Das Arbeitsmittel der Kommunalverwaltung, Träger und Einrichtungen

Alle Funktionen für die Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen

Screenshots Verwaltungsportal

Das Verwaltungsportal ist das Kernstück von KIVAN. Benutzerfreundlich und mit einem umfangreichen Berechtigungsmanagement, stellt es den Mitarbeitern von Kommunalverwaltung, Trägern und Einrichtungen genau die Funktionen zur Verfügung, die sie für die Vergabe und Verwaltung der Betreuungsplätze entsprechend ihrer Tätigkeit benötigen.

Effiziente Prozessunterstützung im Arbeitsalltag

KIVAN unterstützt die Abstimmung, Datenaufbereitung und Bedarfsermittlung zwischen Kommune, Träger und Einrichtungen auf Basis vordefinierter Prozesse. Somit erleichtert die Kita-Software den Arbeitsalltag und erhöht zudem die Wirtschaftlichkeit bei der Zusammenarbeit.

Durch den modularen Aufbau von KIVAN und einer intelligenten Parametrisierung können vorhandene Kundenprozesse effizient nachgebildet werden, ohne dass Softwareentwickler Anpassungen vornehmen müssen.

Stammdaten und Betreuungsplatzkategorien

Im Verwaltungsportal werden sowohl die Stammdaten der Kommunalverwaltungen, Träger und Einrichtungen als auch die Betreuungsplatzkategorien und deren Betriebsparameter (Betriebserlaubnis, Poolplätze etc.) gepflegt. Im Rahmen der jeweiligen Nutzerberechtigungen können alle Informationen (Bilder, Konzepte, Ansprechpartner, Anschrift, Parameter, Vorlagen etc.) einfach selbst aktualisiert werden. Ein flexibles Berechtigungsmanagement regelt dabei den Zugriff auf diese Informationen.

Vertragsverwaltung – Freie Betreuungsplätze tagaktuell ermittelt

Zentraler Bestandteil des Verwaltungsportals ist die Vertragsverwaltung. Auf Grundlage der Daten aller teilnehmenden Einrichtungen und deren Betriebserlaubnis kann unser System die Anzahl freier Plätze tagaktuell ermitteln und im Elternportal anzeigen. Dabei werden Rücksteller und Integrationsplätze ebenso berücksichtigt wie Poolplätze und Betriebskitaplätze. Übergänge zwischen verschiedenen Betreuungskategorien, zum Beispiel von Krippe zu Kindergarten, bildet unsere Kita-Lösung automatisiert ab.

Der Einstieg ins Verwaltungsportal

Übersicht Verwaltungsportal Features

Hochflexibel

und beliebig erweiterbar

Die Verwaltungssoftware für Kindertagesstätten ist feingliedrig modular aufgebaut. Durch diese Modularität und die intelligente Parametrisierung von Anwendungen, ist das Verwaltungsportal schnell und unkompliziert an den individuellen Bedarf jeder Kommune anpassbar.

Ausgehend vom Basismodul (in der Grundlizenz enthalten), können Sie den Funktionsumfang des Verwaltungsportals entsprechend Ihrer Anforderungen durch weitere, in sich abgeschlossene Module ausbauen. Einfach nachlizenzieren und nutzen!

Mehr zu Anpassungen des Verwaltungsportals erfahren

Ihre Vorteile mit dem Verwaltungsportal

KIVAN ermöglicht eine durchgängig digitale Abbildung der kommunalen Betreuungsplatzvergabe und -verwaltung in Krippe, Tagespflege, Kindergarten und Hort. Das Verwaltungsportal ist unkompliziert an individuelle Prozesse der Kommunen anpassbar. Darüber hinaus sorgt es für wirtschaftlich schlanke Abläufe bei Abstimmung, Datenaufbereitung und Bedarfsermittlung zwischen Kommune, Träger und Einrichtungen. Außerdem unterstützt die Verwaltungssoftware bei der Erstellung komplexer Meldungen an statistische Landesämter.

Dank der Validierung jedes Betreuungswunsches durch eine Gegenprüfung mit dem Einwohnermelderegister (EWO), ist die Rechtsspruchsicherung von Gemeindekindern gewährleistet. Durch diesen Abgleich gibt keinerlei „Fake“-Anmeldungen und es ist immer nur ein Betreuungsvertrag pro Kind im System möglich.

Durch die EWO-Prüfung werden Anträge ortsfremder Kinder exakt ermittelt. Diese Anträge sind individuell anpassbar und können in einem separaten Prozess bearbeitet werden, um die Aufnahme von Außer-Orts-Kindern zu realisieren (Fremdgemeindeantrag).

