direkt in KIVAN schreiben und an einen Empfängerkreis versenden. Im E-Mail-Protokoll können Sie den Status der E-Mails immer nachverfolgen.

Selbstverständlich können Sie beim Schreiben von Serienbriefen oder E-Mails auf das integrierte Platzhaltersystem zurückgreifen. Diese Platzhalter werden dann beim Druck oder Versand mit den jeweiligen Daten gefüllt. So können Sie ganz individuelle und personifizierte Dokumente erstellen und versenden.

Einwilligungen und Abholberechtigungen

Sie planen einen Ausflug oder wollen Fotos in Ihrer Einrichtung machen und benötigen die Einwilligung der Eltern? Mit unserer Kindergartensoftware kein Problem! Einfach im Verwaltungsportal die jeweilige Einwilligung anlegen, welche die Eltern dann im Elternportal ablehnen oder bestätigen.

Darf die Oma heute das Kind abholen? Eltern können online jederzeit eine Abholgenehmigung hinterlegen oder ändern und diese der Einrichtung übermitteln. Zur Identifikation in der Einrichtung, einfach Kriterien wie Personalausweisnummer hinterlegen.

Selbstverständlich wird dabei alles datenschutzkonform protokolliert und gespeichert.

Im Verwaltungsportal der Kita-Verwaltung können Sie den Status der Einwilligungen und Abholberechtigungen jederzeit nachprüfen und bei Bedarf nachsteuern.

Entwicklungsdokumentation

Kinder entdecken jeden Tag etwas Neues, erwerben Fähigkeiten und machen wichtige Erfahrungen.

Diese bedeutenden Fortschritte ihrer Kleinen sollten Eltern nicht verpassen dürfen! Also legen Sie doch einfach kleine Notizen oder Fotos im Verwaltungsportal an. Schritt für Schritt entsteht eine Entwicklungsdokumentation und die Eltern können alles im Elternportal miterleben – natürlich stets unter Beachtung des Datenschutzes!

Von der Warteliste zum Vertrag

Wahlfreiheit der Eltern und Trägerhoheit

Antrag stellen

Egal, ob direkt vor Ort in der Einrichtung oder online über das Elternportal: Eltern können Ihren Antrag auf einen Betreuungsplatz mit KIVAN stellen und bei Nutzung des Elternportals mehrere Einrichtungen auf ihre Wunschliste setzen.

Diese Anträge gelangen dann zum Verwaltungsportal der jeweiligen Betreuungseinrichtung und stehen dort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Antrag bewerten

Im Verwaltungsportal können Sie die eingegangenen Anträge nach verschieden Kriterien, wie z.B. Alter oder Religionszugehörigkeit des Kindes, bewerten.

Anträge können Sie kommentieren mit verschiedenen Kennzeichnungen markieren. Durch eine Filterfunktion wird dabei das Abarbeiten der Anträge erleichtert. Die Einrichtungen können somit schneller Entscheidungen über Annahme oder Ablehnung des Antrags treffen.

Vertragsentwurf erstellen

Bei gegenseitigem Interesse können Sie mit einem Klick die Daten aus KIVAN übernehmen und einen Vertragsentwurf erstellen. Natürlich kann jede Einrichtung dabei ihr eigenes Vertragsformular in KIVAN hinterlegen.

Bis zu diesem Schritt können alle von den Eltern ausgewählten Einrichtungen gleichzeitig agieren. Dabei sehen die nominierten Kitas, welche Einrichtungen ebenfalls Interesse haben und können dies in ihre Bewertung einfließen lassen.

Persönliches Gespräch

Um die Eltern von Ihrer Einrichtung zu überzeugen und sicherzustellen, dass Ihre Interessen nicht nur online, sondern auch offline übereinstimmen, können Sie sie zu einem persönlichen Gespräch einladen. Der persönliche Kontakt zu den Eltern sollte immer im Vordergrund stehen und durch die Einführung einer Kita-Software nicht vernachlässigt werden.

Wenn auf beiden Seiten alles passt, können Sie zum letzten Schritt übergehen und den Anmeldeprozess finalisieren.

Vertrag abschließen

Sind sich alle Beteiligten einig, kann der Vertrag unterschrieben werden.

Mit diesem Schritt wird in allen Wunscheinrichtungen der Eltern, der Antrag auf „versorgt“ gesetzt. Ein weiterer Vertrag für die gleiche Zeit kann dann nicht mehr gestellt werden. Die Einrichtungen werden selbstverständlich darüber informiert.

Für einen potentiellen Wechsel der Einrichtung bietet KIVAN natürlich entsprechende Funktionen an.

Über jede Statusänderung können vorkonfigurierbare E-Mails an Eltern und Einrichtungen versendet werden. Eltern können die Statusänderungen mit Ihrem Eltern-Account im Elternportal jederzeit nachverfolgen.

Fragen?

Natürlich bleiben bei einem so komplexen Thema wie einer umfassenden Kita-Software Fragen offen:

Was haben uns andere Betreuungseinrichtungen oder Kindertagespflegen gefragt? Dies und mehr finden Sie auf unserer FAQ-Seite.

Ihre ganz persönlichen Fragen zum Kita-Online Portal können Sie uns gern zusenden. Unsere Kundenberater beantworten diese Fragen gern.

Interesse geweckt?

Haben Sie Fragen zu unserer Kita-Fachanwendung oder möchten die Software näher kennenlernen? Gerne zeigen wir Ihnen kostenfrei und unverbindlich die Funktionen von Eltern- und Verwaltungsportal in einer Online-Präsentation. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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Fragen? Wir helfen Ihnen gern.