eKitamanagement für Kommunen

Auf Knopfdruck aussagefähig

mit KIVAN kein Problem

frustrierte Frau ohne Kiran Kitamanagement

Wie wird der Betreuungsanspruch auf frühkindliche Betreuung abgesichert?
Wo klemmt der Vergabeprozess?
Wo ist der größte Bedarf?
Ist der Vergabeprozess rechtssicher?
Wie viele Plätze fehlen zukünftig oder sind zu viel?

Erfolgt die Platzvergabe transparent für alle Beteiligten?
Wahlrecht der Eltern, Trägerhoheit und Absicherung des Rechtsanspruchs verbinden?
„Vergabegerechtigkeit“?
Funktioniert die Kommunikation unter allen Beteiligten?
Wird der Betreuungsschlüssel überall eingehalten?

Vergabe von Kitaplätzen

Wir bringen Eltern und freie Kitaplätze zusammen.

Abbildung einer freien, unabhängigen und transparenten Infrastruktur zwischen allen Akteuren.

Eltern

Wunsch und Wahlrecht
nach §5 und §24 SGB VIII

online oder persönlich vor Ort
für die Online-Nutzung steht ein informatives Elternportal zur Verfügung
Anmeldungen in verschiedenen Einrichtungen
Egal wann, wo und wie oft

Jugendamt / Kommune

Rechtsanspruch auf Betreuungsplatz
absichern

Überblick über alle Anmeldungen
Überblick über Platzvergaben
Eskalationsmanagement
Bedarfsplanung
automatische Dokumentation
Nutzung eines individuell anpassbaren Verwaltungsportals
Individuelle Dokumentvorlagen

freie Träger

Autonomie / Trägerhoheit
nach §4 SGB VIII

Gleichberechtigt
freie Vergabeentscheidung
Daten außerhalb des eigenen Trägers nur anonymisiert sichtbar
individuelle Datenschutz-Anforderungen
Nutzung des für den Träger individuell erweiterbaren Verwaltungsportals
Individuelle Dokumentvorlagen

Immer alles im Blick

Auswertungen, Statistiken und Prognosen per Knopfdruck

Dashboard

Nutzen Sie das zentrale Cockpit, damit Sie neue Anmeldungen, Betreuungsverträge oder Kinder im Schulvorbereitungsjahr nie wieder verpassen.

Auslastungsgrad

Erkennen Sie sofort die aktuelle und zukünftige Auslastung für unterschiedliche Altersgruppen in den Betreuungseinrichtungen.

Personalschlüssel

Behalten Sie die Entwicklung ihres Personalschlüssels immer im Blick! So erfassen Sie den Personalbedarf und können diesen mit anderen Einrichtungen vergleichen.

Kitabedarfsplanung

Nutzen Sie die vorliegenden Daten, um mit Prognosen der statistischen Institute, den Bedarf an Kita-Plätzen für die kommenden Jahre zu ermitteln.

Landeszuschuss

Lassen Sie sich ganz einfach per Knopfdruck die ausgefüllten Anträge zur Erstattung des Landeszuschusses erstellen.

Landesstatistik

Erzeugen Sie automatisch jährliche Jugendhilfestatistiken des IDEV-Verfahrens oder bundeslandspezifischer Meldungen wie KiBiz.web oder KiBiG.web.

Fremdgemeindekinder

Sehen Sie mit einem Blick welche Fremdgemeindekinder in welchen Einrichtungen betreut werden, um diese mit der Ursprungskommune zu verrechnen.

Überbelegung

Prüfen Sie schnell welche Betreuungseinrichtungen momentan oder in der Zukunft eine Überbelegung beantragt haben oder wie lange diese noch gültig sind.

Export-Funktion

Lange Vorbereitungen auf Meetings entfallen durch den unkomplizierten Export von Diagrammen, Kennzahlen oder Berichten.

Alle Auswertungen und Statistiken können per Mausklick z.B. zu Excel exportiert oder als PDF sowie grafisch dargestellt werden.

Beitragsabrechnung

unkompliziert und korrekt.

Beitragsberechnung

Stadtweite und/oder trägerspezifische Satzungen können hinterlegt werden. Die Beitragstabellen berücksichtigen Betreuungszeiten, Betreuungsformen und optional das Einkommen der Eltern. Absenkungen und Freiplatzverwaltung sind ebenso einbezogen.

Korrektur

Korrekturrechnungen bei rückwirkenden Anpassungen von Verträgen, Gehaltsänderungen oder späterer Einkommensfestellung bei Selbstständigen sind möglich. Kurzfristige und langfristig Korrekturen können sowohl bei einkommensabhängiger Satzung als auch mittels Beitragstabelle vollzogen werden.

Gebührenbescheide

Kommunen und/oder freie Träger können eigene Vorlagen für individuelle Beitrags- und Korrekturbescheide in der Verwaltungssoftware hinterlegen.
Diese werden mit den ermittelten Beitragsdaten automatisch als PDF-Dokument erstellt.

Übergabe an ein Kassensystem

Beiträge können an verschiedene HKR-Systeme und Buchhaltungssysteme übergeben werden. Damit entfällt doppelte Datenpflege.
Die Bescheiderstellung kann dann entweder über KIVAN oder dem HKR-System erfolgen.

Das Elternportal

informieren, beantragen und kommunizieren

Bieten Sie den Eltern Ihrer Kommune eine Online-Informationsplattform zur Beantragung von Kitaplätzen und verbessern Sie Ihr kommunales Image durch eine moderne eGovernment-Lösung!

Mit KIVAN lässt sich das Kita Elternportal ganz einfach an das Corporate Design Ihrer kommunalen Webseite anpassen. Dadurch wirkt Ihr gesamter Internetauftritt professionell und seriös.

Weitere Infos zum Elternportal

Datenqualität

geprüft, datenschutzkonform und sicher

Datenprüfung mit Einwohnermelderegister

Verhinderung von Dubletten

Erkennen von Fremdgemeindekindern

Mehrfachanmeldungen sicher zuordnen

KIVAN kann alle Anfragen zu Kita-Plätzen mit den Daten des jeweiligen Einwohnermelderegisters (EWO-Verfahren) gegenprüfen. Dadurch wird jede Anfrage eindeutig einem bestimmten Kind zugeordnet. Durch diese Prüfungen haben Dubletten keine Chance. Kinder aus anderen Kommunen können korrekt ermittelt und Kosten korrekt zugeordnet werden.

Mehr zu Datenschutz und IT-Sicherheit

Wie steht's um den Datenschutz?

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Daher haben wir eine Vielzahl von Maßnahmen umgesetzt, um ihre Daten vor unbefugter Nutzung zu schützen.

Mehr zu Datenschutz und IT-Sicherheit

Noch Fragen?

Natürlich bleiben bei einem so komplexen Thema wie eKitamanagement Fragen offen:

Was haben uns andere Kommunen gefragt? Dies und mehr finden Sie auf unserer FAQ-Seite.

Ihre ganz persönlichen Fragen können Sie uns gern zusenden. Unsere Kundenberater beantworten diese Fragen gern.

Interesse geweckt?

Haben Sie Fragen zu unserer Kita-Fachanwendung oder möchten die Software näher kennenlernen? Gerne zeigen wir Ihnen kostenfrei und unverbindlich die Funktionen von Eltern- und Verwaltungsportal in einer Online-Präsentation. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Jetzt Kontakt aufnehmen

Fragen? Wir helfen Ihnen gern.