Mit KIVAN können Sie zeitlich kritische Betreuungsanfragen ermitteln und dadurch rechtzeitig Unterstützung von der Kommune erhalten. Mithilfe von Eskalationsprozessen erkennt die Kita-Software Verzögerungen bei der Bearbeitung von Betreuungsanfragen und ermöglicht somit eine Steuerung durch die Kommune.

Mit unserer Verwaltungssoftware erreichen Sie eine revisionssichere, automatisierte und transparente Dokumentation des gesamten Vergabeverfahrens.

Alle Bearbeitungsvorgänge des Elternportals können auch im Verwaltungsportal in den Einrichtungen in gleicher Qualität und mit identischen Prüfmechanismen vorgenommen werden. Das erleichtert den Arbeitsprozess und spart Zeit.

In unserem Verwaltungsportal bieten wir Ihnen die Möglichkeit individuelle Vertragsvorlagen zu erstellen. Wir ermöglichen Ihnen eine einfache Datenübernahme zu Betreuungsberechtigen und Kindern in Verträgen mit zusätzlicher Validierung der Angaben (EWO-Prüfung / Straßenregister-Abgleich). Mit KIVAN können Sie bei Änderungen, einfacher Folgeverträge erzeugen. Zudem behalten Sie dank einer Vertragshistorie immer den Überblick.

Mit unserer Software für Kita Verwaltung können Sie eigenverantwortlich die Belegung verschiedener Poolplätze pro Betreuungskategorie bestimmen. Zudem ist auch die Abbildung von Betriebskitaplätzen möglich.

Wir ermöglichen Ihnen ein schnelles und einfaches Erstellen aller Auswertungen. Sie können in unserem Portal den Status aller Betreuungsanfragen für alle ausgewählten Einrichtungen abrufen. Identifizieren Sie außerdem auf einen Blick, Kinder mit Betreuungswunsch, aber ohne Vertragsangebot. Umfangreiche Belegungsübersichten werden besser einsehbar und die Erstellung individueller Listen, wie zu Geburtstagen, notwendigen Voruntersuchungen etc. wird kinderleicht.

Mit individuellen Vertragsvorlagen wird Ihr Arbeitsalltag deutlich leichter. Unser Repertoire umfasst Vorlagen für Verträge, Serienbriefe und E-Mails sowie fertige Textbausteine. Die Vertragsvorlagen sind dabei individuell an Design und Sprachgebrauch der Träger und Einrichtungen anpassbar.

Für eine realistische Bedarfsplanung zeigt Ihnen unsere Verwaltungs-Software tagesaktuelle Statistiken zu Kapazitäten der Betreuungseinrichtungen und Betreuungsanfragen. Auf Basis umfangreicher (auch anonymisierter) Auswertungsmöglichkeiten wird eine realistische Planung unterstützt.

In KIVAN werden die SOLL-Kapazitäten nach Betreuungsschlüssel automatisch ermittelt. Auch die Erstellung und Pflege von Dienstplänen wird Ihnen erleichtert. Mit einem SOLL-IST-Abgleich können mögliche Steuerungsmaßnahmen besser erkannt werden.

Mit unserer Verwaltungssoftware schaffen Sie Transparenz und sorgen für einen übersichtlicheren Prozessverlauf.

So lassen sich Anfragen aus dem Elternportal ganz einfach verifizieren und direkt an die gewünschten Betreuungseinrichtungen weiterleiten. Neue Anfragen werden durch Popup-Infos und/oder E-Mails schnell erkannt und in den weiteren Prozess aufgenommen. Individuelle Wiedervorlagen beschleunigen die Vorgänge.

Das integrierte Eskalationsmanagement schafft Sicherheit, da es rechtzeitig auf Schwächen aufmerksam macht. Mithilfe der integrierten Bewertungskriterien lassen sich Betreuungsanfragen leichter auswählen. Verschaffen Sie sich Klarheit über reelle Belegung/Kapazität durch die Verhinderung von „Fake“- oder Mehrfach-Anmeldungen.

Das könnte Sie auch interessieren

Icon Elternportal

Elternportal

Icon Vertragsmodelle

Vertragsmodelle

Icon Datenschutz

Datenschutz

Interesse geweckt?

Der einfachste Weg mehr über unsere Kindergarten-Verwaltungssoftware zu erfahren, ist natürlich KIVAN einmal selbst auszuprobieren. Kostenfrei und unverbindlich können Sie die Funktionen von Elternportal und Verwaltungsportal unserer Kita-Fachanwendung KIVAN testen. Fordern Sie dafür einfach die nötigen Zugangsdaten an.

Jetzt kostenlos Testen

Fragen? Wir helfen Ihnen gern.